So priorisieren Sie, wenn Sie ständig überfordert sind

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Wir definieren die Hauptsache im Leben und lernen, sie an die erste Stelle zu setzen.

Wenn Sie in einem Meer von Aufgaben und Verpflichtungen ertrinken, kann selbst die Entscheidung, was Sie zuerst tun sollen, schwierig sein. In einer solchen Situation ist es wichtig zu akzeptieren, dass es physisch einfach unmöglich ist, alles abzuschließen und das Wichtigste hervorzuheben. Andernfalls werden Sie von Stress und Schuldgefühlen heimgesucht.

Was sollte Priorität haben

Jeder wird seine eigenen spezifischen Aufgaben haben, aber es gibt einige Lebensbereiche, denen wir alle mehr Aufmerksamkeit schenken sollten. Sie sind diejenigen, die Ihnen helfen, Ihren langfristigen Zielen näher zu kommen und das Leben lebenswert zu machen. Doch viele ignorieren sie monate- oder sogar jahrelang. Versuchen Sie, sie ganz oben auf Ihrer To-Do-Liste zu platzieren.

1. Gesundheit

Ein gesunder Lebensstil tritt immer häufiger in den Hintergrund. Wir geben es auf, im Park spazieren zu gehen und zu trainieren, um Dinge zu erledigen, oder wir entscheiden uns für Fast Food, um keine Zeit mit Kochen zu verschwenden.

Die Ergebnisse solcher Entscheidungen häufen sich und wirken sich auf alle Lebensbereiche aus. Fast Food liefert nicht genug Energie, um gut zu funktionieren. Der Stress und die Reizbarkeit, die dadurch entstehen, dass wir uns nicht um uns selbst kümmern, können uns das Gefühl geben, bei unseren Lieben zu sein. Dadurch leidet nicht nur das körperliche Wohlbefinden, sondern auch das psychische Wohlbefinden, der emotionale Zustand verschlechtert sich. Denken Sie also daran: Gesundheit ist die Grundlage von allem.

2. Schlafen

Auf Prüfungen vorbereiten, einen Bericht fertig schreiben, lange wach bleiben und eine Serie schauen – wir wählen alles außer Schlafen. Es scheint, dass wir durch die Reduzierung ein paar zusätzliche Stunden für unsere Angelegenheiten gewinnen. Aber der Preis ist sehr hoch.

Sie haben wahrscheinlich die Auswirkungen von Schlafmangel erlebt: Müdigkeit, Reizbarkeit, Unfähigkeit, sich zu konzentrieren und etwas Produktives zu tun. Studien zeigen jedoch, dass der ständige Mangel an Ruhe zu viel schwerwiegenderen Problemen führt, von Erkrankungen des Herz-Kreislauf-Systems bis hin zur Verschlechterung des Gehirns. Vernachlässigen Sie den Schlaf nicht.

3. Beziehungen zu geliebten Menschen

In stressigen Momenten beginnen wir oft Beziehungen mit geliebten Menschen, in dem Glauben, dass sie nirgendwo hingehen und wir einfach zur Kommunikation zurückkehren, wenn wir mehr Zeit haben. Und so verpassen wir ein Kinderkonzert wegen eines Arbeitstreffens oder vergessen, einem Freund alles Gute zum Geburtstag zu wünschen, weil die Gedanken mit dem Geschäftlichen beschäftigt sind. Solche kleinen Dinge sammeln und zerstören Beziehungen, und es ist schwierig, sie später wiederherzustellen.

Nehmen Sie sich Zeit, um Familie und Freundschaften zu stärken, damit Sie nicht bereuen müssen, was Sie verpasst haben. Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen:

• Mach den ersten Schritt. Warten Sie nicht darauf, dass andere etwas vorschlagen. Seien Sie derjenige, der in Kontakt bleibt und Familie und Freunde irgendwo einlädt.
• Bestimmen Sie selbst, was Sie um nichts auf der Welt vermissen werden. Irgendwann müssen Sie sich unweigerlich für Arbeit oder andere Aufgaben entscheiden. Aber es muss Situationen geben, die nicht zu vernachlässigen sind, wie zum Beispiel ein Hochzeitstag oder einem Freund in einer für ihn schwierigen Zeit zu helfen.
• Den Kontakt halten. Wir sind alle beschäftigt, aber das ist kein Grund, den Kontakt zu verlieren. Rufen Sie an, schreiben Sie, gratulieren Sie Ihren Lieben zu ihren Siegen, bekunden Sie bei Misserfolgen Ihr Mitgefühl, bedanken Sie sich und melden Sie sich einfach so.

