50 Gold-Tipps zur Verbesserung der Produktivität

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Lernen Sie, Ihre Zeit zu verwalten, effizient zu arbeiten und sich richtig auszuruhen.

Planung

1. Ziele richtig setzen

Um ein Ziel zu erreichen, müssen Sie es zunächst richtig formulieren. Verwenden Sie ein SMART-System: Ziele sollten spezifisch und messbar, realistisch und erreichbar, für Sie sinnvoll und mit klaren Fristen sein.

2. Konzentrieren Sie sich auf den Prozess

Setzen Sie Ziele auf der Grundlage des Prozesses, nicht des Ergebnisses. „Tänzer werden“ist eine erfolglose Aufgabenstellung. Es ist schwierig, sich ihm zu nähern, weil nicht klar ist, wo man anfangen soll. Setzen Sie sich das Ziel, sich dreimal pro Woche für einen Tanz anzumelden und zum Unterricht zu gehen, es wird effektiver sein. Zumindest werden Sie verstehen, ob Sie bereit sind, jahrelang für Ihre Träume zu trainieren oder nicht.

3. Verwenden Sie die GTD-Technik

GTD (Getting Things Done) ist ein System für die produktive Arbeit von Business Coach David Allen. Sein Hauptziel ist es, alle verfügbaren Fälle abzuschließen und gleichzeitig das Gehirn von der endlosen Planung zu entlasten. Die Essenz der Technik besteht darin, absolut alle Aufgaben mit verschiedenen Listen aufzuschreiben und sie ständig zu aktualisieren. So werden Ihnen auch kleinste und scheinbar unwichtige Aufgaben nicht den Kopf verdrehen und von der Arbeit ablenken. Und der Fortschritt ihrer Umsetzung wird immer vor Ihren Augen sein.

4. Verstehen Sie den Unterschied zwischen beschäftigt und effizient

Sie können ständig beschäftigt sein, aber das bedeutet nicht, dass Sie produktiv sind. Überlegen Sie, wie hilfreich Ihre Aktionen sind, wie sie sich auf Ihre Arbeit beziehen und ob Ihr Plan Aufgaben enthält, die Sie Ihrem Ziel nicht näher bringen. Wenn ja, schließen Sie sie aus.

5. Verwenden Sie Kalender statt To-Do-Listen

Wenn Sie Dinge direkt in Ihrem Kalender planen, können Sie die Absicht, etwas zu tun, von der Verpflichtung, eine bestimmte Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt zu beginnen, unterscheiden. Es macht es einfacher, Dinge für eine Woche und einen Monat zu verteilen und schnell freie Zeit zu finden, um etwas in Ihrem Zeitplan zu ändern.

6. Vergessen Sie Multitasking

Sie können mehrere Dinge gleichzeitig tun, aber es ist unwahrscheinlich, dass Sie gute Ergebnisse erzielen. Zahlreiche Studien belegen, dass Multitasking die Arbeitseffizienz reduziert. Sie bekommen nur ein Gefühl der Zufriedenheit, das nicht lange anhält und durch Burnout ersetzt wird. Gewöhnen Sie sich an, Aufgaben nacheinander zu erledigen, und Ihre Effizienz wird nur zunehmen.

7. Priorisieren

Die Matrix des 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten, Dwight D. Eisenhower, wird dabei helfen, Aufgaben entsprechend ihrer Priorität richtig zu verteilen. Alle Aufgaben müssen nur in vier Gruppen unterteilt werden:

1. Wichtig und dringend.
2. Wichtig und nicht dringend.
3. Unwichtig und dringend.
4. Unwichtig und nicht dringend.

So sehen Sie, was sofort erledigt werden muss, was anderen vermittelt werden muss und was gar nicht nötig ist.

8. Reduzieren Sie die Liste der wichtigen Verantwortlichkeiten auf drei

Versuchen Sie nicht, Ihren Tagesplan nur mit schwierigen Aufgaben zu füllen – es ist nicht weit von Erschöpfung oder beruflichem Burnout entfernt. Und über Produktivität muss nicht gesprochen werden. Übernehmen Sie nicht mehr als drei wichtige Aufgaben pro Tag, wechseln Sie mit einfachen ab und finden Sie Zeit zum Ausruhen.

