Das in jahrelanger Praxis bewährte GTD-System

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Unser Leser Oleg Bondarenko teilt sein bewährtes GTD-System zur Organisation von Angelegenheiten und allem Leben. Es ist kein Geheimnis, dass wir fast alles über GTD und ähnliche Mechaniken wissen, diese aber selten lange anwenden können. Wir sind sicher, dass die Erfolgsgeschichte in diesem Bereich Sie interessieren wird.

Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung einer persönlichen GTD-Implementierung in einer seit Jahren bewährten Form. Vielleicht hilft es jemandem.

Ankommende Aufgaben, Ideen, Gedanken teile ich wie folgt auf:

Was sofort auf einen anderen Darsteller geschoben werden kann, schiebe ich sofort. Ich füge eine Erinnerungsaufgabe "Ausführung prüfen" hinzu.
Was kann jetzt in 5-15 Minuten erledigt werden. Ich setze mich hin und mache es.
Was mehr Zeit in Anspruch nimmt oder im Moment nicht erledigt werden kann. Dazu gehören auch Erinnerungsaufgaben vom Typ "Status von Projekt XXX prüfen". Sofort fahre ich es in die Aufgabenliste auf meinem Handy oder Google Tasks - alles ist synchronisiert.
Was ist interessant und kann vielversprechend sein. Ich lege es in ein paar Evernote. Ich überprüfe es ungefähr einmal pro Woche, sortiere es nach Notizbüchern. Etwas wird zu Aufgaben.

Weitere Details zum 3. Punkt.

Um eine Aufgabenliste erfolgreich zu führen, ist eine strikte Formalisierung erforderlich, um die Kosten für die Verwaltung und Beschaffung von Daten zu minimieren. Dies wird auf folgende Weise erreicht.

Jede Aufgabe hat einen strukturierten Namen wie: Projekt | Objekt | Handlung

Projekt - Dies ist eine große Gruppierung von Aufgaben, ein abgekürzter Code wie HAUS, BÜRO, KUNDE1, … Für jedes Projekt sollte es durchschnittlich 1-10 Aufgaben geben. Wenn es durchweg mehr Aufgaben für das Projekt gibt, weise ich einen Teil einem weiteren Projekt zu. Somit ist die Gruppierung von Aufgaben immer einstufig. Wie die Praxis gezeigt hat, ist eine visuellere Gruppierung von Aufgaben in Form eines mehrstufigen Baumes eigentlich unnötig zeitaufwendig und mindert die Motivation für eine effektive Nutzung des Systems.

Die Suche nach Aufgaben innerhalb eines Projekts erfolgt mit grundlegenden Funktionen: Suchen oder Sortieren ist meine Lieblingsmethode.

Ein Objekt - Dies ist ein Objekt oder eine Person, für die Sie eine Aktion ausführen müssen. Hier ist alles einfach.

Handlung - eine elementare Aktion, die über das Objekt ausgeführt werden muss.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Jede Aufgabe enthält Geburtstermin … Wenn Sie sich bezüglich des Fälligkeitsdatums der Aufgabe nicht sicher sind, legen Sie das aktuelle fest. Wenn Sie das aktuelle Datum einstellen und nichts anderes tun, steht die Aufgabe morgen auf der Liste der überfälligen und Sie müssen eine Entscheidung darüber treffen. Entfernen Sie beispielsweise Notizen aus dem Leben.

Manchmal erscheint für ein bestimmtes Projekt eine Liste von Aufgaben, deren Zeitpunkt und Reihenfolge der Ausführung derzeit nicht klar ist. In diesem Fall suche ich eine allgemeine Aufgabe der Form: Projektaufgaben. In den Kommentaren liste ich die Aufgabenliste auf. Mit der Zeit wird die Situation klarer, etwas wird gelöscht, etwas wird erfüllt, etwas wächst zu einer eigenen Aufgabe. In jedem Fall bestimme ich auch aus einem solchen Gruppeneintrag das Datum - wann es notwendig ist, darauf Bezug zu nehmen und eine Prüfung durchzuführen.

Und das Letzte. In meiner Praxis ca. 50% der Aufgaben werden nicht ausgeführt (oder kann nicht ausgeführt werden) am ausgewählten Datum. Vieles hängt nicht von mir ab. Aufgaben vom Typ "Projektstatusprüfung" sind in der Regel langwierig und erfordern regelmäßige Aufmerksamkeit. Es wird etwas spezifiziert und ergänzt. Solche Aufgaben werden ständig auf spätere Termine verschoben. Das ist normal (übrigens ein riesiges Plus an elektronischen Organizern). Die manuelle Arbeit des Verschiebens von Fristen ist auch insofern nützlich, als sie manchmal zu wichtigen Gedanken führt.