So erstellen Sie in 10 Schritten ein Arbeitsdiagramm für Projekte in Excel

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Mit den üblichen Werkzeugen des beliebtesten Tabellenkalkulationseditors von MS Excel können Sie ein visuelles Diagramm der Arbeit an Projekten erstellen, das Ihnen hilft, den Fortschritt jeder Aufgabe zu verfolgen und zu verfolgen, wie viel noch zu erledigen ist.

Wenn Sie Projekte managen, ist es wichtig, immer zu wissen, wie viele Aufgaben Sie haben und wann diese erledigt werden müssen. Und wenn Sie ein visuelles Diagramm erstellen, ist es einfacher, dem an der Arbeit beteiligten Team sowie anderen Beteiligten die wichtigsten Punkte im Leben von Projekten zu erklären.

Zur Verwaltung von Projekten werden oft spezielle Programme verwendet, aber Sie können auch im vertrauten MS Excel einen übersichtlichen und zugänglichen Zeitplan erstellen.

Das Projektarbeitsdiagramm zeigt, wie Ereignisse und Aufgaben über die Zeit zueinander in Beziehung stehen. Ein gut gestaltetes Diagramm spiegelt wichtige Informationen über die Ausführung einer bestimmten Aufgabe und die Entwicklung des gesamten Projekts wider und hilft, das Gesamtbild zu sehen.

Um ein solches Diagramm in MS Excel (Versionen 2007 und höher) zu erstellen, müssen Sie nur 10 Schritte ausführen.

Was ist was in diesem Diagramm? Wichtige Details sind mit farbigen Linien und Planken dargestellt:

• Linie des aktuellen Tages - eine rote vertikale Linie, die anzeigt, wo Sie sich heute befinden;
• Aufgabenfristen - graue horizontale Balken, die anzeigen, wie lange es dauert, jede Aufgabe abzuschließen;
• Bereitschaft der Aufgaben - grüne horizontale Linien, die anzeigen, in welchem Stadium die Aufgabe abgeschlossen ist und wie viel noch zu erledigen ist.

In verschiedenen Versionen von MS Excel können sich die Aktionen leicht unterscheiden, aber auf die eine oder andere Weise ist der Prozess universell und jeder Benutzer kann mit der Planung zurechtkommen.

Sie können sich eine ausführliche Videoanleitung (auf Englisch) ansehen, die eine halbe Stunde Ihrer Zeit in Anspruch nimmt.

Schritt 1. Denken Sie zu Beginn über das Ergebnis nach

Um die Aufgabe problemlos zu bewältigen, drucken oder zeichnen Sie den Terminplan so auf ein Blatt Papier, wie er am Ende aussehen soll. Halten Sie das Blatt Papier vor sich, um jeden Schritt mit einem Muster zu vergleichen. Das Diagramm muss nicht sorgfältig gezeichnet werden, legen Sie einfach die Form des Diagramms fest und halten Sie es griffbereit, es wird eine gute Erinnerung sein.

Schritt 2. Erstellen Sie eine Tabelle mit Daten

Um ein Diagramm zu erstellen, müssen Sie zunächst eine Tabelle erstellen. Im Beispiel ist das Projekt in vier Phasen mit jeweils Aufgaben unterteilt.

Bilden Sie eine Tabelle unter der Grafik. Die 30. Zeile enthält die Spaltenüberschriften.

Lassen Sie uns herausfinden, was die Daten in der Tabelle bedeuten:

