20 effektive Zeitmanagement-Techniken

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Organisiere dein Leben, damit du keine Minute verschwendest.

1. Regel 1-3-5

Ihre Arbeitszeiten während des Tages sind begrenzt und die 1-3-5-Regel ermöglicht es Ihnen, sie am sinnvollsten zu verbringen. Seine Essenz ist wie folgt: An einem Tag können Sie nur eine große Aufgabe erledigen, drei mittlere und fünf kleine. Es gibt insgesamt neun Fälle, nicht mehr und nicht weniger. Die Regel wird dazu beitragen, den Schutt schrittweise aufzuräumen, rechtzeitig zu sein und nicht zu überarbeiten.

2. Die Dreierregel

Für diejenigen, die nicht mit Zahlen vertraut sind oder nicht neun Dinge am Tag tun können, hat Chris Bailey, Autor von My Productive Year, die Dreierregel entwickelt. Es sagt, dass es ausreicht, jeden Tag die drei wichtigsten Dinge zu tun, um produktiv zu sein.

Anstatt Ihre Energie und Aufmerksamkeit auf ein paar Dutzend Punkte auf einer Checkliste zu verteilen, wählen Sie einfach die drei wichtigsten Aufgaben des Tages aus und konzentrieren Sie sich darauf. Wählen Sie am nächsten Tag drei weitere aus und so weiter. Dadurch bleiben Sie konzentriert. Die gleiche Regel kann angewendet werden, um Ziele für die Woche, den Monat oder das Jahr festzulegen.

3. Methode 10 Minuten

Sie haben eine Aufgabe, die Sie nicht starten möchten? Sage dir: "Ich mache das nur 10 Minuten und dann ruhe ich mich aus." Höchstwahrscheinlich werden Sie während dieser Zeit in die Arbeit gezogen und können nicht mehr aufhören.

4. Pomodoro

Dieses System wurde von Francesco Cirillo erfunden, um sich die Prüfungsvorbereitung zu erleichtern. Es hilft, Menschen zu fokussieren, die leicht abgelenkt werden können. Es ist auch eine gute Möglichkeit zu kontrollieren, wie viel Zeit Sie für einen bestimmten Job aufwenden.

So funktioniert Pomodoro: Du nimmst einen Timer und stellst ihn auf 25 Minuten. Konzentrieren Sie sich danach auf Ihre Arbeit. Wenn die 25 Minuten vorbei sind, ruhen Sie sich 5 Minuten aus und machen es dann noch einmal. Nach vier Zyklen haben Sie eine große Pause von einer halben Stunde.

5. Methode 90/30

Die 90/30-Methode wird von dem Schriftsteller und Blogger Tony Schwartz, dem Buffer-Mitbegründer Leo Widrich, dem Literaturkritiker Benjamin Che Kai Wai und dem Unternehmer Thomas Oppong verwendet.

Die Essenz ist wie folgt: Sie arbeiten 90 Minuten lang hart, ruhen sich dann eine halbe Stunde lang aus und wiederholen dann den Zyklus. In diesem Fall widmen Sie die ersten 90 Minuten der wichtigsten Aufgabe des Tages und die nächsten Abschnitte widmen Sie weniger wichtigen Dingen.

Laut einer Studie von The Enchanted World of Sleep des Yale-Spezialisten Peretz Lafee sind 90 Minuten die optimale Zeit für eine Person, um sich effektiv auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Und eine halbe Stunde reicht aus, um sich vollständig auszuruhen, was die Forschung zu Schlaf und Wachheit des Neurophysiologen Nathan Kleitman bestätigt.

6. Methode 52/17

Dies ist eine private Version der vorherigen Methode. Es ist nicht anders, außer in Zahlen: Sie arbeiten 52 Minuten und ruhen sich dann 17 Minuten aus. Laut dem Experiment The Rule of 52 and 17: It’s Random, But it Ups Your Productivity, das vom Arbeitsamt The Muse mit der DeskTime-App durchgeführt wurde, helfen Ihnen diese Zeiträume, produktiv zu bleiben und Überarbeitung zu vermeiden. Wenden Sie daher die 52/17-Methode an, wenn Sie das Gefühl haben, nicht die Kraft zu haben, 90 Minuten hintereinander zu arbeiten.

