Die Inbox Zero Methode ist der beste Weg, um mit Tausenden von ungelesenen E-Mails umzugehen

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Es ist einfach, Ihren Posteingang leer zu halten. Dies wird Ihnen helfen, produktiver zu sein und keine wichtigen Nachrichten zu verpassen.

Ein Haufen ungelesener E-Mails, die ständig in Ihrem Posteingang baumeln, wird jeden in Panik versetzen. Wenn Sie viele Geschäftspartner und Kollegen haben, mit denen Sie per Korrespondenz kommunizieren, müssen Sie nur Ihren E-Mail-Posteingang sauber und aufgeräumt halten.

JotForm CEO Aytekin Tank ist eine interessante Möglichkeit, E-Mails namens Inbox Zero zu organisieren. Wie der Name schon sagt, besteht die Methode darin, Ihren Posteingang leer zu halten.

Im Allgemeinen hat Tank nichts Neues erfunden. Inbox Zero wurde vor langer Zeit vom Autor und Blogger Merlin Mann entwickelt und ist eine bewährte und bekannte Methode. Ungefähr dieselbe Technik der Arbeit mit Dokumenten wurde von David Allen in seinem Buch "How to get things in order" beschrieben. Tank hat es gerade für die Gmail-Weboberfläche angepasst.

Aytekin Tank Unternehmer, Gründer und CEO von JotForm

Ich empfange und versende täglich Hunderte von E-Mails. Aber am Ende des Tages ist mein Briefkasten ausnahmslos leer. Ich habe keine Sekretärin, die meine Korrespondenz erledigt. Ich halte mich an ein Prinzip namens Inbox Zero. Dies ist nicht schwierig.

Tank listet die Vorteile der Inbox Zero-Methode auf:

• Sie verpassen keine wichtige Nachricht, wenn Ihr Posteingang leer ist.
• Sie werden Ihre Adressaten nicht lange warten lassen, denn Sie können sofort auf ihre Briefe antworten.
• Hunderte und Tausende ungelesener Briefe sammeln sich nicht in Ihrem Postfach.
• Sie sparen mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben und müssen nicht stundenlang mit E-Mails herumfummeln.

Ich kenne viele Leute, die alle ihre Briefe sorgfältig aufbewahren, ohne einen einzigen zu löschen. Infolgedessen sieht ihr Posteingang wie ein Twitter-Feed aus. Es ist nicht bequem. Sie werden sich ständig in E-Mails verlieren.

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Nehmen wir an, Sie verwenden Gmail - obwohl diese Methode an jeden ISP (Hotmail, Yandex, Yahoo) oder E-Mail-Client (Outlook, Thunderbird oder Sylpheed) angepasst werden kann. Werfen wir einen Blick auf die Ablagerungen ungelesener Nachrichten und legen wir los.

1. Leere deinen Briefkasten

Bei der Methode Inbox Zero müssen Sie also entschlossen handeln. Öffnen Sie "Posteingang", wählen Sie alle dort gesammelten Briefe aus und archivieren Sie sie alle auf einmal. Für einige wird dies wie reiner Wahnsinn erscheinen, aber Tank empfiehlt, genau das zu tun.

Sie müssen mit einem leeren Postfach beginnen. Dieser Leitfaden hilft Ihnen nicht, wenn Sie Zehntausende von E-Mails in Ihrem Posteingang haben. Also alles archivieren und bei Null anfangen.

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2. Bearbeiten Sie Ihre E-Mails in chronologischer Reihenfolge

Um diese gesunde Gewohnheit zu entwickeln, brauchen Sie ein gewisses Maß an Disziplin. Beginnen Sie beim Verarbeiten Ihrer E-Mails mit der ältesten Nachricht und arbeiten Sie sich bis zur neuesten vor. Auf diese Weise behalten Sie die chronologische Reihenfolge und werden nicht verwirrt.

Es gibt zwei Funktionen, die Ihnen beim Umgang mit E-Mails in Gmail helfen:

Schalten Sie die automatische Umschaltung ein. Öffnen Sie dazu „Einstellungen“→ „Allgemein“, suchen Sie den Punkt „Automatische Umschaltung“und aktivieren Sie ihn. Wenn Sie jetzt eine E-Mail beantworten oder archivieren, werden Sie von Gmail nicht zum Posteingang zurückgeleitet, sondern die nächste E-Mail angezeigt. Auf diese Weise können Sie Briefe nacheinander in der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeiten, ohne Ablenkungen.

Aktivieren Sie dann die Schaltfläche Senden und Archivieren, wenn Sie sie nicht haben. Öffnen Sie „Einstellungen“→ „Allgemein“und suchen Sie den Punkt „Schaltfläche anzeigen“Senden und archivieren „als Antwort“. Dadurch sparen Sie Zeit. Wenn Sie den Brief bereits beantwortet haben, macht es schließlich keinen Sinn, ihn in Ihrem Posteingang zu speichern, oder? Klicken Sie auf den Senden-Button und die E-Mail wird automatisch archiviert.