4. Produktive Arbeit

Hart arbeiten und produktiv sein ist nicht unbedingt dasselbe. Sie können von morgens bis abends arbeiten, erzielen aber minimale Ergebnisse. Daher ist es wichtig, nicht nur gewissenhaft, sondern weise zu handeln: in die Tiefe zu arbeiten, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die helfen, zu wachsen, auch beruflich. Suchen und priorisieren Sie Möglichkeiten, die es Ihnen ermöglichen, neue Dinge zu lernen und Dinge zu tun, die Sie inspirieren.

Was man von Prioritäten ausschließen sollte

Um etwas auf der To-Do-Liste nach oben zu rücken, muss man auf etwas anderes verzichten. Hier sind einige Aktivitäten, mit denen Sie Ihre Zeit und Energie freisetzen können.

1. Social Media und Inhaltsaufnahme

Es sollte nicht Ihre Priorität sein, herauszufinden, was es Neues auf Instagram oder Twitter gibt. Der Autor des digitalen Minimalismus, Cal Newport, rät dazu: "Konzentrieren Sie sich auf eine Handvoll sorgfältig ausgewählter Online-Aktivitäten, die Ihre Werte unterstützen, und überspringen Sie den Rest."

Um diesen Prozess zu erleichtern:

• Behalten Sie im Auge, wohin Ihre Zeit geht. Dafür gibt es spezielle Dienste. Wenn Sie sehen, wie viel Sie verschwenden, ist es einfacher, diese Zeit auf etwas anderes umzuleiten.
• Machen Sie es sich selbst schwerer, darauf zuzugreifen. Entfernen Sie Social-Media-Apps, um Langeweile beim Zugriff zu vermeiden.

2. Aufgaben von geringem Wert

Es gibt immer Dinge, die viel Zeit in Anspruch nehmen, uns aber nicht weiterbringen:

• Post überprüfen und Briefe beantworten;
• Lesen Sie die gesammelten Nachrichten in Arbeitschats;
• sich wiederholende Verwaltungsaufgaben erledigen;
• jemandem dringenden Wunsch erfüllen.

Solch ein Umsatz lenkt nur von der Hauptsache ab. Denken Sie daran, dass Sie keine großen Ziele erreichen werden, wenn Sie immer nur so kleine Dinge tun.

3. Negative Einstellung

Wir verweilen oft bei unangenehmen Ereignissen und Rückschlägen, zweifeln an uns selbst oder werden wütend auf andere. Das verdirbt nicht nur die Stimmung, sondern kostet auch Zeit, die für Veränderungen im Leben aufgewendet werden könnte. Verwenden Sie die folgenden Strategien, um zu vermeiden, in negativen Gedanken stecken zu bleiben:

• Sammeln Sie eine Sammlung von Komplimenten. Wenn dir jemand etwas Gutes gesagt, gelobt, bedankt, gelobt hat, schreibe es in ein Notizbuch oder speichere einen Screenshot. Wenn du schlechte Laune hast, wird es dir helfen, dich besser zu fühlen, wenn du die netten Worte noch einmal liest.
• Beobachten Sie Ihren internen Dialog. Wenn Sie negative Gedanken über sich selbst bemerken, stellen Sie sich vor, wie Sie einem engen Freund oder Kind so etwas sagen. Höchstwahrscheinlich werden Sie feststellen, dass Sie zu selbstkritisch sind.
• Sei freundlicher. Denken Sie daran, dass Menschen Sie möglicherweise verletzt haben, weil sie selbst Schwierigkeiten hatten. Aber vergiss nicht, nett zu dir zu sein. Wenn du das Gefühl hast, dass die Person giftig ist, verteidige deine Grenzen oder höre auf zu kommunizieren.

Das Wichtige an die erste Stelle setzen

1. Kombiniere alle Aufgaben

Sicherlich haben Sie eine Liste von Arbeitsaufgaben und persönlichen Angelegenheiten und verschiedene Ideen schwirren ständig in Ihrem Kopf herum. Es ist so schwer zu wissen, womit man anfangen soll. Daher ist der erste Schritt, alle Fälle an einem Ort zu sammeln und zu markieren, bis zu welchem Datum sie abgeschlossen sein müssen. Dazu können Sie Papier oder Dienste wie Trello und Todoist verwenden.

2. Ablenkungen loswerden

Blockieren Sie den Zugriff auf zeitaufwändige Websites. Sie können dies den ganzen Tag oder für einen bestimmten Zeitraum tun, wenn Sie ohne Ablenkung arbeiten müssen. Wenn dies keine Option für Sie ist, deaktivieren Sie zumindest unnötige Benachrichtigungen.

3. Widerstehe dem Drang, zu etwas Neuem zu wechseln

Es wird immer eine neue Idee oder Aufgabe geben, die Sie angehen möchten. Aber wenn Sie von einem zum anderen wechseln, werden Sie in dem, was Sie tun, nicht vorankommen. Auch wenn Sie sich langweilen, probieren Sie es aus. Gib eine Angewohnheit nach einer Woche nicht auf, um eine andere auszuprobieren. Nehmen Sie kein neues Projekt an, bis Sie das aktuelle abgeschlossen haben.