• Phase: „Phase 1“, „Phase 2“, „Phase 3“, „Phase 4“oder „Heute“. Zeigt an, welcher Projektphase das Ereignis entspricht.
• Art der: "Phase", "Aufgabe", "Heute". Zeigt die Art des Ereignisses, Abgrenzung von Aufgaben und Phasen der Projektdurchführung.
• Startdatum: Startdatum der Veranstaltung.
• Vorfall: zeigt den Namen des Ereignisses im Diagramm an.
• Zeitliche Koordinierung: zeigt an, wie viele Tage es dauert, die Aufgabe abzuschließen.
• Prozentsatz Bereitschaft: zeigt den Fertigstellungsgrad für jede Aufgabe und Phase an, 0 % - die Aufgabe wurde noch nicht gestartet, 100 % - abgeschlossen. Dieses Kennzeichen für die Kategorie "Phase" bezieht sich nicht auf die Erledigung von Aufgaben und wird als Schätzung gesetzt. Um zu entscheiden, zu welchem Prozentsatz eine Phase abgeschlossen ist, müssen Sie Ihre eigenen Regeln anwenden.
• Fertig in Tagen: der Zeitraum, für den der Ereignisbereitschaftsindikator erreicht wurde, in Prozent. Für eine Aufgabe, die 10 Tage dauert und zu 50 % abgeschlossen ist, beträgt diese Zahl fünf Tage (10 Tage × 50 %).
• Höhe: Der Höhenwert ist für die Dekoration wichtig, da er bestimmt, wie hoch oder niedrig das Ereignis in der Zeitplankarte widergespiegelt wird. Sie können beliebige Werte angeben, es ist jedoch besser, kleine Zahlen nahe Null zu verwenden. Das Beispiel verwendet einen Bereich von +25 bis -25. Wenn die Höhe positiv ist, wird das Ereignis im Diagramm über der horizontalen Achse widergespiegelt, wenn sie negativ ist - unter der Achse.

Schritt 3. Erstellen Sie ein Diagramm mit X- und Y-Achsen, fügen Sie die ersten Daten aus der Spalte "Timeline" hinzu

Es ist an der Zeit, ein Diagramm zu erstellen, um die Ereignisdaten aus der im vorherigen Schritt erstellten Tabelle zu visualisieren. Verwenden Sie ein Streudiagramm mit X- und Y-Achsen, da Sie die Basiskoordinaten auf beiden Achsen frei positionieren können.

Folge den Anweisungen:

• Wählen Sie im Hauptmenü den Reiter "Einfügen".
• Wählen Sie dann „Charts“→ „Scatter“→ „Scatter mit Markern“, vor Ihnen erscheint ein leeres Chart.
• Haken Sie die Ränder des Diagramms ein und ändern Sie die Größe und Größe des Diagramms so, dass das Diagrammfeld den Bereich von Zelle B4 bis Zelle K26 abdeckt (halten Sie die Alt-Taste gedrückt, um den Diagrammbereich genau an den Zellrändern auszurichten).
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Diagramm und wählen Sie den Menüpunkt "Daten auswählen".

Fügen Sie dem Bereich eine Reihe von Daten hinzu, indem Sie im sich öffnenden Dialogfeld auf die Schaltfläche "Hinzufügen" klicken.

1. Um den Namen "Serienname" zu ändern, geben Sie in das entsprechende Feld den Wert der Zelle E30 "Datum" ein.
2. Wählen Sie für den X-Achsen-Wert das entsprechende Feld aus, und wählen Sie die Zellen C33: C46 Startdatum aus.
3. Wählen Sie für den Y-Achsen-Wert das entsprechende Feld aus und wählen Sie die Zellen H33: H46 Höhe aus.
4. Klicken Sie auf OK, um das Fenster zum Hinzufügen von Daten zu schließen.
5. Klicken Sie auf OK, um das Datenauswahlfenster zu schließen.

Diese Schritte geben uns ein einfaches Streudiagramm mit automatischer Formatierung.

Lassen Sie uns die Ereignismarker grün machen:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen ausgewählten Datenmarker, wählen Sie "Datenreihenformat ändern".
• Wählen Sie in der sich links öffnenden Liste den Reiter „Markerparameter“und dann den eingebauten Markertyp „Kristall“. Erhöhen Sie die Größe auf 10 pt.
• Wählen Sie auf der Registerkarte Markierungsfüllung eine einfarbige Füllung aus. Ändern Sie die Füllfarbe in Grün.

Wir haben jetzt ein Streudiagramm, das die Zeitachse darstellt. Bisher zeigen grüne Markierungen nur den Beginn von Aufgaben an.

