So gruppieren Sie Aufgaben richtig, um mit allem Schritt zu halten

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Steigern Sie die Produktivität, indem Sie Ihre Aufgabenliste aufräumen.

Dass Multitasking nichts Gutes ist, wissen längst alle: Es hindert uns daran, uns effektiv auf eine Sache zu konzentrieren.

Die Sache ist, dass der Wechsel von einer Aufgabe zur anderen viel Zeit in Anspruch nimmt – das bestätigen Studien zum Multitasking: Wechselkosten. Menschen arbeiten am effektivsten, wenn sie in einen Flow-Zustand geraten: vollständig auf eine Aktivität konzentriert, ohne von etwas anderem abgelenkt zu werden.

Leider ist es nicht immer möglich, den Fluss zu erwischen, da wir ständig mit einer Menge verschiedener Dinge überschwemmt werden, die unsere Aufmerksamkeit erfordern. Es gibt jedoch einen Trick, mit dem Sie die Zeit- und Energieverschwendung beim Wechsel zwischen verschiedenen Aktivitäten minimieren können. Es wird Task-Batching genannt.

Die Essenz dieser Technik ist wie folgt: Sie fassen Aufgaben des gleichen Typs zu sogenannten Paketen zusammen und führen diese dann in großen Mengen durch. Es ist einfach.

Warum ist es sinnvoll, Aufgaben zu gruppieren?

Am einfachsten ist es, Dinge in einer zufälligen Reihenfolge zu erledigen: Sie müssen sich nicht um Planung, Priorisierung und andere langweilige Dinge kümmern. Du hast dich an etwas erinnert - und du hast es getan. Und dann gingen wir zur nächsten Aufgabe über.

Dieser Ansatz ist jedoch für Ihre Konzentrationsfähigkeit nicht sehr nützlich. Laut der in Psychology Today veröffentlichten Studie The True Cost Of Multi-Tasking verliert eine Person bis zu 40% ihrer Produktivität, wenn sie zwischen unabhängigen Aufgaben wechselt.

Mit anderen Worten, wenn Sie zuerst einen Bericht schreiben, dann auf E-Mails antworten, dann Papierdokumente sortieren und dann wieder zum Bericht zurückkehren, dann verschwenden Sie jedes Mal Zeit damit, sich auf eine neue Aufgabe zu konzentrieren, die nicht wie die vorherige ist. Tom DeMarco, Autor von The Human Factors: Erfolgreiche Projekte und Teams, behauptet, dass dieser „Gangwechsel“bis zu 15 Minuten oder länger dauern kann.

Durch die Stapelgruppierung von Aufgaben können Sie ganz einfach von einer Aktivität zur anderen wechseln. Je ähnlicher Ihre Aufgaben sind, desto einfacher ist es, nachdem Sie eine erledigt haben, die nächste anzunehmen.

So verwenden Sie die Stapelverarbeitung

1. Erstellen Sie eine To-Do-Liste

Schreiben Sie zunächst Zeile für Zeile in eine einfache Liste, was Sie tun möchten. Sie können dies auf Papier tun oder zahlreiche Apps zur Aufgabenverwaltung verwenden. Die Hauptsache ist, alles zu reparieren. Es ist ideal, jeden Tag (oder mindestens einmal pro Woche) etwas Planungszeit einzuplanen.

2. Aufgaben in Kategorien einteilen

Nun, da die Liste fertig ist, unterteilen Sie alle Elemente in Kategorien. Sie können unterschiedlich sein - wählen Sie, was Sie wollen. Die Hauptsache ist, dass es bequem und visuell ist.

Sammeln Sie beispielsweise Aufgaben wie "E-Mails beantworten" oder "Kollegen anrufen" im Abschnitt "Verhandlungen" und "Artikel schreiben" und "Änderungen vornehmen" im Abschnitt "Text". Erstellen Sie separate Kategorien für Hausarbeit, Arbeitsaufgaben, Einkaufen und mehr. Es wird einfacher sein, in einer solchen geordneten Liste zu navigieren.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, Aufgaben nach dem Ort, an dem sie ausgeführt werden sollen, in Paketen zu sammeln. Verknüpfen Sie beispielsweise alle Einkäufe mit dem Standort „Supermarkt“und Arbeitsaufgaben mit dem Standort „Büro“und so weiter. Auf diese Weise können Sie, wenn Sie sich in der Nähe eines Geschäfts befinden, in Ihre To-Do-Liste schauen und sofort alle Einkäufe sehen, die Sie benötigen.

