12 Expertentipps, die Ihnen helfen, auf Kurs zu bleiben

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Überarbeitung ist ein Symptom für schlechte Planung.

Der Ruf von jemandem, der seine Arbeit immer pünktlich erledigt, ist viel wert. Aber es entsteht nicht von selbst, nur weil Sie sich sehr bemühen, nicht genug Schlaf bekommen und im Allgemeinen wie ein Pferd arbeiten. All dies sind extreme Maßnahmen für jemanden, der nicht planen kann.

Hier sind einige wichtige Prinzipien, die Ihnen helfen, die Arbeitsbelastung zu bewältigen und Ihr Projekt termingerecht abzuschließen.

1. Machen Sie sich bewusst, dass das Nichteinhalten von Fristen immer eine persönliche Entscheidung ist

Es gibt Bereiche, in denen fast der einzige Weg zu einem guten Projekt darin besteht, den Kunden anzulügen, dass Sie die Aufgabe schneller bewältigen als Ihre Konkurrenten. Aber denken Sie daran, dass die Arbeit in einer solchen Branche allein Ihre Entscheidung ist. Und wenn dies geschieht, lohnt es sich zu akzeptieren, dass die Fristen unweigerlich verpasst werden und Sie mit Angstzuständen und anderen unangenehmen Emotionen fertig werden müssen.

2. Berücksichtigen Sie die Möglichkeit einer Änderung

Da es auf die persönliche Entscheidung ankommt, sollten Sie eine andere Branche in Betracht ziehen – eine, in der Fristen erwartet und geschätzt werden. Darin können Sie die Befriedigung erlangen, dass Sie Versprechen halten und den Menschen zugute kommen.

3. Machen Sie keine falschen Fristen

Die Versuchung ist groß, denn ein früher Termin sieht wie ein guter Anreiz aus: Alle Teammitglieder werden ihre Aufgaben akkurat erledigen, bevor der eigentliche Termin kommt. Aber die Leute sind anders. Man wird auf Ihre Worte hören und wirklich alles pünktlich erledigen. Und der andere betrachtet das von Ihnen angegebene Datum nur als Empfehlung.

Effektiver ist es, den Mitarbeitern von Anfang an zu erklären, was genau unter einer Frist zu verstehen ist und welche Folgen es hat, wenn sie alle gemeinsam brechen. Und die falsche Deadline ist so etwas wie die berühmte Geschichte von einem Jungen, der verschwenderisch schreit: "Wölfe!" Als er wirklich angegriffen wurde, kam niemand, um zu helfen.

4. Lass dir etwas Zeit

Machen Sie Partnern und Kunden keine Versprechungen aufgrund interner Fristen. Ein Projekt, das keine Zeit mehr hat, wird sich wahrscheinlich verzögern. Nicht möglich, aber sicher. Je länger der Zeitraum zwischen Projektabschluss und Übergabe an den Kunden ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie den Termin einhalten.

5. Schätzen Sie die Mühe, die Sie investieren

Etwas pünktlich zu erledigen ist teurer, als das Gleiche in einem „Wenn es klappt“-Format zu tun. Und wenn Sie keine Fristen einhalten, behandeln Sie dies als einen Wert, der in Ihrem Gehalt enthalten sein sollte. Dann verwenden Sie das verdiente Geld, um sicherzustellen, dass Sie die nächste Frist nicht verpassen.

6. Sagen Sie sich das Hauptproblem

Um Fristen einzuhalten, ist ein systematischer Ansatz erforderlich, um Schritt für Schritt zu planen und voranzukommen. Wenn Sie bis zum Fälligkeitsdatum des Projekts ständig Abstriche machen oder ausbrennen, haben Sie höchstwahrscheinlich ein systemisches Planungsproblem. Und es muss angegangen werden.

7. Überarbeiten Sie ggf. die Zuordnung

Die vereinbarte Arbeit nur teilweise auszuführen, nur um den Termin einzuhalten, ist offensichtlich ein Verlust. Viel kompetenter ist es, ständig mit dem Kunden in Kontakt zu bleiben und gegebenenfalls gemeinsam die Leistungsbeschreibung zu überarbeiten, indem einzelne Blöcke gestrichen oder hinzugefügt werden. "Jetzt machen wir das, aber das wird in der nächsten Version sein" ist eine durchaus akzeptable Botschaft. Vor allem, wenn die Leute erwarten, das Produkt pünktlich zu erhalten.

8. Teilen Sie die globale Frist in mehrere lokale auf

Wenn Sie ein großes, verzweigtes Projekt haben, ist es nicht ratsam, eine einzige Frist zu setzen: Sie werden definitiv nicht pünktlich sein. Es ist besser, die Gesamtfrist in 10-15 Zwischenfristen aufzuteilen. So können Sie den Geschäftsverlauf nachvollziehen und auf lokale Verzögerungen reagieren, bevor es zu spät ist.

9. Erwarte nicht, Quantität zu nehmen

Das mythische Konzept des "Mannmonats" ist eine ernsthafte Falle. Neun Menschen werden selbst mit sehr großen Anstrengungen nicht in der Lage sein, in einem Monat ein Kind zu gebären und zu gebären. Es wird nicht immer möglich sein, ein Projekt durch die Einstellung von mehr Mitarbeitern zu beschleunigen.

Wenn Sie das Problem der Fristen auf diese Weise lösen, werden Sie höchstwahrscheinlich nicht rechtzeitig sein. Ziehen Sie eine Alternative in Betracht: Stellen Sie in jeder Phase des Projekts eine ausreichende Anzahl von Personen bereit, und diese Phasen verlaufen nach Möglichkeit parallel.

10. Wenn etwas im Voraus entschieden werden kann, tun Sie es

Wenn Sie nur eine Person benötigen, um jede Phase eines Projekts zu genehmigen, ist es unwahrscheinlich, dass Sie mehrere Prozesse parallel ausführen können. Aber wenn im Vorfeld eine strenge Spezifikation erstellt wird, wird vieles vor Projektbeginn freigegeben.

11. Trennen Sie Geschäft von Emotionen

Wenn Sie besprechen, dass sich eine Frist nähert, läuft die Diskussion oft auf Fragen des Vertrauens, der Scham und der Wertschätzung für die Bemühungen jedes Einzelnen hinaus. Damit solche Diskussionen effektiv sind, ist es besser, systemische Komplexitäten zu verstehen und sich auf echte Daten anstatt auf Emotionen zu verlassen.

12. Schweige nicht über Probleme

Solche Schwierigkeiten werden nicht alleine gelöst. In der heutigen Welt voller Instant Messenger und anderer Konnektivitätsoptionen gibt es keinen einzigen technischen Grund, warum ein Manager nicht über den Fortschritt eines Projekts und die auftretenden Probleme sowie das Team Bescheid wissen könnte.