Ändern Sie den Namen des Diagramms: Doppelklicken Sie auf das Textfeld mit dem Namen und geben Sie Ihren Namen ein.

Wir kehren zu den Timing-Optionen in Schritt 5 zurück, fügen horizontale Balken entlang der X-Achse hinzu, aber fahren Sie vorerst mit der Formatierung des Diagramms fort.

Schritt 4. Ordnen Sie das Erscheinungsbild des Diagramms und fügen Sie die Namen der Ereignisse hinzu

Wir entfernen, was wir im Diagramm nicht brauchen.

Y-Achse … Blenden Sie die vertikale Achse aus, da sie keine Informationslast trägt. Wählen Sie ein Diagramm aus, wählen Sie im Hauptmenü auf der Registerkarte "Arbeiten mit Diagrammen" "Layout". Wählen Sie dann Achsen → Vertikale Hauptachse → Nicht anzeigen.

Horizontale Hilfslinien … Sie sind auch nutzlos. Wählen Sie das Diagramm aus, gehen Sie im Hauptmenü zur Registerkarte Layout und wählen Sie dann Raster → Horizontale Rasterlinien entlang der Hauptachse → Nicht anzeigen.

Diagrammlegende … Wir werden es dann durch ein schöneres ersetzen, aber vorerst deaktivieren: "Layout" → "Legende" → "Nein".

Schließlich zeigen wir die Datenbeschriftungen für jeden Marker an. Wählen Sie im Hauptmenü auf der Registerkarte „Layout“„Datensignaturen“→ „Links“.

So ändern Sie Daten in der Token-Signatur

Die Eingabe von Daten zu jedem Ereignis im Diagramm ist langwierig und schwierig, da Sie jeden Marker separat auswählen und umbenennen müssen.

Dieser Prozess kann jedoch viermal beschleunigt werden:

• Klicken Sie auf die Beschriftung des ersten Markers (obere linke Ecke des Diagramms), um alle Werte auf einmal auszuwählen. Klicken Sie nicht auf die grüne Markierung, dadurch werden andere Objekte ausgewählt!
• Klicken Sie erneut auf die Beschriftung des Markers, um den Einzelnamen zu bearbeiten.
• Geben Sie im Formeleingabefeld das Symbol = ein.
• Klicken Sie auf Zelle D33, sie enthält das Ereignis "Phase 1", drücken Sie die Eingabetaste.
• Wiederholen Sie die ersten vier Schritte für die verbleibenden Etiketten für jeden Marker.

So pinnen Sie Bereiche an

Es ist hilfreich, die Regionen auf Zeile 28 anzuheften, damit Sie das Diagramm während der Arbeit am Dokument immer sehen können. Die ersten 27 Zeilen bleiben vor Ihren Augen, auch wenn Sie durch die restlichen Zeilen scrollen.

So frieren Sie Bereiche ein:

• Wählen Sie Zelle A28 aus.
• Wählen Sie im Hauptmenü die Registerkarte "Ansicht".
• Wählen Sie Fenster → Bereiche einfrieren.
• Wählen Sie "Bereiche einfrieren" aus dem Dropdown-Menü.

Über der 28. Zeile erscheint eine schwarze horizontale Linie. Alles darüber ist jetzt angedockt und nur die unteren Zeilen bewegen sich beim Scrollen.

Schritt 5. Fügen Sie Fehlerbalken hinzu, um Zeitleisten anzuzeigen, um das Diagramm in einen visuellen Zeitplan zu verwandeln

Die horizontalen Fehlerbalken im Diagramm zeigen an, wie lange es dauert, jede Aufgabe abzuschließen. Um sie zu tun:

