So schicken Sie Mitarbeiter ohne Papierkram auf Geschäftsreisen: persönliche Erfahrung

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Wir informieren Sie über die wichtigsten Probleme bei Geschäftsreisen und erklären, wie Sie diese lösen können.

Problem Nr. 1. Langsames Genehmigungssystem

Jede Reise ist eine Ansammlung von Korrespondenz, bei der ich als Vermittler fungiere. Das Versenden von Nachrichten nimmt viel Zeit in Anspruch, außerdem besteht die Möglichkeit, verwirrt zu werden und Fehler zu machen, insbesondere wenn mehrere Personen fliegen.

Einmal habe ich einen Mitarbeiter missverstanden und einem Ticket für den falschen Flug zugestimmt. Es war nicht erstattungsfähig, daher musste das Unternehmen Geld für ein zweites Ticket mit dem richtigen Datum ausgeben und etwa 10.000 Rubel verlieren.

So lösen Sie das Problem

Kurz: den Prozess automatisieren.

Dienste zur Online-Buchung von Reisen meistern diese Aufgabe - ich habe es getestet. Mit ihr lassen sich Geschäftsreisen planen, Flug- und Bahntickets kaufen und Hotels buchen. Sie müssen nicht für die Verbindung und Nutzung des Dienstes bezahlen.

Der Service kann nicht nur vom Leiter und Büroleiter, sondern auch von allen Mitarbeitern des Unternehmens genutzt werden. Die Anzahl der Benutzer ist nicht begrenzt, daher habe ich sofort die Daten aller Jungs, die auf Geschäftsreisen gehen, in das Profil des Lifehackers auf OneTwoTrip for Business hochgeladen. Sie können es manuell oder aus XLS- und CSV-Dateien hinzufügen. Dazu gibt es im Bereich „Mitarbeiter“eine Schaltfläche „Importieren“.

Beim Hinzufügen eines Benutzers können Sie sofort die Daten russischer und ausländischer Pässe eingeben, um sie nicht jedes Mal neu auszufüllen.

Für jeden Mitarbeiter können Sie ein Reiselimit festlegen und die Zugriffsrechte einschränken. Legen Sie beispielsweise ein Limit für eine Bestellung fest und wählen Sie ein Hotel mit bis zu drei Sternen aus. Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, wird sein Profil gesperrt. Er wird nicht in der Lage sein, sein persönliches Konto einzugeben, aber die gesamte Historie und die Berichterstattung über ihn bleiben erhalten.

Das hat meine Arbeit enorm vereinfacht: Ein Mitarbeiter kann sich mit seinem Passwort in seinen persönlichen Account einloggen, den gewünschten Flug und das Hotel auswählen und ohne Bezahlung buchen. Um Tickets zu vereinbaren, müssen Sie keine Screenshots an Telegram senden: Der Direktor sieht als Administrator die Reservierungen und Bestellungen aller Mitarbeiter im Bereich "Bestellungen".

Problem Nr. 2. Hohe Kosten

Wir versuchen, Reisen im Voraus zu planen, um Tickets günstiger zu kaufen. Stimmt, das klappt nicht immer.

So lösen Sie das Problem

Kurz: Sparen Sie bei Tickets und Hotels, indem Sie diese über den Online-Reiseservice kaufen.

OneTwoTrip for Business garantiert, dass Flugtickets gleich oder billiger sind als für Einzelpersonen.

Einsparungen werden durch hohe Umsätze und direkte Verträge mit Fluggesellschaften und Hotels erzielt.

Die Seite bietet etwa 2 Millionen Unterkunftsmöglichkeiten für verschiedene Budgets: Hotels, Apartments, Hostels. Mehr als 1.000 der beliebtesten haben ihre eigenen Beziehungen zu OneTwoTrip for Business. Ist das vom Kunden benötigte Objekt nicht im System vorhanden, kann der Dienst auf Wunsch mit ihm einen Vertrag abschließen.

Wenn die Pläne bestätigt und die Reise genehmigt ist, können Tickets mit zwei Klicks gekauft werden. Wenn nicht, stornieren Sie einfach Ihre Reservierung. Alle Treuekarten der Fluggesellschaften sind gültig, sodass Sie weiterhin Meilen sammeln können. Der Service arrangiert Aktionen mit Banken: Zum Beispiel kann er Cashback mit Boni für Einkäufe mit einer Firmenkarte zurückgeben.

