So nutzen Sie das GTD-System besser

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Der Autor und Blogger Leo Babauta erklärt, wie Sie weiter planen und alles loswerden, was Sie davon abhält, produktiv zu sein.

Warum wird dieses System benötigt

Getting Things Done (GTD) ist ein bekanntes System von David Allen, um Dinge zu erledigen. Bei der Nutzung werden absolut alle eingehenden Informationen erfasst und in Listen aufgeteilt. Das Ziel ist es, Dinge zu erledigen, indem mehr Zeit für das Wesentliche verwendet wird.

Mit dem GTD-System können Sie sehr große Erfolge erzielen. Hier sind nur einige davon:

• Du meisterst viele Aufgaben.
• Sie werden selbstbewusster.
• Sie zögern weniger und sind weniger abgelenkt.
• Sie vertrauen dir mehr: Andere wissen, dass du immer alles zu Ende bringst.
• Sie werden häufiger zur Arbeit eingeladen, weil ein solider Geschäftsansatz gefragt ist.
• Sie verändern sich zum Besseren - Sie erkennen, was Ihnen wirklich wichtig ist, Sie werden neugierig, beginnen zu lernen, bauen starke Beziehungen zu Menschen auf und bauen alte Wahrnehmungsmuster ab, die Sie behindern.
• Sie verdienen mehr.
• Sie sind in der Lage, ein erfolgreiches Startup zu gründen oder ein großartiges Unternehmen aufzubauen.
• Sie können Ihre Ideen teilen – in einem Buch, Blog oder Vortrag.

Um jedoch alle diese Vorteile zu nutzen, müssen Sie verstehen, wie Sie das System effektiv nutzen und herausfinden, was es verhindert. Leo Babauta, Autor und Autor des beliebten Blogs Zen Habits, erklärt, was Sie dafür tun müssen.

So nutzen Sie das GTD-System effizienter

Finden Sie heraus, was Sie davon abhält, produktiv zu sein

Die Angewohnheit zu zögern. Wegen ihrer Komplexität zögert man, sich der Aufgabe zu nähern: Entweder man fühlt sich nicht gewachsen, oder man hat sie überhaupt nicht verstanden. Das ist Aufschub.

Die Gewohnheit der Ablenkung. Sie haben es geschafft, loszulegen, wechseln aber sofort zu einer anderen Aufgabe. Die gleichen Zweifel und Unsicherheiten führen dazu, dass Sie es zugunsten einer einfacheren Übung verschieben oder einfach anfangen, die Zeit totzuschlagen. Dieses ständige Umschalten führt zu einem Konzentrationsverlust. Gleichzeitig sieht es so aus, als ob Sie endlos beschäftigt sein werden.

Perfektionismus. Lange kann man sich nicht an die Arbeit machen, denn dafür ist jetzt nicht der richtige Zeitpunkt. Oder Sie haben es aufgeschoben, weil es nicht perfekt war.

Sie möchten beispielsweise einen Blog starten, tun es aber nicht, denn bis Sie die perfekte Plattform und das passende Thema dafür gefunden haben, haben Sie nicht genug Freizeit und noch keine Liste mit tollen Ideen. Oder Sie haben einen Artikel geschrieben und veröffentlichen ihn nicht, weil das Material noch finalisiert werden muss – eigentlich trauen Sie sich einfach nicht.

Umfeld. Die Leute vereiteln deine Pläne, tun nichts pünktlich, komplizieren alles, verderben es, beschweren sich und ärgern. Und wenn Sie sich auf andere verlassen, ist es manchmal schwierig, Ihre Ziele zu erreichen. Meistens ist dies nur eine Ausrede für sich selbst.

Ablenkungen. Das sind Menschen, Ereignisse, Probleme. Sie stören Ihre Arbeit. Etwas, das Sie kontrollieren können, einiges können Sie nicht.

Ermüdung. Sie sind müde, hungrig, erschöpft, verwirrt oder gelangweilt. Probleme wie diese behindern die Konzentration und das Erledigen von Aufgaben.

In diesem Fall müssen Sie nur aufladen: ein Nickerchen machen, spazieren gehen, meditieren.