• Markieren Sie das Diagramm.
• Wählen Sie im Hauptmenü Diagrammtools die Registerkarte Layout.
• Wählen Sie in der Dropdown-Liste in der oberen linken Ecke (Plotbereich) die Datenreihe "Timeline" aus.
• Wählen Sie auf der Registerkarte Layout die Option Fehlerbalken → Erweiterte Einstellungen für Fehlerbalken aus. Ein Dialogfeld wird geöffnet.
• Wählen Sie in der Dropdown-Liste in der oberen linken Ecke die Fehlerbalken der X-Achse aus, um das Diagramm zu formatieren.
• Aktivieren Sie im Dialogfeld zum Ändern der horizontalen Balken das Kontrollkästchen für den Plus-Pin. Endstil → Kein Punkt.
• Wählen Sie in der Liste "Fehlerwert" den Punkt "Benutzerdefiniert" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Wert angeben". Geben Sie im sich öffnenden Fenster „Fehlerleiste konfigurieren“den „Positiven Fehlerwert“an, setzen Sie dazu den Cursor in das entsprechende Feld und wählen Sie den Zellbereich von E33 bis E74 aus. OK klicken.

Jetzt erstrecken sich graue Linien von den grünen Markierungen nach rechts, sie zeigen an, wie viel Zeit Sie für diese oder jene Aufgabe aufwenden müssen. Sie müssen aus Gründen der Übersichtlichkeit formatiert werden:

• Wechseln Sie im Fenster Fehlerbalken formatieren zur Registerkarte Linienfarbe. Wählen Sie Durchgezogene Linie. Machen Sie die Füllung grau.
• Erhöhen Sie auf der Registerkarte Linientyp die Linienstärke auf 4 pt.

Um besser im Diagramm zu navigieren, ziehen Sie dünne vertikale Linien von den Markierungen nach unten. Wählen Sie dazu in der Dropdown-Liste in der oberen linken Ecke "Fehlerbalken entlang der Y-Achse". Das Dialogfeld zeigt vertikale Fehlerbalken an. Wählen Sie die Minusrichtung, Endstil → Kein Punkt, Fehlerbetrag → Relativer Wert, geben Sie in dieses Feld 100% ein. Wählen Sie die Farbe und Stärke der Linien selbst aus.

Schritt 6. Fügen Sie dem Diagramm den Bereitschaftswert hinzu

Es ist an der Zeit, dem Diagramm eine Reihe von Daten hinzuzufügen, die den Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgabe anzeigen.

Wenn eine Aufgabe 10 Tage dauert und zu 50 % abgeschlossen ist, ist die Leiste für die Fertigstellung halb voll. Dies ist eine Maßnahme zur Nachverfolgung der Arbeit und schließt Wochenenden und Feiertage nicht ein. Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen, um dem Diagramm neue Informationen hinzuzufügen.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Diagrammbereich und wählen Sie im Kontextmenü "Daten auswählen".
• Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen". Definieren Sie im angezeigten Fenster den "Zeilennamen", indem Sie die Zelle G30 auswählen. Der Datenbereich für die X- und Y-Achse ist der gleiche wie in Schritt # 3.
• Auf dem Diagramm erscheinen rote Markierungen, die grünen verdecken.

Schritt 7. Formatieren der neuen Datenmetriken

Damit das Diagramm im gleichen Stil wiedergegeben wird und sich die Daten nicht überlappen, formatieren wir die Markierungen:

• Wählen Sie in der Dropdown-Liste in der oberen linken Ecke „Ready Row“. Unmittelbar unterhalb der Dropdown-Liste befindet sich eine Schaltfläche "Format des ausgewählten Fragments". Klicken Sie darauf, ein Dialogfeld wird geöffnet.
• Ändern Sie die Markerparameter. Wählen Sie den Formtyp "Kristall" aus, stellen Sie die Größe auf 10 pt ein und wählen Sie eine durchgehend grüne Füllung für den Marker. Schließen Sie den Dialog.
• Ohne die Markierungsauswahl zu entfernen, klicken Sie im Hauptmenü auf der Registerkarte "Layout" auf die Schaltfläche "Datenetiketten" und wählen Sie im angezeigten Menü den Punkt "Nicht anzeigen".

Schritt 8. Fügen Sie Fehlerbalken hinzu, um den Prozentsatz der Fertigstellung von Aufgaben zu verfolgen

Jetzt müssen Sie neue Planken hinzufügen, damit Sie auf einen Blick sehen können, in welchem Stadium sich die Aufgaben befinden.

