So nutzen Sie Gmail effektiv: 25 Tipps

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2024-01-13 01:08

Selbst wenn Sie täglich mit Google Mail arbeiten, kennen Sie wahrscheinlich nicht alle Funktionen. Hier sind 25 Tipps für den effektiven Einsatz von Gmail, die viele Aufgaben erleichtern und Ihnen Zeit sparen.

1. Wo soll ich anfangen

Ändern Sie den Hintergrund

Statt den üblichen weißen Gmail-Hintergrund zu sehen, peppen Sie Ihren Posteingang mit etwas Auffälligem auf. Wählen Sie einfach den Abschnitt "Themen" in den Einstellungen in der oberen rechten Ecke aus, um einen neuen Hintergrund aus den vorgeschlagenen Optionen festzulegen, oder laden Sie Ihr eigenes Bild hoch.

Alternativ können Sie mit den Schnittstelleneinstellungen experimentieren. Im Modus "Geräumig" haben Sie viel freien Speicherplatz, und "Kompakt" ist gut, wenn Sie so viele Nachrichten wie möglich auf dem Bildschirm unterbringen müssen.

Freunde (und Nachrichten) hinzufügen

Um Ihre Kontakte und alten Nachrichten zum System hinzuzufügen (egal ob Sie Gmail zum ersten Mal verwenden oder ein zusätzliches Konto erstellen), gehen Sie zu "Einstellungen" → "Konten und Import" und wählen Sie den Link "Mail importieren" und Kontakte". Auf diese Weise können Sie Ihre Daten aus anderen Postfächern hinzufügen.

Gmail wie Outlook aussehen lassen

Aktivieren Sie in Einstellungen → Lab die Funktion Vorschaubereich, um den vollständigen Nachrichtentext rechts wie in Outlook anzuzeigen. Angewohnheit ist eine Selbstverständlichkeit. Wenn Sie also Ihr ganzes Leben lang mit Unternehmens-E-Mails gearbeitet haben und gerade erst versuchen, sich mit Gmail vertraut zu machen, wird Viewport Ihnen die Umstellung erleichtern.

Nach der Aktivierung sehen Sie im Dropdown-Menü links neben den Einstellungen verschiedene Anzeigeoptionen.

Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche

Gmail kann entscheiden, welche Nachrichten für Sie wichtiger sind. Clever, oder? Wählen Sie unter Einstellungen → Posteingang die Option Meine E-Mail-Aktivitäten verfolgen … aus, damit Gmail Ihre Nachrichten analysiert.

Sie können auch die Funktion "Marker einbeziehen" oder "Filter ignorieren" auswählen (weitere Informationen zu Filtern finden Sie weiter unten) und den Ordnertyp so ändern, dass wichtige Nachrichten oben angezeigt werden. Anschließend können Sie im Menü "Einstellungen" → "Allgemein" im Abschnitt "Desktop-Benachrichtigungen" (wenn Sie den Browser Chrome, Firefox oder Safari verwenden) die Option "Benachrichtigungen bei wichtigen E-Mails aktivieren" auswählen.

Den Buchstabenfaden loswerden

Es gibt zwei Arten von Menschen: diejenigen, die das Chaining-Feature lieben, und diejenigen, die es mit der Kraft von tausend Sonnen hassen. Gehören Sie zur zweiten Gruppe, gehen Sie in den Bereich „Einstellungen“→ „Allgemein“und schalten Sie die „Buchstabenketten“aus.

2. Ordnung halten

Alles archivieren

Gmail ermöglicht es, Nachrichten zu archivieren, anstatt sie zu löschen. Dies geschieht, damit Sie sich keine Sorgen um die Verfügbarkeit von freiem Speicherplatz machen und Ihre Schublade ständig reinigen müssen. Wenn Sie eine Nachricht archivieren möchten, öffnen Sie diese und klicken Sie auf das zweite Symbol von links (ein Kästchen mit einem nach unten zeigenden Pfeil). Die Nachricht wird auf der Registerkarte Alle E-Mails in der linken Seitenleiste auf Sie warten.

Behalte den Überblick über dein Archiv

Egal wie viel Speicherplatz Gmail für den kostenlosen Dateispeicher bereitstellt, es ist 2016 und die Leute senden immer mehr Anhänge. Wenn Sie Ihr Speicherlimit erreicht haben, ist es an der Zeit, einige der Nachrichten loszuwerden. Klicken Sie auf den Pfeil im Suchfeld, markieren Sie den Punkt "Es gibt Anhänge", wählen Sie die Größe 10 MB und klicken Sie auf den Button mit der Lupe. Dadurch werden Ihnen alle Nachrichten über 10 MB angezeigt. Markieren Sie das Kästchen für die Briefe, die Sie definitiv nicht mehr benötigen, und schicken Sie sie in den Papierkorb.