9. Setzen Sie sich Fristen

Wenn Sie es gewohnt sind, wichtige Dinge auf später zu verschieben und dann alles in Eile zu erledigen, überlegen Sie sich Ihre persönlichen Fristen. Ihr Chef fordert Sie zum Beispiel auf, am Freitag zwei große Berichte einzureichen - legen Sie bis Mittwoch einen davon selbst fest.

10. Verbringe eine Stunde am Tag mit nicht dringenden Dingen

Sich in der Routine der täglichen dringenden Aufgaben zu verzetteln und andere wichtige und nicht dringende Aufgaben endlos zu verschieben, ist sehr einfach. Aber so kommt man nie an sie heran. Erwarten Sie nicht, eines Tages einen freien Tag zu haben. Wenn Sie ein Buch zu Ende lesen möchten, nehmen Sie sich jeden Tag Zeit dafür. Wenn Sie davon träumen, ein berühmter Künstler zu werden, üben Sie täglich das Zeichnen.

Motivation

11. Haben Sie keine Angst davor, Fehler zu machen

Die Angst, etwas nicht so oft zu tun, lässt dich stehen bleiben und gar nichts tun. Lernen Sie, Fehler als Entwicklungsimpuls wahrzunehmen. Wenn Sie scheitern, denken Sie darüber nach, warum Sie gescheitert sind und schließen Sie die Lücke in Ihrem Wissen und Ihren Fähigkeiten. Mit der Zeit wirst du sogar für deine Fehler dankbar.

12. Bitten Sie darum, Sie zu kritisieren

Beurteilen Sie sich selbst nicht hart – laden Sie jemanden ein, Ihre Arbeit objektiv zu bewerten. Bitten Sie Ihren Chef um Feedback. Für den aufrichtigen Wunsch, Ihre Fehler zu erkennen und Ihre Leistung zu verbessern, werden Sie nicht gerügt. Nun, Lob wird Ihnen helfen, sich inspirieren zu lassen und weiterzumachen.

13. Verbessere deine Fähigkeiten

Ohne ständiges Lernen und Selbstbildung ist es unmöglich, lange Zeit produktiv zu bleiben. Früher oder später wird Ihnen langweilig oder Sie stoßen in Ihrem Beruf an die Decke. Versuchen Sie daher, immer wieder Neues zu lernen: Übernehmen Sie ungewöhnliche Aufgaben und geben Sie interessante Projekte nicht auf.

14. Vermeiden Sie Jammerer, Pessimisten und Alarmisten

Menschen neigen dazu, süchtig nach den Emotionen anderer zu werden. Wenn jemand in Ihrem Umfeld ständig wiederholt, wie schlimm alles ist, werden Sie eines Tages von Depressionen überrollt. Die Panik eines Kollegen, dessen Deadlines jede Woche brennen, wird sich auf jeden Fall auf Sie übertragen. Deshalb gehen Sie, hören Sie auf zu kommunizieren und brechen Sie die Beziehung ab - lassen Sie sich nicht die Laune verderben.

15. Umgib dich mit klugen Leuten

Der soziale Kreis beeinflusst unsere Entwicklung. Umgeben Sie sich mit Mentoren und einfach nur interessanten Menschen – lassen Sie sich von ihnen ständig motivieren und inspirieren und zwingen Sie sich, nach ihrem Niveau zu streben. Besuchen Sie Fachseminare, Konferenzen, treten Sie professionellen Communities bei und knüpfen Sie neue Bekanntschaften.

16. Folge nicht den Erfolgen anderer Leute

Zu viel Besessenheit von den Leistungen anderer behindert uns nur. Hör auf, neidisch auf eine Freundin zu sein, die dein eigenes Geschäft eröffnet hat, oder auf eine Klassenkameradin, die erfolgreich mit ihrem Hobby verdient. Trennen Sie sich davon, das Leben anderer auszuspionieren, und erreichen Sie Ihr Ziel.