Problem Nr. 3. Langes Ticketing und Abrechnung

Wenn die Tickets und das Hotel mit dem Manager vereinbart wurden, kontaktiere ich die Fluggesellschaft und das Hotel, um eine Rechnung zur Zahlung zu erhalten. Jede Organisation hat ihre eigenen Zahlungsregeln für juristische Personen: irgendwo müssen Sie eine E-Mail schreiben, irgendwo müssen Sie eine Excel-Datei mit Firmendaten ausfüllen, irgendwo - ein Formular auf der Website. Es kam vor, dass ich immer wieder die Hotline anrufen musste, um Unterlagen zu bekommen. Es dauert viel Zeit und die Ticketausstellung dauert manchmal mehrere Tage. Einige Unternehmen stellen juristischen Personen überhaupt keine Rechnungen aus. In solchen Fällen müssen Sie den Kauf aufgeben und sich einen anderen Flug oder ein anderes Hotel suchen.

So lösen Sie das Problem

Kurz:Bezahlung der Tickets und des Hotels mit einer Rechnung auf der Website des Dienstes zur Organisation von Geschäftsreisen.

Auf OneTwoTrip for Business können ich und andere Mitarbeiter mit entsprechendem Zugang Tickets und Hotels genauso einfach buchen und bezahlen wie Einzelpersonen. Der gesamte Vorgang dauert 2-3 Minuten: Sie geben Ihr persönliches Konto ein, geben Datum und Ziel ein und wählen den gewünschten Flug aus. Passdaten und Bonuskartennummer müssen Sie nicht eingeben, diese werden automatisch geladen, wenn Sie einen Mitarbeiter aus der Liste auswählen.

Darüber hinaus können Sie eine komplexe Reiseroute erstellen oder Ihre Reise flexibler gestalten. Fliegen Sie zum Beispiel einen Tag mit verschiedenen Airlines: morgens von Uljanowsk nach Moskau mit Aeroflot und abends zurück mit Pobeda. Dies ist erlaubt, da der Online-Dienst Tickets verschiedener Fluggesellschaften in einer Bestellung „kleben“kann. Wenn Sie Ihre Reise selbst organisieren, würde das in diesem Fall mehr Zeit in Anspruch nehmen: Korrespondenz mit zwei Fluggesellschaften, zwei Rechnungen zur Zahlung, doppelt so viele Abschlussdokumente.

Sie können die Tickets und das Hotel auf zwei Arten bezahlen: mit einer Anzahlung und mit einer Firmenkarte. Ich verwende eine Einzahlung - Sie müssen diese im Voraus für jeden Betrag auffüllen, indem Sie die Rechnung über den Abschnitt "Konto" erstellen. Der Kauf erfolgt sofort und nicht nur während der Banköffnungszeiten.

Bei Problemen können Sie sich an das Service-Support-Team wenden. Sie arbeitet rund um die Uhr und leistet Hilfestellung, auch wenn am Abend oder am Wochenende höhere Gewalt eintritt.

Problem Nr. 4. Dokumente schließen

Die Geschäftsreise endet nicht mit dem Kauf von Tickets und Hotelreservierungen. Viel mehr Aufwand ist die Erstellung der Abschlussdokumente erforderlich. Sie müssen separat bei der Fluggesellschaft und dem Hotel angefordert werden, die sie ausschließlich in Papierform übersenden. Sendungen kommen oft nicht per Post an und gehen verloren. Dies wird im Berichtszeitraum aufgedeckt, so dass Sie dringend den Kontakt einer Person suchen müssen, die die Abschlussdokumente duplizieren kann.

So lösen Sie das Problem

Kurz:beauftragen Sie die Erstellung von Abschlussdokumenten OneTwoTrip for Business.

In OneTwoTrip for Business mit Rechnungen und Berichten ist alles viel einfacher. Jeden Monat erhalten wir einen Akt für alle Leistungen und eine Rechnung für Hotels mit Mehrwertsteuer, vierteljährlich - ein Akt der Versöhnung. Alle Rechnungen und Berichte werden im Bereich "Dokumente" gespeichert. Sie können konfigurieren, welcher der Mitarbeiter Zugriff darauf hat - Sekretärin, Buchhalter, Manager. Dokumente haben keine zeitliche Begrenzung in Ihrem persönlichen Account und sind jederzeit abrufbar.

Was ist das Endergebnis?

Die Organisation von Geschäftsreisen spart Geld und Zeit. Der Dienst ermöglicht Ihnen:

• lange Korrespondenz mit Fluggesellschaften und Hotels ablehnen;
• Fahrten direkt mit dem Kopf koordinieren;
• buchen Sie die profitabelsten Flug- und Unterkunftsoptionen;
• Tickets und das Hotel in 2-3 Minuten an einem Ort ausstellen;
• Tickets bezahlen, ohne auf die Rechnung zu warten;
• vereinfachen die Erstellung und Aufbewahrung von Abschlussdokumenten.