7 effektive Planungsmethoden, die Ihnen helfen, auf Kurs zu bleiben

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Energy List, GTD, Bullet Journal und weitere Optionen, unter denen sicherlich das Richtige für Sie dabei ist.

1. Die Methode der Karten

Diese Planungsmethode wurde von dem bekannten russischen Zeitmanagement-Spezialisten Gleb Arkhangelsky vorgeschlagen. Er bietet Business-Coaching an, schreibt Bücher und leitet sogar seine eigene Zeitmanagement-Beratung. Neben einigen Prinzipien hat Gleb auch eine Methode zur schnellen Planung mit Karten entwickelt.

Wie es funktioniert

Ein dickes Tagebuch brauchen Sie in diesem Fall nicht: Ein paar Blätter Papier reichen aus. Holen Sie sich drei Karten für verschiedene Zwecke. Sie können mehrfarbig sein, mit Notizen oder mit Aufklebern. Hauptsache, sie unterscheiden sich voneinander und natürlich mag man sie.

Die erste Karte ist strategisch. Es enthält Ihre wichtigsten Ziele, zu deren Erreichung Sie alle möglichen Anstrengungen unternehmen müssen. In der zweiten, den langfristigen Zielen gewidmet, schreiben Sie alle Aktivitäten und Pläne für das Jahr oder mehrere Jahre im Voraus auf. Die dritte Karte enthält das wichtigste Ereignis des kommenden Tages. Und natürlich wird es sich am häufigsten ändern.

• Niveau: Neuling.
• Ein Plus: keine Notwendigkeit, die Kunst des Planens zu verstehen. Alles ist so schnell und einfach wie möglich.
• Minus: weniger wichtige Dinge bleiben ungeplant. Sie können sie also komplett vergessen.

2. Ivy Lees Methode

Das Schöne an der Methodik der amerikanischen Journalistin Ivy Lee ist ihre Einfachheit und Konsistenz. Die meisten Startversuche scheitern an einem fehlenden Plan, fehlendem Fokus und falschen Prioritäten. Um diese Probleme zu lösen, schlägt Lee vor, uns auf sechs Aufgaben pro Tag zu beschränken und diese nacheinander zu erledigen.

Wie es funktioniert

Identifizieren Sie am Ende des Tages sechs Hauptaufgaben und priorisieren Sie diese, beginnend mit den wichtigsten. Am nächsten Tag, morgens, sofort mit der ersten Aufgabe auf der Liste beginnen, und wenn Sie sie erledigt haben, nehmen Sie die nächste an. Und so weiter bis zum Sieger.

• Niveau: Neuling.
• Ein Plus: Es macht die Planung viel einfacher, erleichtert den Einstieg und bleibt konsistent, während Sie an Ihren Zielen festhalten.
• Minus: die Methode funktioniert nicht gut, wenn Sie tagsüber häufig ungeplante Aktivitäten haben.

3. Schätzmethode

Oft gehen im Planungsprozess wichtige Aufgaben zwischen kleineren Aufgaben verloren. Dies liegt daran, dass wir ihre Priorität nicht markieren. Auch wenn Sie die Notwendigkeit verstehen, eine Aufgabe zu erledigen, ist es wichtig, dies schriftlich zu formulieren. Tatsächlich bleibt während des Arbeitstages nicht immer die Zeit, die Bedeutung jedes Einzelfalls angemessen zu beurteilen.

Wie es funktioniert

Geben Sie den geplanten Aufgaben je nach Wichtigkeit Punkte von null bis zwei. Die Hauptpriorität sind zwei Punkte. Die Ein-Punkt-Aufgabe kann später abgeschlossen werden. Und kleine Verantwortungen und tägliche Aufgaben bekommen null Punkte.

Denken Sie daran, die Arbeit am Ende des Tages zu bewerten, zum Beispiel auf einer Fünf-Punkte-Skala. Ein unerfüllter Fall, der 1 oder 2 erhalten hat, wirkt sich auf die anstehende Arbeit aus und verursacht Unannehmlichkeiten. Wie schlechte Noten in der Schule. Dies ist wichtig, um Ihre eigene Leistung zu verstehen und Ihren Zeitplan zu verwalten.

• Niveau: Neuling.
• Ein Plus: Die Methode wird Ihnen beibringen, die Bedeutung von Aufgaben zu bewerten und Ihre Effektivität zu steuern.
• Minus: ist nicht für jeden geeignet. Aufgaben können priorisiert werden und die Nummern können verwirrend sein, wenn Sie zur Arbeit gehen.

4. Energieliste

Jede Aufgabe erfordert ein anderes Maß an geistiger oder körperlicher Anstrengung. Gleichzeitig können kurzfristige Aktivitäten mehr Energie verbrauchen als längere. Die Essenz dieser Methode besteht darin, alle Aufgaben entsprechend dem erforderlichen Aufwand zu verteilen und diese nach Belieben zu übernehmen.

Wie es funktioniert

Teilen Sie beim Erstellen Ihrer To-Do-Liste alle Aufgaben in drei Kategorien ein: schwer, mittel und leicht. Das erste ist alles, was maximale Konzentration und Stress erfordert, das zweite ist das alltägliche Geschäft, das letzte ist eine einfache Routine, die fast automatisch ausgeführt wird. Beurteilen Sie vor Arbeitsbeginn die Stärke und wählen Sie die entsprechende Aufgabe.

• Niveau: Amateur.
• Ein Plus: Ausreden funktionieren nicht, denn egal wie viel Zeit und Energie es gibt, es gibt immer etwas zu tun.
• Minus: Selbstdisziplin ist gefragt. Wenn Sie voller Energie sind, müssen Sie schwierige Dinge annehmen und sie nicht zugunsten einer einfachen Routine aufgeben.

