Wie man die Dinge in Ordnung bringt und mit allem Schritt hält: eine vollständige Anleitung zum GTD-System

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Von der Theorie bis zur Vorlage, um jedes Projekt zu planen.

Warum ist GTD gut?

Das Problem bei Produktivitätsdiensten ist, dass sich jeder als Ort positioniert, an dem er alle Probleme lösen, Informationen speichern und kommunizieren kann. Bei den meisten Diensten werden Sie aufgefordert, Prioritäten zu setzen und entsprechend zu handeln.

Doch nur wenige können sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren und nicht auf allerlei Kleinigkeiten achten: dringende Aufgaben, Anfragen von Kollegen, Freunden oder Bekannten. Wenn es viele Aufgaben gibt, ist es schwierig, sie zu bewältigen. Daher müssen Sie in der Praxis mehrere Dienste für die Verwaltung von Angelegenheiten nutzen. Wenn es viele Dinge zu tun gibt, werden wir in diesen Diensten und Listen verwirrt und hören schließlich auf, sie zu verwenden.

Die Getting Things Done (GTD)-Methodik bietet eine universelle Blaupause für den Aufbau eines einzigen Systems, in dem Sie jedes Problem lösen können. Sie können sich entspannen und sich keine Sorgen machen, da Sie sicher sein werden, dass Sie nichts vergessen. Zum richtigen Zeitpunkt zeigt das System an, was zu tun ist und worauf man sich konzentrieren soll.

Warum arbeiten so viele unproduktiv?

Menschen beginnen unproduktiv zu arbeiten, wenn es viele Projekte, Fälle und Aufgaben gibt. Es fällt ihnen schwer, all dies im Kopf zu behalten, geschweige denn Prioritäten zu setzen. Daher wird entweder gar nichts oder das Einfachste getan und wichtige Dinge auf später verschoben. Ein weiteres Problem taucht auf: Als gestern dringende Aufgaben gelöst werden mussten.

Außerdem wird die Person schneller müde, wird reizbar. Ständig läuft er wie ein Eichhörnchen im Rad der Routine, und wirklich wichtige, monetäre und strategische Projekte bleiben an der Seitenlinie.

Das Getting Things Done-System, das von David Allen in einem 2001 erschienenen Buch beschrieben wurde und zum Weltbestseller wurde, wird helfen, diese Situation zu bewältigen.

Erzählen Sie mir von den grundlegenden GTD-Konzepten, die Sie kennen müssen

Routine - das sind die Taten, Gedanken und Sorgen, die stören, ablenken und Energie verschwenden. Solange Routine nicht in Aufgaben übersetzt wird, kann sie nicht kontrolliert werden. Mehrmals über dieselben Probleme nachzudenken ist ein ineffektiver Einsatz kreativer Energie, der Frustration und Stress erzeugt.

Das Ziel von GTD ist es, den Kopf von der Routine zu befreien und inneren Stress abzubauen.

Menschliches operatives Gedächtnis- der Bereich des Gehirns, in dem sich das Kurzzeitgedächtnis befindet. Hier legen wir normalerweise aktuelle Unerledigte, Versprechen an andere und andere Gedanken ab, die uns stören. Leider ist die Menge an Routine, die Sie speichern können, damit Ihr Gehirn richtig funktioniert, begrenzt. Wenn Ihr Arbeitsspeicher voll ist, werden Sie von kleinen Aufgaben abgelenkt und vergessen Ihre Ziele, was zu Stress führt.

Tools zum Sammeln von Informationen- wohin die Informationen gehen und wo Sie aufzeichnen, was zu tun ist. Zum Beispiel:

• Organisatoren;
• Notizbücher;
• E-Mail;
• Kalender;
• Diktiergerät.

Warenkorb "Posteingang"- ein einziges Repository für die Routine, die Sie in Aufgaben und Aufgaben umwandeln. Eine der wichtigsten Regeln für die Arbeit mit Ihrem Posteingang ist die regelmäßige Reinigung.

Einfache Aktionen - einstufige Aktionen, die weniger als zwei Minuten dauern. In der Praxis ist es bequemer, fünf Minuten für solche Angelegenheiten einzuplanen.

Projekt - eine Aufgabe, die mehr als einen Schritt erfordert. Es ist notwendig, eine Erinnerung an das Projekt zu hinterlassen und die ersten Schritte für seine Umsetzung zu beschreiben. Dadurch wird das Projekt zu einer einfachen Aktion, die in den nächsten fünf Minuten abgeschlossen werden kann und das Endergebnis erhält.