Oder übernehmen Sie Aufgaben, die nicht viel Energie erfordern: Sortieren Sie Ihre Post, erledigen Sie die administrative Routine. Wenn über längere Zeit Müdigkeit beobachtet wurde, überprüfen Sie Ihre Ernährung und Ihren Schlaf.

Ängste, Zweifel, Gefühle der Hilflosigkeit und Selbstzweifel. Sie sind das Herzstück der meisten der oben genannten Hindernisse.

Stellen Sie fest, was Ihnen fehlt, um effizienter zu arbeiten

Die ausgewählten Punkte werden die Lösung der oben genannten Probleme sein.

Fähigkeit, Prioritäten zu setzen. Sie können Erfolg haben, wenn Sie die meiste Zeit wichtigen Aufgaben widmen. Wenn Sie mit nicht wesentlichen Aktivitäten beschäftigt sind oder ständig zwischen Aktivitäten wechseln, sind Sie weniger effektiv. Sie müssen ein wichtiges Problem auswählen und sich nur darauf konzentrieren.

Nach und nach lernen Sie zu erkennen, welche Aufgaben und Projekte für Sie von großem Wert sind. Ist es wichtiger, auf Nachrichten zu antworten, als einen Artikel zu schreiben? Was ist besser für Ihre Karriere, Ihr Glück, Ihre Gesundheit?

Fähigkeit, Geschäfte richtig zu starten. Es ist die Tendenz zum Aufschieben, die eines der häufigsten und schmerzhaftesten Probleme ist, die dem Erreichen eines Ziels im Wege stehen. Daher ist das Wichtigste beim Erledigen von Aufgaben, damit anzufangen.

Konzentrieren Sie sich auf den ersten, kleinsten Schritt. So klein wie möglich. Schaffen Sie eine Umgebung, die den Einstieg erleichtert. Als Leo zum Beispiel selbst das Laufen zur Gewohnheit machen wollte, konzentrierte er sich nur darauf, seine Turnschuhe anzuziehen und das Haus zu verlassen.

Sprintarbeit. Dieser Ansatz hilft Ihnen, mit Multitasking und Ablenkungen umzugehen. Diese Technik wird auch Pomodoro genannt. Es basiert auf der Aufteilung der Arbeit in kurze Intervalle von 15-25 Minuten (Sprints), in denen Sie sich auf nur eine Aufgabe konzentrieren müssen, ohne von etwas anderem abgelenkt zu werden.

Es folgt eine kurze Pause, nach der Sie einen neuen Sprint starten. Wenn Sie diese Methode noch nie verwendet haben, können Sie ein paar solcher Arbeitssegmente pro Tag anordnen und nach einer Woche beginnen, deren Anzahl allmählich zu erhöhen.

Verwaltung von Aufgabenlisten. Hilft, sich zu konzentrieren und alles Geplante zu bewältigen. Aber versuchen Sie es nicht zu kompliziert. Finden Sie ein einfaches Planerprogramm, schreiben Sie alles ein, was Sie in naher Zukunft tun müssen, und wählen Sie jeden Tag aus, auf welche Aufgaben Sie sich heute konzentrieren werden.

Planen Sie drei wichtige und drei kleinere Aufgaben für den Tag ein – diese Zahl kann sich je nach Länge Ihres Arbeitstages, Komplexität der Aufgaben und Geschwindigkeit ihrer Erledigung ändern.

Fähigkeit, Fehler zu akzeptieren. Perfektionismus steht im Weg, Dinge zu erledigen. Sorgen Sie sich daher weniger um die Perfektion Ihrer Arbeit als um ihre Vollendung. Halten Sie sich an die Regel des "lausigen ersten Entwurfs" der Schriftstellerin Ann Lamotte.

Sie ist überzeugt, dass der einzige Weg, um gut zu schreiben (und überhaupt anzufangen), darin besteht, einen schwachen und nutzlosen Entwurf zu skizzieren. Nach einer Weile kehren Sie zum Ergebnis zurück und polieren es.

Arbeiten in einem Modus der Unsicherheit. Ängste und Schwierigkeiten werden dich oft verfolgen. Daher ist es sehr nützlich zu lernen, in einem Zustand dieser Unsicherheit zu arbeiten: sich selbst unter Kontrolle zu halten, sich nicht vor Aufgaben und inneren Erfahrungen zu verstecken und sich nicht zu beschweren.