17. Holen Sie sich Hilfe

Erwarten Sie nicht, eine große Aufgabe allein zu erledigen. Wenn Sie Hilfe benötigen, fragen Sie danach. Eine schwierige Aufgabe anzunehmen und sie selbst zu bewältigen, ist kein Grund zum Stolz, sondern eher zur Dummheit. Verstehen Sie, dass Sie für ein Ergebnis arbeiten, und vernachlässigen Sie nicht die Erfahrungen und Ratschläge anderer.

18. Erstellen Sie Ihre eigene Produktivitätsmethode

Befolgen Sie nicht blind alle Zeitmanagement-Techniken, Entspannungstipps und Zeitspartipps. Analysieren Sie, was Ihnen wirklich hilft und verwerfen Sie, was Ihnen nicht gut tut. Ihr Ziel ist es, effektiv zu sein und nicht den Rekord für die am häufigsten verwendeten Produktivitätstools zu brechen.

Konzentration

19. Befreie dein Gehirn von alltäglichen Problemen

Stellen Sie sich eine Kapselgarderobe zusammen, damit Sie morgens nicht darüber nachdenken, was Sie im Büro anziehen sollen. Erstellen Sie einen Zeitplan für die Reinigung und die Hausarbeit. Gehen Sie am Wochenende Lebensmittel einkaufen und erstellen Sie ein Menü für die Woche. Wenn alle Hausarbeiten erledigt und geplant sind, können Sie sich auf die Arbeit konzentrieren.

20. Finden Sie Ihre Spitzenaktivität

Jemand rät, zu Beginn des Arbeitstages komplexe Aufgaben zu erledigen und kleine Aufgaben für den Abend zu lassen. Diese Methode ist jedoch nicht für Eulen oder diejenigen geeignet, die beschleunigen müssen. Bestimmen Sie daher die Zeiträume, in denen Sie am effizientesten arbeiten können, und planen Sie zeitaufwändige Aufgaben in dieser Zeit ein. Um sie zu erkennen, reicht es aus, über mehrere Wochen hinweg den Konzentrationsgrad während des Tages zu notieren. Oder verwenden Sie einen dedizierten Produktivitätsrechner.

21. Schiebe Dinge nicht auf, die dich nervös machen

Ob Sie Angst vor einem wichtigen Anruf haben oder Angst haben, mit Ihrem Chef etwas zu klären – zögern Sie nicht. Beängstigende Aufgaben sofort lösen, auch wenn der Gedanke daran Sie beunruhigt. Denn gerade diese Gedanken lenken von der Arbeit ab und mindern die Konzentration. Je schneller du es tust, desto schneller beruhigst du dich.

22. Machen Sie sich handschriftlich Notizen

Interessante Ideen, die aus Versehen den Kopf besuchen, werden schnell vergessen. Manchmal verlieren wir uns in Gedanken beim Öffnen der Aufnahme-App auf unserem Smartphone. Und manchmal werden wir von etwas anderem abgelenkt: Nachrichten, Nachrichten und soziale Netzwerke. Schreiben Sie es daher auf Papier auf - handschriftliche Notizen werden Sie sich auch besser an Informationen erinnern. Kaufen Sie ein kleines grobes Skizzenbuch, auf dem Sie schnell ein paar Worte notieren können, oder einen Stickerblock und halten Sie ihn griffbereit.

23. Erinnerungen einstellen

Das Bedürfnis, zu einer bestimmten Zeit etwas zu tun, erzeugt eine innere Angst, die von der Hauptarbeit ablenkt. Darüber hinaus ist die unterbewusste Angst, ein Geschäft zu vergessen, möglicherweise nicht einmal zu spüren. Stellen Sie daher akustische Erinnerungen an Dinge ein, die an eine bestimmte Zeit gebunden sind. Das befreit Sie von ständigen Blicken auf die Uhr und unnötiger Nervosität.

