Wie man aus der „Routine“herauskommt und endlich strategische Aufgaben anpackt

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

"Wer, wenn nicht ich?" - ein typischer Gedanke, der Sie in eine Routine zieht. Die richtige Vorbereitung hilft Ihnen, Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu finden.

Organisatorisches Zeitgeschehenmanagement oder Betriebsführung ist ein notwendiger Bestandteil der Projektarbeit. Dazu gehört beispielsweise der tägliche Umgang mit Untergebenen oder die sofortige Reaktion auf alle eingehenden Aufgaben. Dies bringt jedoch nur dann wirkliche Vorteile, wenn die Arbeit auf der Grundlage einer durchdachten und genehmigten Strategie aufgebaut wird, die der Eigentümer des Unternehmens leisten sollte. Ansonsten ist es ein endloser, chaotischer Prozess, der alle Ressourcen verbraucht.

In jedem Lehrbuch über Managementaktivitäten steht, wie man die Arbeit richtig organisiert: das System der operativen Führung des Unternehmens entwerfen, implementieren und dann an das Top-Management delegieren. In der Praxis stellt sich jedoch alles als viel komplizierter heraus. Vor der Einführung eines neuen Managementsystems gilt es, die notwendigen Voraussetzungen zu schaffen.

Zugpersonal

Um aus der „Routine“herauszukommen, müssen Aufgaben delegiert werden. Und um nicht ständig von der Kontrolle abgelenkt zu werden.

Damit das Unternehmen floriert und der Eigentümer strategische Aufgaben übernehmen kann, braucht das Team proaktive Führungskräfte und gewissenhafte Leistungsträger.

Mitarbeitertypologiesysteme gibt es viele, aber alle laufen so oder so darauf hinaus, dass motivierte und interessierte Menschen im Unternehmen arbeiten sollen. Daher ist es in dieser Phase sehr wichtig, eine qualitativ hochwertige Personalbewertung durchzuführen. Die besten Wege, dieses Problem zu lösen, sind Wege, bei denen das Hauptkriterium Leistung und nicht Kompetenz ist. Sie können zum Beispiel die "360-Grad"-Methode verwenden - dies ist eine Einschätzung eines Mitarbeiters durch seine Kollegen, Untergebenen, Management, Kunden und sich selbst.

Was tun mit denen, die sich als ineffektive Mitarbeiter erwiesen haben? Zunächst werden wir versuchen, sie zu "reparieren", dh sie zu motivieren. Hier gilt es diejenigen zu identifizieren, die sich von Leistungen inspirieren lassen: Sie werden mehr Spaß haben, wenn ihnen ein Preis versprochen wird. Aber diejenigen, die durch Bestrafung motiviert sind und diejenigen, die überhaupt nicht auf Stimulation reagieren (das ist noch schlimmer), müssen loswerden. Es ist wichtig, diesen Prozess Schritt für Schritt zu gestalten und für das Team nicht offensichtlich zu machen. Andernfalls haben Sie alle Chancen, das Unternehmen zu ruinieren.

Im Übrigen müssen Sie klar vermitteln, was Sie von ihnen erwarten bzw. wofür Sie Ihr Gehalt ausgeben. Ein Mitarbeiter muss verstehen, dass sein Handeln dem Unternehmen einen solchen Gewinn bringt, weshalb er ein solches Gehalt und eine solche Prämie erhält. Mit anderen Worten, implementieren Sie ein transparentes System der materiellen Motivation basierend auf Leistungsindikatoren - KPI (Key Performance Indicator).

Mit Finanzen umgehen

Also wurde das Team aussortiert. Kommen wir zum brennendsten Thema für jeden Geschäftsmann - der Unternehmensfinanzierung.

Manchmal, besonders während des schnellen Wachstums, vergessen der Eigentümer und das Top-Management das Wichtigste - die Wirtschaftlichkeit des Projekts. Damit Sie klar verstehen, wie Geld kommt und geht, müssen Sie eine Reihe von Verfahren durchführen.

• Berechnen Sie die Einheitsökonomie des Projekts - die Rentabilität oder den Verlust einer Waren- oder Dienstleistungseinheit pro Kunde. Auf diese Weise können Sie verstehen, welche Produkte gestärkt und welche ganz aufgegeben werden sollten, damit das Geschäft insgesamt profitabel bleibt.
• Identifizieren und fördern Sie das marginalste Produkt. Lassen Sie sich von dem Grundsatz leiten: die Starken stärken, um die Schwachen zu entwickeln. Wenn es keinen Gewinn gibt, haben Sie einfach keine Ressourcen für neue Richtungen.
• Prüfen Sie die Gehaltsabrechnung (Lohnabrechnung) auf Angemessenheit. Sie werden überrascht sein, aber bei richtiger Berechnung der Projektökonomie kann sich herausstellen, dass Ihnen "zweieinhalb Bagger" ausreichen. Anstatt drei Mitarbeiter zu halten, ist es manchmal besser, einen zusätzlichen Teil der Aufgaben (gegen eine zusätzliche Zahlung) auf zwei Mitarbeiter zu verteilen - dies spart erheblich die Gehaltsabrechnung.