5. Methode 1-3-5

Eine große Anzahl von Fällen entmutigt den Wunsch, sie zu übernehmen. Daher raten viele Zeitmanagement-Experten, bis zu neun Aufgaben herauszugreifen und diese je nach Wichtigkeitsgrad zu erledigen.

So können kleinere Ziele auf einen anderen Tag übertragen werden, während die wichtigsten der geplanten Aufgaben erledigt werden. Methode 1–3–5 ist ziemlich einfach zu verwenden, obwohl es einige Zeit und Mühe kostet, Aufgaben zu isolieren.

Wie es funktioniert

Planen Sie jeden Tag neun Dinge für sich selbst: 1 - die wichtigste Aufgabe wird immer Vorrang haben; 3 - Fälle, die während des Arbeitstages eine Lösung erfordern; 5 - kleine Aufgaben, die nach Möglichkeit ausgeführt werden.

Vergessen Sie nicht, dass Sie die Anzahl der Fälle beibehalten und nicht überschreiten müssen. Andernfalls ist die Methode wirkungslos.

• Niveau: Amateur.
• Ein Plus: Bereits im Planungsprozess werden unnötige Aufgaben verworfen und nur die wirklich Notwendigen bleiben auf der Liste.
• Minus: die Technik funktioniert nicht an Tagen, an denen die Anzahl wichtiger Aufgaben die empfohlene überschreitet.

6. GTD - Dinge erledigen

Auf Russisch klingt der Name der Technik wie "Dinge zur Vollendung bringen" oder "Wie man die Dinge in Ordnung bringt". Entwickelt wurde es von dem amerikanischen Zeitmanagement-Experten David Allen.

Im gleichnamigen Buch schlug er vor, dass es für einen vielbeschäftigten Menschen wichtig ist, das Gehirn von aktuellen Aufgaben zu befreien. Nur so kann man sich auf deren qualitative Umsetzung konzentrieren. Diese Methode eignet sich hervorragend, um einen Schreibtischplaner zu führen.

Wie es funktioniert

Um die GTD-Methode sicher zu verwenden, müssen Sie sich daran gewöhnen. Es gibt ein ganzes System zur Bewertung von Aufgaben, und es ist nicht einfach, es auf Anhieb zu bewältigen. Schreiben Sie Dinge auf und markieren Sie sie mit speziellen Symbolen:

1. Ein leerer Kreis ist eine Aufgabe, die es zu erledigen gilt.
2. Der Kreis mit dem durchgestrichenen Streifen ist die Aufgabe, die jetzt ausgeführt wird.
3. Halbgefüllter Kreis - die Aufgabe ist nicht vollständig abgeschlossen.
4. Ein ausgefüllter Kreis - die Aufgabe ist abgeschlossen.
5. Kreis mit Kreuz - Aufgabe abgebrochen.
6. Ein ausgefüllter Kreis mit einem Pfeil - Jemand anderes erledigt die Aufgabe.
7. Das Ausrufezeichen ist die Aufgabe mit der höchsten Priorität.
8. Ein Kreis mit einem Punkt - Sie müssen diese Aufgabe ständig im Auge behalten.

• Niveau: Amateur.
• Ein Plus: erweiterte Option der sofortigen Planung. Sie müssen die Priorität von Aufgaben nicht im Auge behalten. Wenn Sie einen Job haben - tun Sie es.
• Minus: die Methode ist schlecht für die langfristige Planung geeignet. Eher als Ergänzung zum Hauptteil geeignet.

7. Bullet-Jornaling

Die flexibelste Planer-Option ist gleichzeitig Planer und persönliches Tagebuch. Es wurde vom amerikanischen Designer Ryder Carroll erfunden und im obigen Video-Tutorial erklärt.

Diese Methode ermöglicht es Ihnen, alle zufälligen Gedanken in Ihrem Tagebuch sowie wichtige Geschäftsaufgaben oder Pläne für lange Zeit aufzuschreiben. Dies ist nicht einfach zu handhaben, aber wenn Sie sich einmal daran gewöhnt haben, hören Sie nie auf zu planen.

Wie es funktioniert

Erstellen Sie auf der ersten Seite ein Inhaltsverzeichnis mit den Abschnittstiteln und füllen Sie es nach und nach aus. Als nächstes steht die jährliche Trendwende mit großen Zielen und wichtigen Terminen an. Es hilft Ihnen, Ihre Pläne als Ganzes zu bewerten. Monatliche Stornierungen finden Sie auf den folgenden Seiten. Schreiben Sie links die Tage des Monats und die Wochentage auf. Markieren Sie gegenüber ihnen die Ereignisse, deren Daten sich definitiv nicht ändern werden. Auf der rechten Seite sind allgemeine Aufgaben für den Monat.

Optional können Sie Aufgaben für jede Woche hinzufügen oder sogar den Tag stundenweise planen. Verwenden Sie Sonderzeichen, um verschiedene Aufgaben hervorzuheben. Zunächst ist es besser, solche Notizen auf ein separates Blatt Papier zu schreiben, bis Sie sich daran gewöhnt haben. Vergessen Sie vor allem nicht, Monatsseiten oder beispielsweise Listen in das Inhaltsverzeichnis aufzunehmen.

• Niveau: Fachmann.
• Vorteile: Im Gegensatz zu den üblichen Optionen kann dieses Tagebuch von jedem Datum aus gestartet werden und sogar in einem normalen Notizbuch. Es ist auch bequem, hier Checklisten und Listen zu erstellen.
• Nachteile: Es wird einige Zeit dauern, alle Details zu klären und sich an diese Methode zu gewöhnen.