24. Halten Sie Ihren Arbeitsplatz aufgeräumt

Bringen Sie jeden Tag nach getaner Arbeit Ordnung auf den Tisch: sortieren Sie die Notizen, legen Sie die Dokumente aus, waschen Sie die Tasse. Übrigens zählt auch der Desktop auf dem Computer. Schließen Sie alle unnötigen Registerkarten, löschen Sie temporäre Dateien.

25. Achte auf die Beleuchtung

Wissenschaftler haben bewiesen, dass Beleuchtung einen tiefgreifenden Einfluss auf unsere Produktivität hat. Das Licht im Büro sollte so nah wie möglich am natürlichen Tageslicht sein, nicht warm oder zu kalt. Der optimale Wert liegt bei 4.500-5.000 K. Am Ende des Arbeitstages können Sie auf warmes Licht wechseln, um sich zu entspannen und sich auf die Ruhe vorzubereiten.

Ausführen von Aufgaben

26. Sprinte laufen

Sie haben wahrscheinlich schon von der Pomodoro-Technik gehört - die Arbeit in 25-minütigen Abschnitten mit 5-minütigen Pausen zu organisieren. Dieser Zeitrahmen passt vielleicht nicht zu Ihnen, aber die Hauptsache ist in seiner Essenz. Benennen Sie sich kurze Zeiträume voller Konzentration - von 20 Minuten bis zu einer Stunde -, in denen Sie durch nichts abgelenkt werden, und legen Sie zwischendurch Pausen ein.

Apps verwenden:

27. Beeilen Sie sich nicht, neue Aufgaben zu erledigen

Lassen Sie Ihr Geschäft nicht aufgrund einer plötzlichen Aufgabe oder einer Anfrage von jemandem unvollendet. Natürlich ist es wichtig, Prioritäten zu setzen: Wenn eine neue Aufgabe wichtiger ist und so schnell wie möglich erledigt werden muss, lass dich ablenken und opfere das Aktuelle. Wenn nicht, verschieben. Auch wenn sie dich sehr fragen.

28. Visualisieren

Die Visualisierung hilft Ihnen, Zeit zu sparen, sich Informationen besser zu merken, ein neues Thema zu verstehen und eine fundierte Entscheidung zu treffen. Verwenden Sie verschiedene Techniken: Benennen Sie Aufgaben nach Kategorie, zeichnen Sie Grafiken, Tabellen und Mindmaps.

29. Aufgaben unerledigt lassen

Nehmen Sie sich Zeit, um große und komplexe Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Verlassen Sie sich auf den Zeigarnik-Effekt. Sein Wesen ist, dass sich das Gehirn besser an unvollendete Handlungen erinnert und unbewusst weiter darüber nachdenkt. Wenn Sie Angst vor einer schwierigen Aufgabe haben, beginnen Sie damit und verschieben Sie sie - während Sie andere Dinge tun, können Ihnen viele interessante Ideen in den Sinn kommen.

30. Fange klein an

Wenn Sie mit einer Aufgabe nicht beginnen können, nehmen Sie sich dafür nur 10 Minuten Zeit. Die Chancen stehen gut, dass Sie sich einbringen und weiterarbeiten. Nun, wenn nicht, dann fang wenigstens an. Und überprüfen Sie gleichzeitig die Wirksamkeit des vorherigen Punktes.

Zeit sparen

31. Finden Sie heraus, wo Sie Ihre Zeit verbringen

Versuchen Sie ein Experiment: Versuchen Sie, eine Woche lang absolut alles aufzuschreiben, selbst die kleinsten Fälle und wie viel Zeit für jeden von ihnen aufgewendet wurde. Analysieren Sie abschließend die resultierende Liste.

32. Anrufe ablehnen

Versuchen Sie, weniger zu telefonieren. Ein Anruf dauert länger als das Schreiben und Lesen einer Nachricht. Außerdem kommt einem nicht jeder in den Sinn, um vor ihm zu warnen, was bedeutet, dass Sie plötzlich und zur falschen Zeit von der Arbeit abgelenkt werden können. Wenn Sie dennoch einen wichtigen Anruf tätigen müssen, planen Sie ihn und fügen Sie ihn Ihrer To-Do-Liste hinzu, damit Sie Zeit für andere Aufgaben klar einteilen können.