Um dies zu tun, legen Sie jedes Mal, wenn Sie so etwas hinter sich bemerken, alles beiseite und versuchen Sie, Ihren Zustand zu spüren. Akzeptieren. Achten Sie auf Ihre körperlichen Empfindungen. Stellen Sie sicher, dass Unsicherheit und Unbehagen in Ordnung sind. Lernen Sie die Momente so zu schätzen, wie sie sind.

Fähigkeit, das große Ganze zu sehen. Es ist eine Sache, sich ganz auf eine Aufgabe zu konzentrieren, und eine ganz andere, die Situation als Ganzes betrachten zu können. Eine allgemeine Analyse der Situation sollte morgens und abends sowie mehrmals am Tag durchgeführt werden - falls Sie den Aktionsplan anpassen müssen.

Jeder von uns ist manchmal abgelenkt, unterbrochen und mit unvorhergesehenen Schwierigkeiten konfrontiert. Um produktiv zu bleiben, müssen Sie lernen, den Fokus bei Bedarf zu ändern.

Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen. Zuallererst bedeutet es, nicht anderen Menschen die Schuld für all die Schwierigkeiten zu geben, mit denen Sie auf dem Weg zu Ihrem Ziel konfrontiert sind. Übernehmen Sie die volle Verantwortung für Ihren Teil der Arbeit.

Seien Sie ein Leader - zeigen Sie Initiative, verfolgen Sie den Erfolg des gesamten Teams, auch wenn Sie ein einfacher Untergebener darin sind.

Offene Kommunikation. Damit jeder seine Verantwortlichkeiten und Grenzen sowie die Folgen einer Nichteinhaltung klar versteht. Dadurch wird eine Struktur geschaffen, in der alle Beteiligten einfacher und effizienter arbeiten können. Versuchen Sie, Menschen trotz all ihrer Fehler aufrichtig und positiv zu behandeln.

Fähigkeit zu planen. Die Fülle an Aufgaben im Tagebuch trägt in keiner Weise zur Zielerreichung bei. Stattdessen ist es am besten, eine minimale Liste zu erstellen, indem Sie einfache Fragen beantworten. Wie starte ich den Tag, um wichtige Aufgaben zu erledigen? Wie laufe ich Sprints, damit dich niemand ablenkt? Wofür müssen Sie Verantwortung übernehmen? Wann lohnt es sich, Ihre Post abzuholen? Zu welcher Uhrzeit sollte ich Besprechungen planen? Wie werden Sie Ihren Tag bewerten?

Die Antworten helfen Ihnen, Ihren Tag zu planen. Strebe nicht danach, dass es perfekt ist. Indem Sie analysieren, was passiert, werden Sie im Laufe der Zeit die beste Option finden.

Wo kann man mit der Verbesserung beginnen

Machen Sie einen einfachen Plan. Es ist überhaupt nicht notwendig zu versuchen, alle fehlenden Fähigkeiten auf einmal zu meistern. Für den Anfang ist es am besten, sich auf die ersten vier zu konzentrieren, die Sie täglich üben werden:

• Priorisieren und Definieren von Aufgaben für den Tag.
• Sprintarbeit.
• Meditation - wenn du Angst, Unsicherheit oder Unsicherheit verspürst.
• Analyse am Ende des Tages und Überarbeitung des Plans.

Notieren Sie, was Sie tun werden und wie. Zeigen Sie den resultierenden Plan jemandem, den Sie kennen, und erstatten Sie ihm eine Woche lang täglich Bericht. Versprechen Sie jede Woche, Ihre Erfolge, Herausforderungen und wie Sie sich auf den Beginn einer neuen siebentägigen Periode vorbereiten werden, zu teilen.

Nehmen Sie sich jeden Abend 10 Minuten Zeit, um zu überprüfen, wie Ihr Tag gelaufen ist und ob Sie alle Punkte Ihres Plans erfüllt haben. Schreiben Sie auf, was passiert ist, was verhindert, wie Sie die Vorwärtsbewegung beschleunigen können.

Mit der Zeit werden Sprints, Meditation und andere Fähigkeiten für dich einfacher. Beginnen Sie dann, neue und effektive Ansätze zu lernen, während Sie Ihr System schrittweise verbessern. Die Hauptsache ist, daran zu denken, zu üben.