5 Hauptfehler im Zeitmanagement, die uns daran hindern, alles zu tun

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Wir erstellen eine Aufgabenliste und versuchen den Zeitplan auf jeden Fall einzuhalten. Aber egal wie sehr wir uns bemühen, neue und dringende Aufgaben werden immer noch erscheinen. Die Liste wird immer länger und wir können das Gefühl nicht loswerden, dass uns die Zeit förmlich aus den Händen rutscht. Lassen Sie uns also herausfinden, welche Fehler wir am häufigsten machen und wie wir unsere Zeit richtig einteilen.

1. Wir priorisieren nicht

Natürlich ist eine To-Do-Liste ein effektiver Weg, um Ihre Gedanken darüber zu ordnen, was getan werden muss. Aber wenn Sie keine Prioritäten setzen, kann das Wichtigste einfach aus den Augen fallen. Sie müssen die Richtung und den Zweck Ihrer Aktivität verstehen und dürfen nicht von einer Aufgabe zur anderen springen. Eine unangemessene Priorisierung kann viel über die aktuelle Arbeitsumgebung aussagen.

Viele Menschen, die in einem Team arbeiten, fühlen sich unwohl, wenn ihre Chefs oder Kollegen sie um etwas bitten: Sie verschieben ihre aktuellen Aufgaben, priorisieren nicht und halten dann ihren Zeitplan nicht ein. Wenn Sie also Ihren Tag, Ihre Woche oder Ihren Monat planen, fragen Sie sich, was für Sie in dieser Zeit die wichtigste Aufgabe ist.

Es kommt oft vor, dass die Arbeit an einer wichtigen Aufgabe alle Gedanken in Anspruch nimmt und allmählich in Aufschub mündet. Weil es normalerweise ernsthafte geistige Anstrengung und volle Konzentration erfordert. Es ist viel verlockender, den ganzen Tag kleine Fünf-Minuten-Aufgaben zu erledigen, als eine große Aufgabe, die nicht einfach ist, obwohl sie am Ende viel zurückbringt.

2. Wir überschätzen unsere Stärke

Ihre Fähigkeiten zu überschätzen ist eine bekannte Sünde im Zeitmanagement. Wenn Sie denken, dass eine Aufgabe höchstens ein paar Minuten dauert, aber mindestens eine halbe Stunde in Anspruch nimmt. Um diese Situation zu vermeiden, schreiben Sie vor Arbeitsbeginn irgendwo auf, wie viel Zeit Sie dafür aufwenden werden.

Wenn die Aufgabe 25-30 Minuten dauert, stellen Sie sicher, dass Sie sie in den Zeitplan aufnehmen.

Noch ein Tipp: Überlegen Sie zweimal, wie lange die Aufgabe tatsächlich dauern könnte.

Wenn Sie sicher sind, dass die Arbeit 30 Minuten lang ist, sollten Sie aus Sicherheitsgründen eine Stunde in Ihrem Zeitplan einplanen. Andernfalls könnten Sie zu einem dieser unglücklichen Workaholics werden, die die ganze Nacht arbeiten.

Nehmen Sie sich zu Beginn Ihres Tages 10 Minuten Zeit, um Ihren Zeitplan zu überprüfen. Fakt: Mit 10 Minuten Planung am Morgen sparen Sie eine Stunde im Arbeitstag. Aber laden Sie nicht Ihren gesamten Zeitplan hoch, denken Sie daran, etwas Freizeit für neue und / oder unerwartete Aufgaben zu lassen.

3. Abgelenkt

Abgelenkte Aufmerksamkeit ist die Hauptursache für Prokrastination. Und vor allem lenken uns soziale Netzwerke und E-Mails von der Arbeit ab. Um dies zu vermeiden, empfehlen wir, die Benachrichtigungen im Posteingang zu deaktivieren, wenn Sie versuchen, sich auf die Nuancen einer Aufgabe zu konzentrieren, oder ein Intervall für Benachrichtigungen festzulegen, beispielsweise alle drei Stunden. Dies hilft Ihnen, sich nicht alle zwei Minuten von Buchstaben ablenken zu lassen.

Eine andere gute Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, spezielle Zeit in Ihrem Zeitplan einzuplanen, die Sie für die Arbeit mit Ihren Posteingängen verwenden. Die ständige Überprüfung Ihrer Post bedeutet, wenig darauf zu achten: Sie scannen den Brief schnell und senden ebenso schnell eine Antwort, oft ungenau und mit Tippfehlern. Sich zu entschuldigen und erneut zu erklären, was Sie wirklich meinen, ist Zeitverschwendung, die hätte vermieden werden können.

Unordnung kann auch sehr ablenkend sein. Verstreute Ordner mit Papieren auf dem Schreibtisch, Chaos im Büromaterial, Notizen, die in diesem Chaos nicht zu finden sind … Machen Sie es sich zur Regel, Ihren Schreibtisch jedes Mal am Ende der Woche zu reinigen und Papiere, die nicht nützlich sind, rücksichtslos wegzuwerfen Sie und werden wahrscheinlich nicht benötigt.

4. Wir halten es für unnötig, die aufgewendete Zeit zu zählen

Es gibt zwei Möglichkeiten, Zeit zu gewinnen: Ignorieren Sie neue Aufgaben oder rationalisieren Sie deren Verwendung. Aber bis Sie anfangen zu verfolgen, wie viel Zeit Sie für eine bestimmte Aktivität aufwenden, werden Sie nicht wissen, welche Methode für Sie die richtige ist.

Versuchen Sie ein oder zwei Wochen lang, die Zeit, die Sie mit Arbeitsaufträgen verbringen, im Auge zu behalten. Dies wird Ihnen helfen, zu sehen und zu analysieren, wie Sie Ihre Zeit verbringen, und in Zukunft - Ihre eigenen Fehler zu vermeiden.

Werden Sie ständig durch Telefonate unterbrochen oder klopfen Sie an Ihre Tür? Verbringen Sie zu viel Zeit im Internet oder checken Sie zu oft Ihre Post? Sehen Sie, wie lange Sie brauchen, um diese unproduktiven Aufgaben zu erledigen, und entwickeln Sie eine Strategie, um sie zu ignorieren oder die Anzahl zu reduzieren.

5. Wir glauben an Multitasking

Zeitmanagement-Experten sagen mit einer Stimme: Multitasking gibt es nicht. Was gemeinhin als "Multitasking" bezeichnet wird, ist eigentlich das Werfen von einer Aufgabe zur anderen, und daran ist nichts Gutes.

Für das beste Ergebnis müssen Sie sich auf eine Aufgabe konzentrieren, einen Timer einstellen und nur zur angegebenen Zeit daran arbeiten.

Wiederholen Sie sich selbst wie ein Mantra: "Jetzt werde ich diese Aufgabe erledigen" - und Sie werden nicht von einer Aufgabe zur anderen springen.