7. Frösche essen

Die Methode wurde von Eat That Frog erfunden: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs Motivationsredner und Selbsthilfe-Autor Brian Tracy. Er nennt "Frösche" unangenehme und schwierige Aufgaben, die Sie trotz Ihrer Zurückhaltung erledigen müssen. Machen Sie eines gleich zu Beginn des Tages – essen Sie den Frosch. Und dann fällt es Ihnen leichter: Sie werfen diesen Stein von der Seele und sorgen für gute Laune für den ganzen Tag.

8. Zeitblöcke

Eine unangenehme Sache an To-Do-Listen ist, dass sie dir keine Vorstellung davon geben, wie lange eine Aufgabe dauert. „Brot kaufen“und „Bericht abschließen“belegen eine Zeile in der Liste, doch diese Aufgaben sind in Komplexität und Bedeutung unvergleichlich.

Ein Kalender ist viel besser als eine To-Do-Liste: Er ermöglicht es Ihnen, die Zeit visuell zu kontrollieren. Sie sehen einen großen Block und stellen fest, dass die Aufgabe nicht einfach ist. Probieren Sie daher die Technik der "Zeitblöcke" aus: Tragen Sie sie in den Kalender ein und weisen Sie jedem entsprechend der Komplexität der Aufgabe Zeit zu. Und lassen Sie sich bei dieser oder jener Aufgabe nicht von anderen ablenken.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) ist ein Produktivitätssystem, das von Business Coach David Allen erfunden wurde. Seine Hauptprinzipien sind wie folgt:

1. Notieren Sie alle Ihre Taten und Ideen an einem Ort, dem sogenannten Posteingang.
2. Sortieren Sie den Inhalt Ihres Posteingangs regelmäßig, indem Sie Aufgaben priorisieren und zeitlich festlegen. Platzieren Sie Notizen entsprechend ihrem Inhalt in Ordnern - "Arbeit", "Zuhause", "Einkaufen" und so weiter.
3. Überarbeitungen durchführen - überflüssige Notizen wegwerfen, erledigte Fälle durchstreichen, Materialien verschieben, die ihre Relevanz für das Archiv verloren haben.
4. Wenn alles geplant ist, fahren Sie mit der Ausführung fort. Aufgaben, die in wenigen Minuten erledigt werden können, lösen Sie sofort. Andere können delegiert oder in einem Kalender platziert werden.

Alle Feinheiten von GTD erfahren Sie in unserem Guide.

10. ZTD

Leo Babauta, Autor des Produktivitätsblogs Zenhabits, hält das GTD-System von David Allen für sehr komplex und erfordert zu viel Aufwand. Er bietet sein Zen to Done-System an. Um ihm zu folgen, müssen Sie 10 einfache Gewohnheiten entwickeln.

1. Sammeln Sie alle Informationen im Posteingang.
2. Verarbeiten Sie alle Datensätze, ohne sie auf Eis zu lassen.
3. Planen Sie Ihre wichtigsten Ziele für jeden Tag und Ihre größten Ziele für die Woche.
4. Konzentrieren Sie sich immer nur auf eine Sache, ohne Ihre Aufmerksamkeit zu zerstreuen.
5. Erstellen Sie einfache, kurze To-Do-Listen.
6. Organisieren Sie Ihre Notizen basierend auf ihrem Inhalt in Kategorien, genau wie im ursprünglichen GTD.
7. Überprüfen Sie Ihre Notizen regelmäßig und entfernen Sie unnötige Dinge.
8. Vereinfachen. Reduzieren Sie die Liste Ihrer Aufgaben und Ziele, schreiben Sie kurz und klar.
9. Um sich auf die Arbeit einzustellen, halten Sie zu jeder Zeit einen bestimmten Tagesablauf ein.
10. Tun Sie, was Sie wirklich tun möchten.

11. Kanban

Japanische Produktivitätsmethode, die Ihnen hilft, den Überblick zu behalten, was Sie tun, was Sie bereits getan haben und was in Zukunft getan werden muss. Kanban visualisiert den Workflow visuell.

Du nimmst eine Stickertafel (oder meldest dich bei einem To-Do-Manager wie Trello an) und zeichnest drei Spalten darauf: To do, Doing, Done. Dann schreiben Sie Ihre Angelegenheiten auf Haftnotizen und platzieren Sie diese in der entsprechenden Spalte, je nachdem, was Sie tun und was Sie bereits getan haben.

12. Die Zwei-Minuten-Regel

Diese Regel ist ein integraler Bestandteil von GTD, kann aber auch verwendet werden, wenn Sie kein Fan von Allens Technik sind. Wenn die Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert, führen Sie sie sofort aus. Sie entlasten also Ihr Gehirn, weil Sie sich nicht mehr an diesen Fall erinnern müssen.