4. Unterscheiden Sie zwischen wichtigen und dringenden Angelegenheiten

Wir neigen dazu, Aufgaben mit Fristen zu priorisieren, auch wenn diese für uns an sich weniger wichtig sind. Aber Aktivitäten wie Oma anrufen oder spazieren gehen stehen nicht im Vordergrund, obwohl sie das Leben einfach ausbalancieren und wertvolle Erinnerungen schenken.

Verwenden Sie die Eisenhower-Matrix, um Fälle zu priorisieren. Es hat vier Kategorien:

• Dringend und wichtig: Aufgaben, die für Sie wertvoll sind - sie müssen so schnell wie möglich erledigt werden.
• Nicht dringend, aber wichtig: Aufgaben, die bei der Entwicklung helfen - sie müssen in den Kalender eingetragen werden.
• Dringend aber unwichtig: Aufgaben, die an andere delegiert werden können.
• Nicht dringend und unwichtig: Aufgaben aufzugeben.

Versuchen Sie, wichtige Dinge so oft wie möglich zu tun, und minimieren Sie die unwichtigen.

5. Verwalten Sie nicht die Zeit, sondern Ihre Energie

Dazu müssen Sie feststellen, wann Sie am produktivsten sind, und Aufgaben basierend auf Ihrem Energieniveau verteilen. Zum Beispiel:

• Wenn Sie ein Frühaufsteher sind, erledigen Sie wichtige Dinge am Morgen, wenn Sie am energiereichsten sind.
• Wenn Sie eine Nachteule sind, erledigen Sie abends Projekte, die Konzentration erfordern.
• Wenn Sie kleine Kinder haben, ist Ihre produktive Zeit, wenn sie schlafen oder sich jemand anders um sie kümmert. Nutzen Sie diese Lücken für Ihre vorrangigen Aufgaben.

6. Erstellen Sie eine Liste Ihrer Verpflichtungen

Wir nehmen uns oft zu viel vor, obwohl unsere Energie und Zeit begrenzt sind. Daher ist es sinnvoll, Ihre Verpflichtungen regelmäßig zu überprüfen:

• Erstellen Sie eine möglichst detaillierte Liste mit dem, wofür Sie Ihre Zeit aufwenden.
• Teilen Sie diese Aktivitäten in Kategorien ein: Karriere, Familie, Hobbys usw.
• Entscheiden Sie, wie viel Zeit Sie in Prozent für jede Kategorie aufwenden möchten.
• Reduzieren Sie die Anzahl der weniger wichtigen Aufgaben, damit Sie genügend Ressourcen für die wichtigsten haben.
• Erstellen Sie jeden Tag eine To-Do-Liste basierend auf Ihren Hauptkategorien.

7. Bemühen Sie sich, so schnell wie möglich "den Frosch zu essen"

Ein Frosch bedeutet die schwierigste oder unangenehmste Sache des Tages. Zum Beispiel an einem Projekt arbeiten, von dem Sie träumen, Sport treiben, tausend Worte für ein zukünftiges Buch schreiben. Normalerweise möchten Sie solche Dinge auf später verschieben, aber es ist besser, sie zuerst zu tun.

Das bringt dich voran und macht dir im Laufe des Tages alles andere leichter. Wenn Sie jeden Tag "einen Frosch essen", werden Sie nach und nach bessere Ergebnisse erzielen.

8. Aufgaben in Blöcken verteilen

Dies wird Ihnen helfen, einen Zeitplan basierend auf Prioritäten zu erstellen und keine Zeit damit zu verschwenden, von einem zum anderen zu wechseln. So funktioniert die Methode:

• Machen Sie eine To-Do-Liste für den Tag.
• Teilen Sie Aufgaben des gleichen Typs in Blöcke auf, zum Beispiel "Arbeiten mit Mail", "Text schreiben", "Termine".
• Berechnen Sie, wie lange es für jeden Block dauern wird.
• Fügen Sie dem Kalender nacheinander Blöcke hinzu.
• Gehen Sie erst zum nächsten über, wenn Sie das vorherige beendet haben.
• Verschieben Sie bei Bedarf Blöcke im Kalender.

Versuchen Sie, jeden Tag mindestens einen der Blöcke Ihren Prioritäten zu widmen.

Auch lesen?

• 7 effektive Planungsmethoden, die Ihnen helfen, auf Kurs zu bleiben
• So werden Sie produktiver: 7 Hauptregeln
• 4 Möglichkeiten, Ihre To-Do-Liste zu organisieren, damit Sie intelligenter arbeiten können