33. Warnungen deaktivieren

Deaktivieren Sie Benachrichtigungen für Apps, Messenger, soziale Netzwerke und E-Mail. Sie nehmen nicht viel Zeit in Anspruch, lenken aber sehr ab und können einen auf eine Reise im Internet mitreißen. Wenn Sie die Versuchung, Ihre Nachrichten zu überprüfen, nicht loswerden können, hinterlassen Sie Benachrichtigungen darüber nur von wichtigen Kontakten.

34. Überprüfen Sie Ihre E-Mails am Nachmittag

Beseitigen Sie den morgendlichen E-Mail-Check, um nicht von bereits geplanten Aufgaben abgelenkt zu werden und sich nicht an den Tagesablauf anderer anzupassen. Wenn Sie es gewohnt sind, sofort zu antworten und SMS nicht widerstehen können, kann sich das Gespräch den ganzen Tag hinziehen. Lassen Sie Ihren Browser-Tab nicht geöffnet, sondern verwenden Sie Vorlagen, um schnell auf Nachrichten zu antworten.

35. Bereinigen Sie Ihren Posteingang

Achten Sie darauf, dass nur wichtige Nachrichten unter den ungelesenen Nachrichten verbleiben. Löschen Sie unnötigen Spam sofort und erstellen Sie ein separates Postfach für persönliche E-Mails und interessante Abonnements. So müssen Sie nicht lange in der Post stöbern und alle Briefe suchen, die Sie wirklich brauchen.

36. Berühren lernen

Bei der Arbeit an einem Computer ist das Tippen per Berührung eine erhebliche Zeitersparnis. Die Fertigkeit kann über Online-Dienste erlernt werden,,. Die Hauptsache ist, dieser Aktivität jeden Tag Zeit zu widmen.

37. Verwenden Sie Hotkeys

Hotkeys sind für schnelles Arbeiten ausgelegt. Denken Sie an ihre Kombinationen, sie vereinfachen die Verwendung eines Computers und einzelner Programme erheblich.

38. Dateien direkt im gewünschten Ordner speichern

Wenn Sie ein Dokument herunterladen oder erstellen, benennen Sie es sofort und senden Sie es in den gewünschten Ordner. Sie haben vielleicht keine Zeit, aber am Ende ist es viel schneller und einfacher, als alle Downloads auf Ihrem Computer zu überprüfen und zu sortieren oder Dateien im Cloud-Speicher zu harken.

39. Entschuldige dich nicht

Verschwenden Sie einfach keine Zeit damit. Ausreden zu finden ist unproduktiv, unprofessionell und nervig. Es ist besser, deinen Fehler fest zuzugeben und sofort damit zu beginnen, ihn zu korrigieren.

Erholung

40. Machen Sie eine informative Diät

Riesige Informationsflüsse belasten das Nervensystem und stören die Entspannung. Laut Statistik verbringt jeder Mensch täglich etwa 2, 7 Stunden allein vor dem Fernsehen. Hinzu kommen das Internet und soziale Netzwerke. Nachrichtenseiten, Kanäle und Communities konkurrieren unermüdlich um unsere Aufmerksamkeit und sprechen oft über dasselbe. Daher ist es nicht erforderlich, sich Zeit zu nehmen, um sie anzusehen - Sie werden dennoch über wichtige Neuigkeiten informiert.

41. Machen Sie lange Pausen

Wenn Sie eine schwierige Aufgabe haben, die viel Konzentration erfordert, trennen Sie sich mindestens eine halbe Stunde von der Arbeit. Stehen Sie von Ihrem Schreibtisch auf und treiben Sie etwas körperliche Aktivität.

42. Musik hören

Die Forschung zeigt, dass Musik die Produktivität, Kreativität und Stimmung im Allgemeinen steigert. Wenn es dir schwerfällt, dich mit ihr zu konzentrieren, höre dir zwischendurch deine Lieblingskünstler an.