3. Blockiere die Zeit

Die Stapelverarbeitung von Aufgaben funktioniert hervorragend in Verbindung mit der sogenannten Time-Blocking-Technik. Nachdem Sie die Liste in Kategorien unterteilt haben, weisen Sie jeder Kategorie eine bestimmte Tageszeit zu. Und fügen Sie den entsprechenden Block zu Ihrem Kalender hinzu. Tue während eines Zeitblocks nur Dinge aus einer Kategorie und ignoriere die anderen.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, die beliebte Pomodoro-Technik an die Aufgabenstapelung zu binden. 25 Minuten lang sind Sie mit ununterbrochenen Aufgaben aus einem Paket beschäftigt. Dann 5 Minuten ruhen. Wiederholen Sie dann den Zyklus mit einer anderen Gruppe von Fällen.

4. Betrachten Sie Ihre Spitzenproduktivität

Entscheiden Sie, zu welcher Tageszeit Sie am produktivsten sind. Die meisten Menschen haben heute Morgen, aber es gibt auch Nachtschwärmer, denen es leichter fällt, sich im Dunkeln zu konzentrieren. Finden Sie Ihren Produktivitätsgipfel und versuchen Sie, Aufgaben aus den Kategorien mit der höchsten Priorität darin zu erledigen.

5. Beseitigen Sie Ablenkungen

Stellen Sie beim Ausführen der nächsten Aufgabengruppe sicher, dass Sie nicht durch eine versehentliche Benachrichtigung oder einen Telefonanruf gestört werden. Sie können eine spezielle Zeit einplanen, um Ihr Smartphone zu überprüfen. Während Sie Aufgaben aus einer Kategorie angehen, denken Sie nicht an den Rest.

Welche Aufgaben können gruppiert werden

In der Tat im Allgemeinen keine. Scott Young, Autor, Programmierer, Unternehmer und großer Fan der Stapelverarbeitung, nennt einige Beispiele:

• E-Mail. Tim Ferris, Autor von How to Work 4 Hours a Week, bekommt manchmal 300 E-Mails pro Stunde. Und trotz dieser Lautstärke beantwortet er sie nur einmal am Tag und nimmt sich dafür extra Zeit.
• Lektüre. Zwischendurch etwas zu lesen ist fast sinnlos, da man sich sowieso nicht an viel erinnern wird. Bestimmen Sie besser selbst, wann es für Sie bequemer ist, die Informationen nachdenklich aufzunehmen, und buchen Sie diese Zeit zum Lesen.
• Telefonanrufe. Notieren Sie die Namen der Personen, die Sie anrufen möchten, und deren Telefonnummern in einer Liste. Rufen Sie dann alle Kandidaten auf der Liste auf einmal auf. Erstens werden Sie nicht wieder von Telefongesprächen abgelenkt. Zweitens können Sie die Tageszeit wählen, zu der die Leute am wenigsten beschäftigt sind und mit Ihnen sprechen können.
• Erholung und Unterhaltung. Übertragen Sie die gesamte Unterhaltung – Filme, Computerspiele, Spaziergänge – auf das Ende des Tages. Dies motiviert Sie, die Arbeit so schnell wie möglich zu beenden, und es wird Ihnen leichter fallen, sich zu entspannen, da Sie wissen, dass für heute bereits alles neu gemacht ist.
• Einkaufsfahrten. Bevor Sie das Haus verlassen, sammeln Sie alle Aufgaben, Einkäufe und Besorgungen auf einem Haufen und erledigen Sie sie auf einmal. Zum Beispiel können Sie gleichzeitig einen Supermarkt, eine Post und eine chemische Reinigung besuchen. Sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Benzin.
• Korrespondenz in sozialen Netzwerken. Nehmen Sie sich abends eine Stunde Zeit, um online zu chatten. Lassen Sie in der restlichen Zeit die Benachrichtigungen von Social-Media-Clients deaktiviert.
• Essen zubereiten. Es besteht die Möglichkeit, dass Sie ständig nicht genug Zeit haben, um jeden Tag etwas zu kochen. Glücklicherweise hat uns die Zivilisation ein solches Gerät wie einen Mikrowellenherd präsentiert. Nehmen Sie sich 1-2 Tage Zeit, um das Essen für die nächste Woche zuzubereiten, und wärmen Sie es dann einfach wieder auf.
• Reparatur. Kommt endlich zusammen und erledigt all die kleinen Aufgaben rund ums Haus, die so lange in den Startlöchern warten. Ersetzen Sie die durchgebrannten Glühbirnen, reparieren Sie den Türknauf und den tropfenden Wasserhahn.
• Reflexionen. Denken Sie die ganze Zeit, versuchen Sie, etwas zu planen, einige Probleme zu lösen, aber nichts funktioniert für Sie? Scott Young rät, sogar so etwas wie das Denken zu einem genau definierten Zeitpunkt zu tun. Gewöhnen Sie sich an, 2-3 Stunden pro Woche zu planen, was Sie als nächstes tun und welche Ziele Sie erreichen möchten.

Ja, und außerdem ist das Stapeln von Aufgaben auch eine Aufgabe. Planen Sie daher einen besonderen Zeitpunkt ein, am besten am Abend, um die Artikel auf Ihrer Liste für morgen zu verteilen.