So verbringen Sie weniger Zeit mit E-Mails

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

E-Mail-Check ist für viele zur Sucht geworden. Aber Sie können es loswerden und Ihre Produktivität steigern.

Die E-Mail-Überprüfung ist wie eine Abhängigkeit. Dafür gibt es mehrere Gründe.

• Genau wie beim Sex, Glücksspiel oder Drogenkonsum wird beim E-Mail-Check das Lusthormon Dopamin im Gehirn ausgeschüttet.
• Wir checken ständig unseren Posteingang, weil wir auf dem Laufenden bleiben wollen und befürchten, etwas zu verpassen.
• Wir analysieren E-Mails, damit wir uns entspannen können und keine schwierigeren Dinge tun.

Aber diese Zeit könnte man viel besser verbringen. Kevin Cruz, Autor von 15 Secrets of Time Management: How Success People Do Everything, bietet fünf Tipps, die Ihnen helfen, Ihre E-Mail-Zeit zu halbieren.

1. Fügen Sie Parsen zu Ihrem Zeitplan hinzu

Überprüfen Sie Ihre E-Mails nicht, sondern verarbeiten Sie sie. Behandeln Sie das Parsen von Nachrichten wie jeden anderen Job. Planen Sie es, fügen Sie es Ihrem Kalender hinzu und legen Sie los. Cruz empfiehlt, Ihre Post dreimal täglich zu sortieren: morgens, nachmittags und abends.

Es ist nicht die Zeit, die für die Arbeit mit E-Mails aufgewendet wird, die zählt. Jemand braucht drei Stunden am Tag, um Nachrichten zu analysieren, während andere 30 Minuten brauchen. Die Hauptsache ist, dieses Geschäft bewusst anzugehen, wie einen normalen Job.

Kevin Cruz

2. Schicken Sie nicht jedem eine Kopie des Briefes

Je weniger E-Mails Sie versenden, desto weniger erhalten Sie zurück. Versuchen Sie also, nicht so viele Leute in die Kopie des Briefes aufzunehmen. Aktivieren Sie auch nicht das Kontrollkästchen "Allen antworten".

Einige konnten den E-Mail-Verkehr um 50 % reduzieren, wenn sie sich antrainierten, zweimal nachzudenken, bevor sie eine neue E-Mail senden.

3. Nachrichten filtern

Richten Sie Filter ein, um verschiedene Arten von Briefen in verschiedenen Ordnern abzulegen. Auf diese Weise können Sie Ihre Zeit nur mit den wirklich wichtigen Nachrichten verschwenden und werden nicht vom Rest überwältigt.

4. Hören Sie auf, Ihren Posteingang als To-Do-Liste zu verwenden

Viele Leute schicken sich selbst Nachrichten mit verschiedenen Aufgaben für später und verwandeln die Mailbox in eine weitere To-Do-Liste. Aber das schadet nur der Produktivität.

Cruz schlägt diesen Ansatz vor. Wenn Sie eine neue E-Mail öffnen, fragen Sie sich zuerst, ob Sie sie löschen können. Wenn nicht, überlegen Sie, ob Sie es an jemanden delegieren können. Wenn das nicht möglich ist, finden Sie heraus, ob Sie es in weniger als fünf Minuten bewältigen können. Wenn ja, super. Wenn nicht, legen Sie den Brief für später beiseite. Aber lassen Sie es nicht in Ihrem Posteingang, sondern übertragen Sie es in Ihren Kalender und wählen Sie ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit, wenn Sie dies tun können.

5. Teilen Sie anderen Ihre Absicht mit

Besprechen Sie dies mit Ihren Kollegen, damit Sie sich leichter an den Plan halten können. Sagen Sie Ihrem Chef, dass Sie zur Verbesserung Ihrer Produktivität neue E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren und E-Mails nur zu bestimmten Zeiten analysieren werden.

Vereinbaren Sie auch, wie Sie in dringenden Angelegenheiten kontaktiert werden können.

Um den Zeitaufwand für die Arbeit mit E-Mail zu reduzieren, müssen Sie Ihre Gewohnheiten ändern, und dies ist immer schwer auf Anhieb zu erreichen. Bitte seien Sie geduldig und bereiten Sie sich darauf vor, dass Sie nicht so viel Zeit mit der Post verbringen müssen.