All dies muss getan werden, um das Umfeld für die Übertragung der aufgebauten Prozesse an das Top-Management des Unternehmens vorzubereiten.

Prozesse standardisieren

Kommen wir zu taktischen Aktionen. Haben Sie sich jemals gefragt, warum Mitarbeiter in Fastfood-Restaurants so schnell sind? Weil sie klar definierte Prozesse haben: Sie wissen, in welcher Reihenfolge Burger platziert werden, wie sie sich in der Küche bewegen müssen, um einen Kollegen nicht zu verletzen, wie viel Gramm Soße sie zu einem bestimmten Gericht hinzufügen müssen. Das gleiche sollte mit jedem Prozess in Ihrem Unternehmen geschehen.

Sie können mit den gleichen Mitarbeitern beginnen: Stellenbeschreibungen schreiben. Einfach nicht aus dem Internet herunterladen, sondern genau schreiben, was ein bestimmter Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen tun soll. Berechnen Sie auch das KPI-System - wir haben bereits über die Notwendigkeit gesprochen, diese Technik zu verwenden. Es ist besser, wenn es für alle Mitarbeiter freigegeben ist.

Setzen Sie im Vertrieb unbedingt ein CRM-System (Customer Relationship Management) ein, um keinen einzigen Kunden zu verpassen und nicht an Standards und Checklisten vorbei zu arbeiten.

Es gilt, alle Prozesse zu regeln: von den einfachsten Aufgaben bis hin zu komplexen Managemententscheidungen. Natürlich können manchmal Regeln gebrochen werden, aber dank eines klaren Koordinatensystems können Sie sich nicht darum kümmern, was auf dieser oder jener Ebene des Unternehmens passiert.

Automatisierung implementieren

Während des Standardisierungsprozesses identifizieren Sie die Zonen, die automatisiert werden können und sollten, d. h. die Notwendigkeit, die gleichen Aktionen nicht wiederholen zu müssen. Beispielsweise gibt ein Manager nach Eingang einer eingehenden Anfrage Kundendaten in ein CRM-System ein, kopiert die Informationen für einen Kundendienstspezialisten in Excel und überträgt die Informationen für das Marketing an Google Sheets. All diese Manipulationen können vermieden werden und steigern dadurch die Effizienz der Mitarbeiter und des gesamten Produktionsprozesses deutlich.

Sie werden überrascht sein, wie viel Zeit und Aufwand Sie sparen können, wenn Sie die Arbeit eines Managers nicht für Standardberechnungen einsetzen, sondern einmalig für eine smarte Betriebslösung aufwenden. Solche Systeme gibt es mittlerweile für CRM im Vertrieb, für Buchhaltungsaufgaben und sogar für das Recruiting.

Automatisieren Sie, was Sie können. So vermeiden Sie endlose Fehler durch den Faktor Mensch, optimieren Prozesse und sparen möglicherweise Lohn.

Betriebsführung etablieren

Sie sind also von motivierten Mitarbeitern umgeben, die wissen, was sie tun müssen, um ein anständiges Ergebnis zu erzielen. Sie haben ein klares Finanzmodell, und Sie haben eine Vorstellung davon, wohin Sie sich bewegen müssen, um die Gewinne ständig zu steigern. Die Prozesse im Unternehmen sind standardisiert und automatisiert.

Jetzt müssen Sie die operative Kontrolle delegieren. Wichtig: Binden Sie Prozesse nicht an eine Person, um sich nicht in eine Position zu versetzen, in der Ihr Unternehmen vollständig von einem eingestellten Manager abhängig ist. Nachdem Sie das operative Management von sich selbst entfernt haben, schaffen Sie keinen weiteren Pol, sondern versuchen Sie, die Aufgaben in mehrere verschiedene Bereiche zu unterteilen: Vertrauen Sie beispielsweise alle monetären Angelegenheiten der Finanzabteilung an und arbeiten Sie mit Kunden zusammen - der Serviceabteilung.

Jetzt können Sie beruhigt strategisches Management betreiben. Prüfen Sie jedoch mindestens einmal im Quartal, ob der taktische Teil des Projektmanagements mit der von Ihnen umgesetzten Strategie übereinstimmt. Schließlich ist eine angemessene Kontrolle der Schlüssel zu einer stabilen und langfristigen Arbeit des Unternehmens.