Das Projekt muss einen Link zu einer Karte oder Datei haben, die die Details beschreibt: Verantwortlicher, Fristen, Kategorie (zB "Marketing", "Recht", "Entwicklung"), Links zu kleineren Karten mit Aufgaben. Diese Struktur ist bequem in Trello zu organisieren.

Kontextliste - eine Liste von Aufgaben, die unter bestimmten Bedingungen bequem auszuführen sind. In der kontextbezogenen Liste "Einkäufe" wird beispielsweise eine Liste von Dingen und Produkten angezeigt, die im Geschäft gekauft werden müssen. Die Anrufliste kann eine Liste von Anrufen enthalten, die Sie tätigen können, wenn Sie frei sind.

Es ist praktisch, individuelle kontextbezogene Listen für die Personen zu erstellen, mit denen Sie arbeiten und kommunizieren. Wenn Sie sich mit einer bestimmten Person treffen, können Sie die Liste schnell öffnen und die erforderlichen Probleme lösen.

Wie verwende ich den Kalender?

Im Kalender ist folgendes einzutragen:

• Aktionen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt durchgeführt werden sollten (Sitzungen, Geschäftstreffen, Seminare);
• Aktionen, die an einem bestimmten Tag durchgeführt werden müssen (das Projekt bis zu einem bestimmten Datum abschließen, an der Konferenz teilnehmen);
• Informationen zu bestimmten Terminen (Jahrestage, Geburtstage, Feiertage).

Ich verwende Google Kalender, um all diese Dinge im Auge zu behalten. Dieser Service ist praktisch, weil:

• Zugriff sowohl vom Telefon als auch vom Computer aus;
• mehrere Kalender können gleichzeitig auf einem Bildschirm angezeigt werden;
• es gibt Erinnerungen auf dem Smartphone.

Wenn Sie etwas zum Kalender hinzugefügt haben, tun Sie es entweder oder verschieben es auf ein anderes Datum. Sie müssen den Kalender nicht mit einer To-Do-Liste überladen, die regelmäßig von Tag zu Tag neu geplant wird. Für solche Listen gibt es separate Lösungen.

Wenn Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt regelmäßig Kunden, Lieferanten oder Auftragnehmer anrufen müssen, ist es besser, dafür ein CRM-System zu verwenden.

Welche Listen sollten Sie erstellen?

Listen mit Prioritätsaktionen

Einen Wochenbericht erstellen, die Website eines Mitbewerbers untersuchen, den Posteingang in Ihrem Postfach leeren, einen technischen Auftrag für Designer erstellen – all diese Aktionen dauern mehr als zwei Minuten, sind aber an niemanden delegierbar. Wir setzen solche Dinge auf die Liste der vorrangigen Maßnahmen und führen sie im Laufe des Tages durch.

Regeln für die Arbeit mit solchen Listen:

• Es sollte nicht viele Listen geben, zwei oder drei reichen aus. Zum Beispiel Privat, Arbeit, Familie. Wenn Sie eine Aufgabe aus der Liste für einen bestimmten Tag haben, legen Sie eine Erinnerung in Ihrem Kalender fest.
• Es ist praktisch, Aufgaben in dieser Liste nach Kontext zu markieren: „Unterwegs“, „Am Computer“, „Lesen“, „Kaufen“, „Versprechen“. Aufgaben können ein oder mehrere Labels haben. Die Aufgabe „Walk the Dog“würde sich beispielsweise auf das Projekt „Persönlich“und das Label „Versprechen“beziehen.
• Bevor Sie der Liste eine Aufgabe hinzufügen, überlegen Sie, ob Sie sie überhaupt ausführen müssen. Wenn die Antwort ja ist, entscheiden Sie, ob Sie den Fall persönlich abschließen müssen. Schließlich können Sie eine Sprachnachricht an einen Untergebenen senden und an ihn delegieren. Die von Ihnen zugewiesenen Aufgaben werden mit "Zugewiesen" gekennzeichnet. Es enthält Fälle sowohl aus der Arbeitsliste als auch aus der persönlichen Liste.
• Überprüfen Sie die Listen regelmäßig. Tun Sie dies, wenn Sie eine freie Minute haben. Verschieben Sie die Aufgaben nach oben, die zuerst erledigt werden müssen.
• Reinigen Sie Ihre To-Do-Listen mindestens einmal im Monat.

