Ein Anfängerleitfaden für GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Die GTD-Zeitmanagementtechnik hilft Ihnen, Aufgaben zu organisieren und zu verfolgen, alle Informationen aus Ihrem Kopf zu bekommen und Maßnahmen zu ergreifen.

Was ist GTD

Unser Gehirn kommt leicht auf neue Ideen, aber es ist viel schwieriger, sich an alle zu erinnern. Er erinnert sich zum Beispiel daran, dass du nächste Woche das Geburtstagsgeschenk deiner Mutter kaufen musst. Anstatt Sie daran zu erinnern, wenn Sie an ihrem Lieblingsladen vorbeigehen, wird Ihr Gehirn Ihnen einfach das Gefühl geben, dass Sie etwas hätten kaufen sollen.

GTD (Getting Things Done) ist eine Technik, die dabei hilft, vage Ideen, Impulse, Einsichten und nächtliche Reflexionen in die Tat umzusetzen. Wenn Sie lernen, sich auf dieses System zu verlassen, wird Ihr Gehirn nicht alle Informationen speichern. Dadurch wird Stress abgebaut und Sie haben die Kraft für produktivere Aktivitäten.

So funktioniert diese Technik

GTD basiert auf einem Listensystem, mit dem Sie organisieren, was Ihnen in den Sinn kommt. Um es in Ihrem Leben umzusetzen, müssen Sie die eingehenden Informationen aufzeichnen und verarbeiten. Darüber hinaus müssen Sie solche Listen erstellen: "Eingehend", "Nächste Aktionen", "Warteliste", "Projekte" und "Irgendwann". Alles, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert, wird zuerst in den "Posteingang" und dann in eine der anderen Listen verschoben.

1. Sammlung

Sammeln Sie alle Informationen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, von den Briefen, die Sie beantworten müssen, bis hin zu den genialen Ideen, die Ihnen beim Duschen in den Sinn kommen. Die Sammelstelle kann ein Notizbuch in Papierform, ein Anhang oder eine E-Mail sein, an die Sie sich selbst Briefe schicken.

Versuchen Sie zu Beginn der Anwendung der GTD-Technik, Ihren Kopf von all den angesammelten Informationen zu befreien. Schreiben Sie alles auf, was Sie tun müssen oder wollen, alles, was Sie in den letzten Tagen oder Wochen beschäftigt, Ihre Konzentration gestört hat oder im unpassenden Moment in Erinnerung geblieben ist.

2. Verarbeitung

Betrachten Sie die gesammelten Informationen. Dies ist die Hauptregel des gesamten Systems. Tun Sie dies regelmäßig, damit Sie nicht zu viel davon sammeln. Um Informationen zu verarbeiten, stellen Sie sich eine Reihe von Fragen.

• Ist es lösbar? Sie fragen sich, ob etwas getan werden kann, um dieses Element aus der Liste zu entfernen. Wenn nicht, löschen Sie es oder verschieben Sie es in die Liste Irgendwann. Speichern Sie nützliche Informationen, mit denen Sie nichts weiter tun müssen, wie beispielsweise ein Rezept oder einen interessanten Artikel, an einem separaten Ort. Dinge, die Sie in ferner Zukunft tun möchten (Japanisch lernen, ein Buch schreiben), verschieben Sie diese in die Liste "Irgendwann", damit sie nicht zu den "Nächsten Aktionen" zählen.
• Ist es möglich, einen Fall in einem Schritt abzuschließen? In GTD wird alles, was mehr als einen Schritt erfordert, als Projekt bezeichnet. Wenn Sie mehrere verwandte Aufgaben in Ihrem Posteingang haben, erstellen Sie für diese ein separates Projekt. Fügen Sie seinen Namen zu Ihrer Projektliste hinzu und wählen Sie eine Aktion aus, die Sie zu "Weiter" hinzufügen möchten.
• Wird es länger als zwei Minuten dauern? Wenn nicht, tun Sie es sofort. Es ist schneller, als es zu Ihrer nächsten Aufgabenliste hinzuzufügen oder an eine andere Person zu delegieren. Wenn es länger dauert, die Aufgabe zu erledigen, überlegen Sie, ob nur Sie sie erledigen können oder ob Sie sie an jemanden delegieren können.
• Kann ich es an jemanden delegieren? Wenn ja, delegieren. Wenn Sie den Fortschritt verfolgen müssen, verschieben Sie das Element in die "Warteliste". Wenn Sie eine Aufgabe nicht delegieren können, fügen Sie sie Ihrem Kalender oder der Liste "Weiter" hinzu.
• Gibt es eine bestimmte Frist? Wenn ja, fügen Sie dies Ihrem Kalender hinzu. Schreiben Sie nicht alles auf, was Sie an einem Tag tun möchten. Geben Sie nur das ein, was getan werden muss: ein Zahnarztbesuch, ein Meeting, ein Flug. Wenn es keine bestimmte Frist gibt, verschieben Sie den Fall in die nächsten Schritte.

3. Organisation

Sortieren Sie alles an Ort und Stelle: in einer von fünf Listen, in einem Ordner mit nützlichen Informationen für die Zukunft, in Ihrem Kalender oder im Papierkorb.

Fügen Sie der "Warteliste" alle Fälle hinzu, die aus irgendeinem Grund ins Stocken geraten sind. Zum Beispiel, wenn Sie nicht fortfahren können, bis Sie eine Antwort auf Ihre E-Mail erhalten haben oder wenn Sie auf die Zustellung warten. Denken Sie daran, das Datum neben jedem Element anzugeben.

Die nächsten Schritte sollten Aufgaben enthalten, die so schnell wie möglich abgeschlossen werden müssen. Formulieren Sie sie als machbare physische Aktionen, damit es einfacher wird, zur Sache zu kommen. Es ist zum Beispiel besser, „Rufe Lena an und verabrede, dass sie am Donnerstagabend mit dem Kind zusammensitzt“als „Vereinbarung, dass jemand zu dem Kind sitzt“, obwohl es im Wesentlichen dasselbe ist.

Im Idealfall fügen Sie jedem Element in "Weiter" ein Kontext-Tag hinzu. Er wird Ihnen sagen, wo Sie sein sollten, mit wem, was Sie mitnehmen müssen. Sie können zum Beispiel die Tags "Einkaufen", "Auf der Arbeit", "Mit Kindern", "Telefon", "Computer" verwenden. Sie können auch angeben, wie viel Zeit Sie für diesen Fall haben oder welche Priorität er hat. Anschließend können Sie bei Bedarf alle Fälle schnell nach Tags sortieren.

4. Übersicht

Überprüfen Sie alle Listen einmal pro Woche. Je länger Sie Dinge im Posteingang belassen, desto schwieriger wird es später, sie zu bearbeiten.

• Für jedes Projekt muss eine nächste Aktion definiert werden.
• Jeder Punkt auf "Weiter" sollte etwas sein, das Sie in der kommenden Woche tun möchten. Verschieben Sie alle unnötigen Dinge in die Liste „Irgendwann“oder löschen Sie sie ganz.
• Versuchen Sie von Zeit zu Zeit, etwas aus der Liste „Irgendwann“auf „Nächste Schritte“zu verschieben.

5. Ausführung

Handeln Sie! Wenn Sie Ihr System richtig organisiert haben, ist dies der einfachste Schritt. Indem Sie die ersten vier Schritte regelmäßig wiederholen, können Sie absolut sicher sein, dass alle Dinge auf der Liste notwendig sind, um Fortschritte zu machen und Ihren Zielen näher zu kommen.