Antworten und archivieren

Warum eine E-Mail in Ihrem Posteingang hinterlassen, wenn Sie sie bereits beantwortet haben? Nutzen Sie die Funktion "Senden und archivieren", um Ihre eingehenden Nachrichten nicht zu überladen, während Sie auf eine Antwort auf Ihren Brief warten. Gehen Sie zu „Einstellungen“→ „Allgemein“und wählen Sie „Schaltfläche anzeigen“Senden und archivieren „als Antwort“. Jetzt können Sie wie gewohnt antworten, auf Wunsch Nachrichten in Ihrem Posteingang sammeln oder unnötige E-Mails beim Antworten sofort archivieren.

Labels und Filter verwenden

Sie können jeder Nachricht ein Label hinzufügen. Neue Verknüpfungen werden in der linken Seitenleiste angezeigt. Öffnen Sie einfach den Brief und klicken Sie auf das Symbol "Etiketten" - es ist das zweite von rechts. Erstellen Sie nun eine neue Verknüpfung oder wählen Sie eine vorhandene aus (übrigens können Sie die Verknüpfung aus der Seitenleiste direkt in Ihre Nachricht ziehen).

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Mehr" und wählen Sie "Ähnliche E-Mails filtern" und dann "Filter basierend auf dieser Abfrage erstellen". Sie können einen separaten Artikel über Gmail-Filter schreiben. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "".

Kaufen Sie zusätzlichen Speicherplatz

Wenn Sie es satt haben, sich mit dem Problem des Speicherns von Dateien herumzuschlagen, können Sie Geld für zusätzlichen Speicherplatz ausgeben. Scrollen Sie auf der Nachrichtenseite nach unten und in der unteren linken Ecke sehen Sie, wie viel Speicherplatz Sie noch haben, sowie den Link "Verwalten".

Wenn Sie fast 100 % des verfügbaren Speicherplatzes belegt haben, folgen Sie dem Link. Der 100-GB-Plan kostet 139 Rubel pro Monat, und der zusätzliche Speicherplatz kann nicht nur für Gmail, sondern auch in Google Drive und Google Fotos verwendet werden, wenn Sie diese verwenden.

3. Nimm es ernst

Ändern Sie den Anzeigemodus von E-Mails auf der Seite

Versuchen Sie, die Anzahl der Nachrichten pro Seite auf 100 zu erhöhen, damit Sie alle Ihre Briefe auf einen Blick sehen können. Gehen Sie zu Einstellungen → Allgemein → Maximale Seitengröße. Dort können Sie auch 10, 15, 20, 25 und 50 Nachrichten pro Seite anzeigen lassen.

Verteile alles nach Farbe

Sie können eine Nachricht sehr schnell als wichtig markieren, aber verschiedene Nachrichten können unterschiedliche Wichtigkeitsgrade haben. Gehen Sie zu Einstellungen → Allgemein → Sterne und wählen Sie Alle Sterne. Wenn Sie nun auf den Stern klicken, der den Buchstaben markiert, ändert sich die Farbe mit jedem Klick. Auf diese Weise können Sie Ihre wichtigen Nachrichten nach ihrem Inhalt sortieren.

Verwandeln Sie Nachrichten in To-Do-Listen

Die Chancen stehen gut, dass Sie Ihren Posteingang bereits als eine riesige To-Do-Liste betrachten. Warum also nicht Ihre E-Mails in Aufgaben umwandeln, die Sie durchstreichen können? Klicken Sie in der aktiven Konversation auf die Schaltfläche "Mehr" und wählen Sie "Zu Aufgaben hinzufügen". Dieser Thread wird jetzt zusammen mit einem Link zum ursprünglichen Beitrag in Google Tasks angezeigt.

Verfolgen Sie die Anzahl der ungelesenen Nachrichten

Aktivieren Sie im Bereich „Einstellungen“→ „Labor“die Funktion „Symbol für ungelesene Nachrichten“. Wenn Sie, wie jeder normale Mensch, Ihren Mail-Tab den ganzen Tag geöffnet haben, sehen Sie immer, wie viele ungelesene Nachrichten Sie hinterlassen haben. Dies ist für den Fall, dass Ihnen Stress fehlt.

Offline arbeiten

Wenn Sie den Browser Google Chrome verwenden, haben Sie die Möglichkeit, in E-Mails offline zu arbeiten. Natürlich können Sie keine neuen Nachrichten senden und empfangen, aber Sie können Briefe von Ordner zu Ordner verschieben und Entwürfe erstellen. Um diese Funktion zu aktivieren, gehen Sie zu Einstellungen → Offline.

Geben Sie einer Sekretärin Zugriff auf Ihr Konto

Wenn Sie mit den Briefen immer noch nicht zurechtkommen, können Sie all diesen Schrecken Ihrer Sekretärin übermitteln. Gehen Sie dazu zu „Einstellungen“→ „Konten und Import“, wählen Sie „Zugriff auf Ihr Konto gewähren“und fügen Sie weitere Google-Nutzer hinzu. Sie haben nicht das Recht, Ihre Einstellungen und Ihr Passwort zu ändern, aber sie können Nachrichten lesen, archivieren und natürlich darauf antworten. Der Brief wird mit Ihrem Namen und dem Namen Ihrer Sekretärin in Klammern unterschrieben, um Verwechslungen zu vermeiden.