Liste "Irgendwann"

Diese Liste enthält Dinge, die keine aktive Aktion erfordern. Es kann sein:

• Bücher, Schallplatten, Videoschulungen, die Sie kaufen möchten;
• nützliche Fähigkeiten, die Sie beherrschen möchten;
• Orte, die Sie besuchen möchten;
• Dinge, die Sie kaufen möchten.

Sie müssen diese Liste regelmäßig überprüfen, Notizen machen und sie in Ziele umwandeln, an denen gearbeitet wird.

Wie speichern Sie Referenzinformationen, die in Zukunft nützlich sein werden?

Diese Informationen erfordern keine Aktion. Die Hauptkriterien für die Speicherung dieser Informationen:

• Komfortable Suche nach Titeln, Tags, Kurzbeschreibungen.
• Einfaches Platzieren von Informationen im Repository.
• Intuitive Struktur der Informationsspeicherung. Wenn neue Daten eingehen, müssen Sie schnell die Kategorie und die Unterkategorie auswählen, in die sie eingefügt werden sollen.
• Speicherverfügbarkeit von jedem Gerät aus.

Gibt es obligatorische GTD-Rituale?

Ja, davon gibt es mehrere.

Sammlung aller Informationen im Warenkorb "Posteingang"

Es gibt viele Tools zum Sammeln von Informationen. Aber all dies soll an einem Ort fließen, mit dem Sie weiterarbeiten werden.

Leeren des Papierkorbs im Posteingang

Ein- oder zweimal pro Woche müssen Sie die Posteingangsliste überprüfen und die angesammelten Ordner nach Ordnern oder Verknüpfungen sortieren. Dieses Ritual soll zur Gewohnheit werden, die aus einem nachvollziehbaren Algorithmus von Handlungen und deren systematischer Wiederholung gebildet wird.

Sie sollten einen einfachen Schritt-für-Schritt-Plan haben, wie Sie Ihr To-Do-System wöchentlich aufräumen. Erstellen Sie einen Kalender, in dem Sie die Tage markieren, an denen die Fälle bearbeitet wurden. Weisen Sie sich selbst einen Preis zu, wenn Sie beispielsweise in 30 Tagen mindestens 20 Ihren Posteingang leeren und Tage in Ihrem Kalender streichen.

Überarbeitung der Liste der prioritären Maßnahmen und der Liste "Someday", Priorisierung

Beim Überarbeiten von Listen ist es wichtig, richtig zu priorisieren und seine Stärken realistisch einzuschätzen. Dies ist notwendig, um sich nicht mit überwältigenden Aufgaben zu überfordern und nicht unter der Erkenntnis Ihrer Ineffizienz zu leiden.

Unnötige Körbe zerstören

Während der Kommunikation mit Kollegen und Partnern erscheinen häufig neue Postfächer, Dokumente und Listen.

Ihre Aufgabe ist es, alles so weit wie möglich zu automatisieren, damit die Daten in den Posteingangsordner fließen.

Es kann entweder ein Briefkasten oder ein elektronischer Planer sein. Für die Automatisierung und Informationsweiterleitung eignen sich die Dienste IFTTT und Zapier. Es sollte weniger Körbe zum Sammeln von Informationen geben.

Wie kann ich mit dem Posteingangskorb arbeiten und die angesammelten Fälle sortieren?

Extrahieren Sie zunächst die Aufgabe, den Fall oder die Informationen aus Ihrem Posteingang und beantworten Sie die Frage „Was ist das? Müssen Sie wirklich etwas tun?"

Wenn Sie nichts tun müssen, haben Sie zwei Möglichkeiten. Wenn es nicht mehr brauchbarer Müll ist, wirf ihn weg. Wenn es nützliche Informationen sind, legen Sie sie ins Archiv. Es sollte nach Kategorie und Tag strukturiert sein, damit Sie leicht finden, wonach Sie suchen.

Wenn Sie etwas mit den Informationen tun müssen, gibt es drei Möglichkeiten:

1. Vervollständigen Sie die erforderlichen. Wenn die Aktion wichtig ist und nicht länger als 2-5 Minuten dauert.

2. Delegieren Sie an jemanden. Wenn die Aktion länger als zwei Minuten dauert, überlegen Sie, ob Sie sie an jemanden delegieren können.