43. Gehe öfter nach draußen

Am besten direkt während des Arbeitstages. Abgestandene Luft im Büro mindert die Produktivität, führt zu Kopfschmerzen und Stress. Wissenschaftler haben sogar den Begriff Sick Building Syndrome geprägt, ein Zustand, bei dem Menschen aufgrund schlechter Belüftung, Beleuchtung und Heizung in Gebäuden schmerzhafte Symptome verspüren. Und während Ihr Büro gesund sein mag, wird Ihrem Körper die frische Luft immer noch besser gefallen.

44. Planen Sie Ihren Abend und Ihr Wochenende im Voraus

Entscheiden Sie im Voraus, wie Sie Ihren Urlaub verbringen und versuchen Sie, ihn mit Ihren Lieblingssachen zu füllen. Ziellos auf der Couch zu liegen, führt nur zu noch mehr Müdigkeit und in Erwartung eines interessanten Wochenendes und besserer Arbeit.

45. Denken Sie einen Tag in der Woche überhaupt nicht an die Arbeit

Versprechen Sie sich, Ihre Arbeit am freien Tag nicht anzufassen oder gar nicht daran zu denken. Auch wenn Sie ein wichtiges Meeting oder eine unerledigte Angelegenheit haben. Denken Sie daran, dass Sie auch ein anderes Leben haben – widmen Sie diesen Tag ganz ihm.

46. Nimm dir eine Auszeit

Wenn Sie regelmäßig zur Arbeit gehen, sich nicht jede Woche für Familienangelegenheiten freinehmen und selten krank werden, nehmen Sie sich einfach so einen Tag frei. Verbringen Sie nach Abschluss eines Großprojekts oder vor einer Präsentation einen zusätzlichen Tag zu Hause. Erlauben Sie sich einen Neustart, ohne auf das Wochenende zu warten.

Gesundheit

47. Lebe nach einem Zeitplan

Nehmen Sie den Tagesablauf nicht als festen Rahmen, in den Sie sich selbst hineinfahren müssen. Legen Sie einfach eine Zeit für das Zubettgehen, Aufwachen und Essen fest. Und versuchen Sie es jeden Tag zu befolgen. Sie werden sich immer aktiv fühlen, nicht unter Schläfrigkeit und plötzlichen Hungeranfällen leiden, die die Konzentration beeinträchtigen.

48. Verwende keinen Alkohol, um dich zu entspannen

Vermeiden Sie es, vor dem Schlafengehen zu trinken, auch wenn es Ihnen nach einem anstrengenden Arbeitstag schwerfällt, sich zu entspannen. Alkohol kann wirklich beim Einschlafen helfen, aber nach einigen Stunden wird er sich negativ auswirken - und dies ist mit häufigem Aufwachen am Morgen, Tagesmüdigkeit und Konzentrationsverlust verbunden.

49. Iss öfter

Ein herzhaftes Mittagessen überfordert den Körper: Er investiert seine ganze Kraft in die Verdauung der Nahrung, sodass es schwierig wird, sich auf die Erledigung von Aufgaben zu konzentrieren. Wenn Sie sich nach dem Abendessen schläfrig fühlen, teilen Sie Ihre übliche Portion auf zwei Mahlzeiten auf.

Nehmen Sie anstelle von schweren Mahlzeiten Lebensmittel in Ihre Ernährung auf, die die Konzentration und Konzentration verbessern: Gemüse, Kräuter, fetter Fisch, Nüsse und dunkle Schokolade. Und nicht auf Kaffee stützen - in großen Mengen belebt er nicht, sondern bewirkt eher den gegenteiligen Effekt.

50. Mach Sport

Bewegung verbessert nicht nur die Gesundheit, sondern verbessert auch Aufmerksamkeit, Konzentration und Gehirngeschwindigkeit. Sie steigern auch das Selbstwertgefühl und machen sie widerstandsfähiger gegen Stresssituationen. Dies ist ein riesiges Plus für die Produktivität, also trainieren Sie zumindest.

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