• Wählen Sie erneut Zeilenbereit aus der Dropdown-Liste auf der linken Seite. Drücken Sie im Hauptmenü die Schaltfläche "Fehlerbalken". Wählen Sie "Erweiterte Optionen" aus dem Dropdown-Menü. Ein Dialogfeld wird geöffnet. Stellen Sie die vertikalen Lamellen auf einen festen Wert ein, indem Sie im entsprechenden Feld Null eingeben.
• Wechseln Sie zu den Parametern der Dielen parallel zur X-Achse Stellen Sie die Richtung auf "Plus". Endstil → Kein Punkt, Fehlerbetrag → Benutzerdefiniert. Geben Sie im Dialogfeld Positiver Fehlerwert den Zellbereich G33-G47 an.
• Ändern Sie die Farbe der Linien in Grün, indem Sie eine durchgehende Füllung auswählen. Stellen Sie die Linienbreite auf 7 pt ein.

Die horizontalen grünen Linien zeigen an, ob die Aufgaben teilweise oder vollständig erledigt wurden.

Schritt 9. Fügen Sie eine vertikale Linie hinzu, die den aktuellen Tag darstellt

Die rote Linie zeigt den aktuellen Tag und macht deutlich, wie das Projekt insgesamt in die Deadline passt.

• Rufen Sie mit der rechten Taste das Kontextmenü für das Diagramm auf. Wählen Sie "Daten auswählen".
• Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen", geben Sie im Feld "Serienname" das Wort "Heute" ein. Geben Sie den Zellbereich C31-C32 für den X-Achsen-Wert und H31-H32 für den Y-Achsen-Wert ein.

Auf dem Chart sind zwei neue Marker erschienen. Beschriften Sie sie: Wählen Sie die Datenbeschriftungen aus und schreiben Sie das Wort "Heute" in die Bearbeitungsleiste. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Signatur und wählen Sie im Kontextmenü den Punkt "Datenformat". Setzen Sie die Position der Beschriftung "Oben".

• Gehen Sie zum Hauptmenü auf den Reiter "Layout".
• Wählen Sie in der Dropdown-Liste in der oberen linken Ecke "Heute Zeile" aus.
• Fügen Sie Fehlerbalken mit zusätzlichen Parametern hinzu, indem Sie den Anweisungen im fünften Schritt folgen. Sie benötigen eine Planke entlang der vertikalen Achse mit der Minus-Richtung, dem endgültigen Stil von Kein Punkt, mit einem relativen Wert von 100%.

Sie haben jetzt eine vertikale Linie, die den aktuellen Tag darstellt. Ändern Sie die Farbe der Linie in Rot, erhöhen Sie die Größe auf 3 pt.

Im Beispiel ist das aktuelle Datum fest eingestellt, so dass es sich nicht ändert. Für Projekte, die aktiv entwickelt werden, wird jedoch eine andere Art der Datenerfassung empfohlen. Geben Sie dazu das Datum in Zelle B2 ein, indem Sie die Formel = TODAY() eingeben und im Datenauswahldialog den Wert der X-Achsenzelle B2 anstelle des zuvor angegebenen Bereichs angeben.

Schritt 10. Textblöcke hinzufügen

Jetzt fehlt dem Diagramm nur noch die Legende für die Legende, damit es vom ganzen Team verstanden werden kann.

• Wählen Sie das Diagramm aus, gehen Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte "Einfügen". Wählen Sie "Beschriftung".
• Positionieren Sie den Beschriftungsbereich in der oberen rechten Ecke des Diagramms. Markieren Sie mit der rechten Maustaste den Rahmen des Textfeldes, wählen Sie im Kontextmenü den Punkt "Form formatieren". Wählen Sie im sich öffnenden Fenster den Fülltyp "Solid", die Farbe ist grau. Formatieren Sie das Etikett. Sie können beliebig viele Blöcke einfügen.

Jetzt können Sie ein Diagramm in 20-30 Minuten nur mit Ihrem bevorzugten Editor MS Excel erstellen.