"GTD funktioniert sogar im Weltraum." Interview von Lifehacker mit Produktivitätsvater David Allen

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

David Allen, Autor von How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, das vom Time Magazine zum besten Wirtschaftsbuch des Jahrzehnts gekürt wurde, erzählte Lifehacker, was GTD ist und wer es braucht, wie man ein Buch schreibt und sich nicht betrinkt, und wie komplexe Aufgabenstrukturen Ihr Leben erleichtern können.

Vor vierunddreißig Jahren erkannte David Allen, dass man Menschen Ratschläge geben und damit gutes Geld verdienen kann – er gründete sein eigenes Beratungsunternehmen und entwickelte das Getting Things Done-System, mit dem man zwischen Fällen manövrieren und Zeit für das gewinnen kann du genießt es wirklich. Seitdem zählen Astronauten auf der ISS, Rockmusiker und CEOs großer Unternehmen zu seinen Kunden, und Forbes zählte ihn zu den Top 5 der besten Business Coaches der USA.

GTD ist eine ziemlich einfache Technik zur Steigerung der eigenen Effizienz, die in der Anfangsphase sehr ernsthafte Disziplin erfordert. Um eine Sache erfolgreich zu machen, muss man laut GTD den Kopf von allen anderen Aufgaben befreien und sich darauf konzentrieren. Das heißt, anstatt den Geist mit dem Auswendiglernen aller anstehenden Angelegenheiten zu beschäftigen, werden Aufgaben nach einem bestimmten System festgelegt.

David, erzähl uns von deinem Publikum. Wer sollte Ihrem Rat folgen und das GTD-System leben?

- GTD ist für alle gleichermaßen relevant, aber diejenigen, die es wirklich nutzen, sind nicht nach sozialen, Alters- oder geografischen Prinzipien vereint - es sind Menschen mit einer bestimmten Denkweise. Jeder, der sich für GTD interessiert, merkt nach 18 Monaten, wie sich sein Leben zum Besseren verändert. Tatsächlich kann das System sowohl für Teenager als auch für CEOs großer Unternehmen gleichermaßen effektiv oder für sie gleichermaßen nutzlos sein.

Verwenden Sie alles, was Sie empfehlen?

- Ja, sonst komme ich einfach nicht zurecht - bei mir gerät alles außer Kontrolle. Mir kommt das Bild eines Surfers auf einem Board auf einer großen Welle in den Sinn. Sie haben wahrscheinlich bemerkt, dass sie mit einem speziellen Gurt an das Board gebunden sind. Wozu? Um nach einem Sturz schnell wieder auf das Board zurückkehren zu können. GTD lehrt, auf der Welle zu sein, kreativ und produktiv zu sein. Aber selbst die effektivsten Menschen lassen sich außer Kontrolle geraten. Wenn Sie nicht regelmäßig vom Brett fallen, wählen Sie zu einfache Wellen. GTD ermöglicht es Ihnen, zu erkennen, dass Sie aus einem produktiven Zustand herausgefallen sind und schnell wieder in diesen zurückkehren.

Wenn Sie ein neues Geschäft übernehmen, abonnieren Sie eine ungewöhnliche Aufgabe - Sie können leicht vom Brett gespült werden. Daran ist nichts auszusetzen, aber mit einer strukturierten Vorgehensweise weißt du, was du anpacken musst und wie du aus dem Wasser kommst.

Mit welchen Problemen kommen sie am häufigsten, worüber beschweren sie sich?

- Meistens wenden sich Menschen aufgrund von Stress an einen allgemeinen Angstzustand aufgrund einer Überlastung des Gehirns. Zu wenig Zeit und zu viel zu tun. Tatsächlich liegt das Problem aber nicht in der Zeit, sondern darin, dass die Menschen mehr geistigen Freiraum wollen, kreativer sein und tun wollen, was ihnen gefällt.

Die ungewöhnlichsten Fälle?

„Wir haben Astronauten gecoacht, als sie auf der Raumstation waren. Unter ihnen war Catherine Coleman, eine der ersten weiblichen Astronauten. Dies waren interessante Sitzungen, da wir sie unterbrechen mussten, als sie auf der anderen Seite des Planeten war, und dann zum Gespräch zurückkehren mussten, als sie sich wieder meldete.

Worauf bist Du am meisten stolz?

- Mein erstes Buch zu schreiben, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, hat mich sehr viel Zeit und Mühe gekostet. Ich wurde praktisch zum Alkoholiker, als ich ein Buch darüber schrieb, wie man stressfrei leben kann. Aber dann arbeitete ich Vollzeit und konnte mir keine separate Zeit für die Vorbereitung des Buches leisten. Vor allem war ich mir nicht sicher, ob ich das in 25 Jahren angesammelte Wissen so übertragen kann, dass es den Menschen wirklich hilft. Wir erhalten immer noch regelmäßig Briefe von dankbaren Lesern, aber es gibt ein Problem: Einige Leute werden nach dem Lesen mit Informationen überhäuft, denn ich habe in das Buch alles aufgenommen, was die Menschheit brauchen könnte, falls ich von einem Bus angefahren werde.