13. Null Posteingang

Zero Inbox wurde vom Autor und Performance-Experten Merlin Mann erfunden und funktioniert gut mit GTD. Mann hat es auf E-Mails angewendet, aber Sie können Fälle, Dokumente, Notizen und andere Informationen auf die gleiche Weise behandeln. Wie der Name schon sagt, ist das Ziel dieser Technik, Ihren Posteingang leer zu halten.

Im ursprünglichen GTD-System häuften sich im Posteingang immer wieder eine Reihe von Einträgen. Sie müssen sich Zeit nehmen, um sie zu sortieren, und es ist leicht, etwas Wichtiges in einem vollen Posteingang zu übersehen. Mann empfiehlt, den Inhalt zu zerlegen, sobald er eintrifft. Sie öffnen einen Posteingang und entscheiden, was mit jedem Element geschehen soll: löschen, delegieren, antworten, zurückstellen oder abschließen. Schließen Sie es erst, wenn Sie mit allen Elementen eine der angegebenen Aktionen ausgeführt haben.

Darüber hinaus helfen Ihnen automatische Filter in E-Mails, intelligente Ordner und Programme zum Sortieren von Dokumenten, Zeit zu sparen.

14. Frisch oder gebraten

Frisch oder gebraten bedeutet "frisch oder gebraten". Diese Philosophie wurde von Dominate Your Day With the „Fresh or Fried“Prioritization System der Bloggerin Stephanie Lee entwickelt. Ihr zufolge ist Ihr Gehirn morgens beim Aufwachen "frisch", aber im Laufe des Tages "fritiert es". Das bedeutet, dass Sie den Zeitpunkt Ihres Produktivitätsmaximums bestimmen müssen und in dieser Zeit Zeit haben, alle wichtigen Dinge an einem Tag zu erledigen. So funktioniert es.

1. Am Ende des Tages, wenn Sie schon müde sind, nehmen Sie sich 15 Minuten Zeit, um eine To-Do-Liste für morgen zu erstellen.
2. Verschieben Sie die wichtigsten Aufgaben an den Anfang des Tages, in den Bereich Fresh. Dinge, die einem nicht gefallen, werden dorthin geschickt - die "Frösche". Sie müssen getan werden, solange Sie noch Kraft haben.
3. Weniger dringende, weniger schwierige und angenehmere Dinge gehen in die Sektion Fried – also nachmittags, je nach Ihrem Zeitplan. Sie werden Ihr Gehirn weniger belasten.
4. Folgen Sie Ihrer Liste am nächsten Morgen. Dann am Abend ein neues komponieren.

Stephanie empfiehlt FoF Leuten, die jede Nacht feststellen, dass sie völlig erschöpft sind, aber keine Zeit haben, obwohl sie den ganzen Tag gearbeitet haben.

15. Eisbergmethode

Ramita Sethi, Autorin von I Will Teach You to Be Rich, verwendet diese Methode, um Informationen für später aufzubewahren. Das funktioniert so: Sie speichern alle E-Mails, Notizen, Artikel, Listen an einem Ort – zum Beispiel in einem Notizdienst wie Evernote oder Notion oder als Dokumente. Dann verteilen Sie diese Materialien über Tags, Ordner und Kategorien – ganz wie Sie möchten.

Überprüfen Sie diese Informationen alle 4-6 Wochen und überlegen Sie, ob sie in der Praxis anwendbar sind. Wenn etwas nutzlos ist, werfen Sie es weg oder archivieren Sie es. Auf diese Weise können Sie Ihre eigene Wissensdatenbank erstellen.

16. Autofokus

Autofokus wurde von The Autofocus Time Management System von Leistungsexperte Mark Forster erfunden. Dieses Planungssystem eignet sich für Kreative, denen es schwer fällt, GTD zu folgen.

Schreiben Sie alle Ihre Aktivitäten ohne Reihenfolge in ein Notizbuch. Gehen Sie dann die Liste durch, wählen Sie diejenigen aus, die so schnell wie möglich erledigt werden müssen, und sortieren Sie sie aus. Wenn die dringendsten Aufgaben gelöst sind, fahren Sie mit denjenigen fort, die Ihnen jetzt am besten gefallen. Wenn Sie etwas nicht abgeschlossen haben - verschieben Sie es an das Ende der Liste, Sie werden später darauf zurückkommen. Und wiederholen Sie diese Schritte Tag für Tag.