Und hier ist noch etwas Wichtiges:

Verwenden Sie keine E-Mail als Chat. Es gibt nichts Schlimmeres, als aus ständig zitierten Briefen lange Antwortketten hervorzubringen. Wenn Sie sprechen müssen, verwenden Sie den Messenger, den Slack-Chat oder kontaktieren Sie per Telefon. E-Mail ist dafür nicht geeignet.

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3. Beantwortet - Archiv

Die Hauptregel der Inbox Zero-Methode ist, dass Ihr Posteingang nicht der Ort ist, an dem Sie Ihre E-Mails speichern. Alle E-Mails im Posteingang müssen sofort bearbeitet werden. Lesen Sie sie nacheinander und antworten und archivieren Sie, wenn die Nachricht eine Antwort erfordert, oder archivieren Sie einfach, wenn die Nachricht keine Antwort erfordert.

Wenn Sie nicht sofort auf eine E-Mail antworten können, gibt es zwei Möglichkeiten:

• Speichern Sie es in Ihrer Organizer-App. Es könnte Evernote, OneNote oder eine Art Task-Manager sein. Legen Sie ein Datum fest, damit das Programm Sie daran erinnert, Ihre Antwort zur richtigen Zeit zu schreiben.
• Wenn Sie sofort eine Antwort schreiben können, der Empfänger sie aber nach einiger Zeit erhalten sollte, verwenden Sie die Funktion zur verzögerten Zustellung in Gmail. Outlook, Thunderbird und andere Clients können dasselbe tun.

4. Mach es einfach

Alles entspricht den Vorschriften des großen und mächtigen David Allen. Wenn die E-Mail eine Aktion erfordert, die einige Minuten dauert, tun Sie es jetzt. Kopieren Sie den Brief nicht in Ihre To-Do-Liste. Lassen Sie es nicht in Ihrem Posteingang.

Wenn Sie eine Zahlung leisten müssen, machen Sie es einfach jetzt. Wenn Sie Feedback an einen Kollegen senden müssen, senden Sie es sofort. Wenn der Fall ein paar Minuten dauert, ist es sinnlos, ihn aufzuschieben.

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5. Verwenden Sie Tastenkombinationen

Die Tastenkombinationen reduzieren den Zeitaufwand für die E-Mail-Verarbeitung erheblich. Bei ihnen müssen Sie den Mauszeiger nicht hin und her bewegen. Tank empfiehlt, sich drei Hotkeys zu merken und zu verwenden:

• Mit der E-Taste können Sie eine Nachricht schnell archivieren. Wir haben es gelesen, E gedrückt, archiviert. Es ist einfach.
• Die R-Taste wird verwendet, um schnell eine Antwort zu schreiben. Wenn Sie einen Brief beantworten müssen, drücken Sie ihn, geben Sie die Antwort ein, drücken Sie die Eingabetaste.
• Die F-Taste leitet empfangene Briefe an andere Empfänger weiter.

Ich glaube, Sie brauchen keine anderen Hotkeys. In Gmail verwende ich nur drei Tastenkombinationen. Für alles andere gibt es eine Maus. Mit diesen Hotkeys können Sie jedoch schnell drei der gängigsten E-Mail-Aktionen ausführen, sodass Sie viel Zeit sparen können.

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6. Filter einrichten

E-Mail-Filter sind ein unglaublich praktisches Werkzeug, das Ihnen viel Arbeit abnimmt. Sie müssen sie nur einmal konfigurieren und sparen viel Zeit.

Wenn Sie in Ihrem Posteingang regelmäßig unwichtige Briefe finden (Benachrichtigungen über Internetdienste, automatische Mailings usw.), dann melden Sie sich entweder ab oder richten Sie Filter ein, damit solche Briefe automatisch archiviert werden.

7. Posteingang ist leer - Mail schließen

Wenn Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren möchten, sollten Sie nicht ständig von E-Mails abgelenkt werden. Bleiben wir also bei der Regel: Wenn Ihr Posteingang leer ist, schließen Sie den Gmail-Tab oder Ihren E-Mail-Client und vergessen Sie die E-Mails für die nächsten Stunden. Beschäftige dich einfach.

Deaktivieren Sie alle eingehenden E-Mail-Benachrichtigungen. Sie lenken sehr ab.

Sie können Ihre Mail nach einigen Stunden wieder öffnen, die dort angesammelten Nachrichten bearbeiten und dann wieder an die Arbeit gehen. Das Ziel der Inbox Zero-Methode ist es, sich nicht von eingehenden E-Mails ablenken zu lassen. Sie müssen Ihr Postfach verwalten, nicht Sie.

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Wenn Sie die Inbox Zero-Technik ausprobiert haben und bereit sind, Ihnen zu sagen, was Sie bekommen haben, oder eine bessere Methode vorschlagen möchten, schreiben Sie in die Kommentare.