Was ist der Unterschied zwischen GTD und standardmäßigen täglichen To-Do-Listen? Fast alle von uns schreiben täglich solche Listen, und manchmal dauert es länger, eine Liste zu erstellen, als sie zu löschen

- Oft wird nur das Wichtigste erfasst und Hunderte von Fällen, die nicht so wichtig sind, werden gar nicht berücksichtigt. Die Leute glauben, dass, wenn die Sache nicht wichtig ist, es möglich ist, sie nicht aufzuschreiben, aber gerade solche kleinen Aufgaben, die durch den Kopf scrollen, verbrauchen einen erheblichen Teil der Ressourcen des Gehirns.

Um frei zu sein und sich auf die wichtigsten Themen konzentrieren zu können, müssen Sie alles ablegen, was nicht so wichtig ist.

Ja, aber Dinge können so unbedeutend sein, dass es länger dauert, sie aufzuschreiben als sie zu erledigen

- Aber wenn Sie sie nicht sofort tun, werden sie Sie stören und Sie werden immer wieder darauf zurückkommen. Wie oft möchten Sie sich daran erinnern, Futter für Ihre Katze zu kaufen? Oder dass Sie Ihre Schwester anrufen müssen? Jedes Mal, wenn Sie auch nur die kleinste Aufgabe haben, müssen Sie ein Notizbuch herausholen und es aufschreiben, es sei denn, Sie planen, diese Aufgabe sofort zu erledigen.

Wie viele solcher Listenkategorien haben Sie?

- Um ehrlich zu sein, erinnere ich mich nicht - mal sehen. Insgesamt sind es ungefähr 20, aber es gibt ungefähr acht direkte Erinnerungen zum Handeln.

Ich habe eine Kategorie "Projekte", "Gespräche" - hier sind Aufgaben hinterlegt, nach denen der nächste Schritt wäre, ein Thema mit jemand anderem zu besprechen.

Dann gibt es "Anrufe", gefolgt von "Dinge, die ich auf meinem Computer erledigen muss" und, beachten Sie, diejenigen, die kein Internet benötigen. Ich habe viele Flüge und nicht alle Flugzeuge haben Wi-Fi, und dementsprechend ist dies die einzige Liste, mit der ich arbeiten kann.

Die nächste Kategorie ist „Arbeiten auf einem verbundenen Computer“. Nun, alles ist klar. Ich habe auch eine Liste von "Texten schreiben", das ist auch Arbeit am Computer, aber es erfordert einen ganz anderen Zustand, in einer bestimmten Stimmung und einem bestimmten Kontext.

„Umsatz“– Fragen, die unterwegs gelöst werden können. "Zuhause" - die Aktionen, die ich zu Hause ausführen muss.

Ich habe auch eine solche Liste, ich habe sie "Surfen" genannt. Das sind alle möglichen lustigen oder lehrreichen Videos, zum Beispiel Katzen, die Klavier spielen, allgemein Videos, die mir zugesandt wurden oder auf die ich gestoßen bin. Ich schaue fast nie dort hin, aber im Prinzip kann ich, wenn ich die Verbindung, Zeit und Lust habe, darauf zurückkommen.

Und hier ist eine Liste von "Fragen, zu denen ich auf Informationen oder Aktionen anderer Personen warte." Und natürlich ist der Kalender das Hauptskelett oder die Landschaft meines Lebens. Stellen Sie sich vor, all diese Dinge auf eine Liste zu setzen - es wird echte Verwirrung geben. Daher habe ich eine komplexere Struktur erstellt, um es zu vereinfachen. Wenn ich heute nur ein paar freie Minuten habe, vergesse ich wahrscheinlich die kreativen Texte, die ich schreiben muss. Wenn ich nicht zu Hause bin, macht es keinen Sinn, in die Heimatliste zu schauen. Ich habe alles sortiert, um nichts zu vergessen und meinen geistigen Raum nicht mit Auswendiglernen zu verschwenden, während ich mich schnell Aufgaben zuwenden kann, für die ich Zeit habe.

Bevorzugen Sie Papiermedien oder elektronische Bewerbungen? Welche Ratschläge können Sie geben?

- Um nichts zu vergessen, habe ich immer ein kleines Notizbuch dabei, wo ich alles aufzeichne. Danach gebe ich alle Aufgaben in den Computer ein. Im Allgemeinen reicht jeder Task-Manager. Die Leute versuchen, ihren Kopf als Büro zu benutzen, und alle Lifehacks sind im Wesentlichen Versionen des äußeren Gehirns. Wie kann ich geeignete Erinnerungen erstellen, um zu sehen, was ich im Moment tun muss, wenn ich es tun muss.

Du entscheidest, ob dieser Lebensstil das Richtige für dich ist, und GTD ist eigentlich kein System von Techniken, sondern ein Lebensstil, bei dem einerseits alles klar geregelt ist und andererseits die Möglichkeit besteht, dies zu tun Gehen Sie kopfüber darauf ein, was Ihnen wirklich gefällt, und beschäftigen Sie sich nicht mit dem, was Papier speichern kann.

Mehr über GTD erfahren Sie in der neuesten Ausgabe von Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, die im September 2015 in Russland erscheinen wird.