4. Kontrollieren Sie den menschlichen Faktor

Adressen blockieren

Manche verstehen die Hinweise gar nicht. Glücklicherweise können Sie jede Person (oder Website) mit nur wenigen Klicks blockieren. Nachdem Sie eine Nachricht von einer Person erhalten haben, die Sie in die Blacklist aufnehmen möchten, klicken Sie auf den Pfeil in der oberen rechten Ecke und wählen Sie die Funktion "Benutzer blockieren".

Jetzt gehen alle Nachrichten von dieser Adresse direkt in den Spam.

Alte Briefe finden

Möchten Sie schnell alle Nachrichten eines Freundes auf einmal finden? Bewegen Sie den Cursor einfach über den Namen des Absenders, entweder aus dem Posteingang oder aus einem bestimmten Brief, und eine Kontaktkarte wird angezeigt. Klicken Sie dann auf den Link "Gespräche", um alle Nachrichten dieses Kontakts anzuzeigen.

Stornieren Sie falsch gesendete Nachrichten

Wir alle haben schon einmal aus Versehen Briefe an die falsche Adresse geschickt. Glücklicherweise können Sie in Gmail das Senden einfach rückgängig machen. Gehen Sie in den Bereich „Einstellungen“→ „Allgemein“und aktivieren Sie die Funktion „Senden rückgängig machen“. Hier können Sie auch den Zeitraum für den Abbruch des Sendens auswählen: von 5 bis 30 Sekunden. Wenn Sie das nächste Mal eine Nachricht senden, wird oben „Abbrechen“angezeigt.

Gruppennachrichten überspringen

Sie können den Gruppennachrichten-Thread ganz einfach beenden, indem Sie auf die Schaltfläche Mehr klicken und Ignorieren auswählen. Jetzt überspringen Sie alle Nachrichten außer denen, bei denen Sie der einzige Empfänger des Briefes sind.

Wenn Sie zur Gruppennachricht zurückkehren möchten, geben Sie die Abfrage ist: stumm in das Suchfeld ein, damit Sie alle ignorierten Threads sehen. Wählen Sie dann im Menü Mehr die Option Nicht ignorieren. Es sei denn, Sie bedauern sich selbst überhaupt nicht.

5. Sparen Sie Zeit

Unterwegs neue Konten erstellen

Angenommen, Sie möchten Nachrichten sehr sorgfältig filtern oder beispielsweise ein zusätzliches Konto für Dienste erstellen, die bereits Ihr Gmail-Hauptkonto verwenden. In diesem Fall können Sie eine virtuelle Postanschrift erstellen, die mit der Hauptadresse verknüpft ist, indem Sie während der Eingabe einfach „+ ein beliebiges Wort“vor dem @-Symbol hinzufügen. Beispiel: "Ihre Adresse lautet [email protected]" für Online-Shopping.

Alle Antwortnachrichten werden an Ihre Gmail-Hauptadresse gesendet.

Senden Sie Nachrichten im Schlaf

Lassen Sie Kunden und Kollegen denken, dass Sie ein manischer Workaholic sind, indem Sie sie so programmieren, dass sie nachts mit einer für Chrome, Safari und Firefox verfügbaren Erweiterung Nachrichten senden. Mit der kostenlosen Version können Sie bis zu 10 Nachrichten pro Monat senden.

Darüber hinaus verwandelt diese Erweiterung Ihre E-Mails in Erinnerungen und zeigt sie erst in Ihrem Posteingang an, wenn Sie bereit sind, darauf zu antworten. Dies ist ideal, um am Freitagabend den Anschein eines leeren Posteingangs zu erwecken.

Beantworte automatisch doppelte Anfragen

Wenn Sie von lästigen Kunden mit der gleichen Art von Anfragen überschwemmt werden, müssen Sie nicht immer wieder dieselbe Antwort eingeben. Schalten Sie einfach die Funktion „Antwortvorlagen“im Bereich „Einstellungen“→ „Labor“ein. Wenn Sie das nächste Mal eine Antwort drucken, speichern Sie sie als Vorlage und senden Sie sie an alle gleichen Anfragen.

6. Klicken Sie weniger

Gönnen Sie Ihrer Maus eine Pause

Fast alles in Gmail kann mit der Tastatur erledigt werden. Grundlegende Tastenkombinationen funktionieren standardmäßig, aber vergessen Sie nicht, zu Einstellungen → Allgemein zu gehen und die Funktion Tastenkombinationen zu aktivieren. Speichern Sie Ihre Änderungen und klicken Sie dann auf das Fragezeichen, um mögliche Tastenkombinationen anzuzeigen.

Hören Sie auf, andere Postfächer zu überprüfen

Klicken Sie im Abschnitt „Einstellungen“→ „Konten und Import“auf den Link „Ihr POP3-Mail-Konto hinzufügen“und Gmail lädt Ihre E-Mails aus anderen Postfächern herunter. Richten Sie dann das Senden von Nachrichten ein: Sie können sowohl von Ihrer Gmail-Adresse als auch von anderen E-Mail-Adressen aus antworten.