17. Eisenhower-Matrix

Dieses Schema wurde vom amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower erstellt. Die Matrix besteht aus vier Abschnitten für Aufgaben: Nicht dringend und nicht wichtig, dringend aber nicht wichtig, wichtig und nicht dringend und dringend und wichtig. Teilen Sie Ihre Aufgaben in Abschnitte ein und Sie können herausfinden, womit Sie die meiste Zeit verbringen und welchen Aufgaben mehr Aufmerksamkeit gewidmet werden sollte.

18. 4D-Methode

4D wurde von Edward Ray, einem Motivationsautor und Berater, erfunden. Die Methode soll Menschen helfen, die beim Anblick ihrer To-Do-Liste entsetzt sind und nicht wissen, wie sie mit all den angesammelten Gegenständen umgehen sollen.

Ray argumentiert, dass Sie sich nur vier Wörter für den Buchstaben D merken müssen, und dann werden Sie vor Bergen von Arbeit nicht den Mut verlieren. Hier sind sie:

• Erledigen - Wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wurde, tun Sie sie am besten jetzt und streichen Sie sie von der Liste.
• Delegieren - Wenn Sie keine Zeit haben, etwas auszuführen, aber einen relativ freien Assistenten haben, übertragen Sie ihm die Aufgabe.
• Löschen - Manche Dinge sind nicht so wichtig. Verwerfen Sie sie, indem Sie sie dauerhaft von der To-Do-Liste entfernen. Wenn sie versuchen, dir unnötige Verantwortung aufzuerlegen, lerne, höflich „Nein“zu sagen.
• Verzögerung – Wenn eine Aufgabe zu groß ist oder nicht sofort ausgeführt werden muss, kann sie verschoben werden. Aber Sie müssen ihr unbedingt klare Fristen setzen, sonst bleibt sie tot.

Wählen Sie eine Aufgabe aus, führen Sie eine 4D Aktion damit aus und fahren Sie dann mit der nächsten fort.

19. Timing

Normalerweise behalten Menschen, die versuchen, produktiv zu sein, die Zeit im Auge, die sie für wichtige Dinge aufwenden, und vergessen völlig, die Zeiten zu berücksichtigen, in denen sie Unsinn machen. Dieses Problem wird durch die "Timing"-Technik gelöst, die vom Experten auf dem Gebiet des Zeitmanagements Gleb Archangelsky erfunden wurde. Es ermöglicht Ihnen zu verstehen, wo Sie Ihre Zeit verbringen, lehrt Sie, aufmerksamer auf das zu sein, was Sie tun, und weniger Ablenkung.

Nehmen Sie ein Notizbuch und notieren Sie alle Ihre Aktionen und wie oft Sie sie ausgeführt haben, mit einer Genauigkeit von 5-10 Minuten. Zeichnen Sie Arbeitsmomente, Verhandlungen, Meetings und sogar die auf YouTube und in Spielen verbrachte Zeit auf. Nehmen Sie sich dafür ein paar Wochen Zeit. Blättern Sie dann im Notizbuch, erkennen Sie Ihre „Chronophagen“am Sehen und ziehen Sie Schlussfolgerungen. Vielleicht müssen Sie weniger lustige Videos ansehen oder weniger Zeit damit verbringen, Kaffee zu trinken, oder Ihr Feind sind Telefonanrufe.

20. Tim Ferriss-Methode

Timothy Ferriss ist ein Produktivitätsguru, der seine eigene Zwei-Regel-Methode zur Arbeitsorganisation entwickelt hat. Die erste ist die 80/20-Regel oder das Pareto-Prinzip, die besagt, dass 80 % unserer Arbeit in 20 % der Zeit erledigt werden können. Die restlichen 20% werden 80% der Zeit in Anspruch nehmen. Das zweite ist das Parkinsonsche Gesetz: Die Arbeit füllt die ihr zugewiesene Zeit aus.

Die Folge davon, sagt Ferriss, ist, dass Sie nicht härter arbeiten müssen, um alles zu tun - Sie müssen sich besser konzentrieren. Lassen Sie nur 20% der Arbeitszeit mit vollem Einsatz arbeiten, können Sie aber alle wirklich wichtigen Dinge nachholen. Und die restlichen 80 % können für einfache Routinen verwendet werden, damit Sie sich auf prioritäre Aufgaben konzentrieren und Überarbeitung vermeiden können.