Beim Delegieren an jemanden sollte Folgendes geschrieben werden:

• Endergebnis;
• Arbeitsplan (Weg zum Ziel);
• die Frist für die Erledigung der Aufgabe;
• das Datum der Kontrolle und das Ergebnis, das dafür bereit sein muss (Zwischen- oder Endkontrolle).

3. Für die Zukunft verschieben. Geben Sie dabei an:

• erwünschtes Ergebnis;
• die nächste zu ergreifende Aktion. Denken Sie daran: Es ist unmöglich, das Projekt als Ganzes abzuschließen, Sie können nur bestimmte einfache Schritte ausführen, die Sie dem Endergebnis näher bringen.
• Termin. Wenn es keinen genauen Zeitrahmen gibt, fügen Sie die Aktion der Liste "Irgendwann" hinzu.

Sie können Nachrichten an sich selbst senden, um sie am vereinbarten Tag zu erhalten. Dafür eignen sich sowohl der „Google Kalender“mit einer Erinnerung am richtigen Tag, als auch die Boomerang Mail-Anwendung, die Ihnen zu einem bestimmten Zeitpunkt eine E-Mail schickt.

Wie planen Sie Ihre Arbeit?

Alle Arbeiten lassen sich in drei Schritte unterteilen:

1. Umsetzung der im Voraus geplanten. Es können sowohl strategisch wichtige Dinge sein, die Sie Ihrem Ziel näher bringen, als auch eine Routine, die einfach gemacht werden muss.
2. Ausführen von Arbeiten, wie sie unerwartet erscheinen. Dann treffen im Laufe des Tages Aufgaben von Kollegen, Vorgesetzten, Briefe von Kunden ein.
3. Planung der weiteren Arbeit: Listen erstellen und überarbeiten, Prioritäten setzen. Dieser Punkt sollte nicht zu lange dauern, damit Sie planen, um der Planung willen.

Die Praxis der Planung von Fällen und Aufgaben (Memo-Buch) wird in dem Buch von David Allen beschrieben.

David Allen Personal Performance and Time Management Consultant, Autor der GTD Productivity Methodology

Für ein Gedenkbuch benötigen Sie 43 Ordner: 31 mit den Zahlen von 1 bis 31, weitere 12 mit den Monatsnamen. Tägliche Ordner werden ab morgen vorangestellt. Hinter dem Ordner mit der Nummer 31 befindet sich der Ordner für den nächsten Monat und dahinter die Ordner mit den restlichen Monaten.

Der Inhalt des Ordners für den nächsten Tag wird täglich in den Papierkorb verschoben, dann wird der Ordner hinter den letzten der Tagesordner gelegt (als ob er in den nächsten Monat übertragen würde). Wenn Sie Ordner 31 für den aktuellen Monat freigeben, erscheint dahinter ein Ordner mit dem Namen des neuen Monats, gefolgt von Ordnern mit den Tagen des neuen Monats. Ebenso wird der Ordner mit dem aktuellen Monat, wenn er abgelaufen ist, in das nächste Jahr übertragen.

In einem bestimmten Ordner müssen Sie Dokumente speichern, die bestimmte Aktionen erfordern (ein auszufüllendes Formular, ein zu sendender Brief).

Damit das System funktioniert, muss es täglich aktualisiert werden. Wenn Sie vergessen, den Ordner von morgen zu aktualisieren, können Sie dem System nicht vertrauen. Wichtige Informationen werden verpasst, die auf andere Weise behandelt werden müssen.

Wenn Sie für mehrere Tage abreisen, müssen Sie vor der Abreise die Ordner für die Tage überprüfen, an denen Sie abwesend sind.

So organisieren Sie es in der Praxis unter Berücksichtigung moderner Planungssysteme:

1. Verwenden Sie anstelle eines einprägsamen Buches einen Organizer mit To-Do-Listen für jeden Tag und tragen Sie Aufgaben für den aktuellen Tag ein. Termingebundene Besprechungen und Angelegenheiten sollten zuerst aufgezeichnet und Erinnerungen gesetzt werden, damit das System sie im Voraus benachrichtigt.
2. Erstellen Sie eine Datei mit einer To-Do-Liste für einen Monat. Dies ist eine Liste von Dingen, die Sie in dieser Zeit erledigen möchten. Sie fügen während des ganzen Monats Fälle hinzu. Die Überarbeitung der Aufgaben sollte einmal pro Woche erfolgen. Verteilen Sie bei der Planung Ihrer wichtigsten Aufgaben Woche für Woche, damit Sie Ihre Prioritäten verstehen. Sie werden sie in erster Linie durchführen, sonst werden Sie sich ständig um kleine und dringende Angelegenheiten kümmern.
3. Erstellen Sie eine Datei mit Plänen für das Jahr. Es sollte einmal im Monat überprüft werden. Fälle aus dieser Datei werden in Monatspläne übertragen.
4. Machen Sie Pläne für das Jahr basierend auf langfristigen Zielen für 3-5 Jahre. Es ist besser, diese Dinge entweder am Ende des Jahres oder während des Urlaubs zu verschreiben, wenn der Kopf nicht mit täglichen Aufgaben belastet ist.

Diese vier Punkte nennt David Allen das natürliche Planungssystem. Dieses System ermöglicht es Ihnen, für Sie wichtige Ziele zu erreichen und keine Zeit mit Routine zu verschwenden.

Gibt es einen One-Size-Fits-All-Plan, mit dem jedes Projekt geplant werden kann?

Ja natürlich. David Allen nennt es das natürliche Planungsmodell. Es besteht aus mehreren Schritten.

Schritt 1. Ziel und Bild des idealen Ergebnisses

Definieren Sie ein Ziel oder ein ideales Endergebnis, stellen Sie sich vor, dass Sie es erreicht haben.

Beschreiben Sie es mit allen Erfolgskriterien (Geld, Menschen, Anerkennung). Je detaillierter Sie das Endergebnis beschreiben, desto stärker wird die Motivation sein, insbesondere in den Momenten, in denen Sie bestimmte Aktionen ausführen müssen, aber dafür keine Zeit ist.

Schritt 2. Prinzipien

Beschreiben Sie die Prinzipien, denen Sie beim Erreichen Ihres Ziels folgen werden. Zum Beispiel: "Ich gebe den Leuten volle Handlungsfreiheit, wenn sie … (Budget einhalten, Projekt vor Ablauf einer bestimmten Frist abschließen)." Fragen Sie sich: „Welche Handlungen können meine Aktivitäten beeinträchtigen? Wie kann ich sie verhindern?"

Die Grundsätze sind klar und bieten eine verlässliche Richtlinie für die Steuerung der Aktivitäten.

Schritt 3. Brainstorming

Machen Sie ein Brainstorming, während Sie all die verschiedenen Ideen aufschreiben, die Ihnen in den Sinn kommen.

Grundprinzipien des Brainstormings:

• Urteile nicht;
• bestreite nicht;
• nicht bewerten;
• kritisieren Sie nicht;
• denken Sie an Quantität, nicht an Qualität;
• Nebenanalyse und Organisation.

Schritt 4. Projektplan in Form einer Liste

Organisieren Sie Ihre Brainstorming-Ergebnisse in einer To-Do-Liste. Beginnen Sie am Ende mit der Planung und arbeiten Sie sich zurück. So können Sie den ersten Schritt zu Ihrem Ziel leicht planen und identifizieren. Ein Beispiel für die Planung am Ende:

Zweck (ideales Ergebnis): Ich kann Spanisch sprechen und Menschen verstehen.

Warum ist das: Ich möchte bei Geschäftsverhandlungen mit spanischen Partnern ohne die Beteiligung von Übersetzern kommunizieren und während meines Urlaubs in Spanien frei mit anderen kommunizieren.

Schritte zum Ziel:

• Ein Schritt vor dem Ziel: Ich habe einen spanischen Muttersprachler gefunden und spreche zweimal die Woche mit ihm.
• Einen Schritt vorher: Ich habe die Sprachprüfung B1 bestanden.
• Einen Schritt vorher: Ich habe die Eignungsprüfung A1 bestanden.
• Ein Schritt davor: Ich habe acht Mal im Monat Spanischunterricht genommen und alle meine Hausaufgaben gemacht.
• Ein Schritt davor: Ich habe mich für einen Spanischkurs angemeldet und einen Monat Studium bezahlt.
• Einen Schritt vorher: Ich habe Informationen über Spanischkurse gesammelt und eine Vergleichstabelle erstellt.
• Erster Schritt: Ich habe im Kalender eine Zeit eingeplant, in der ich Informationen zu den Spanischkursen sammle.

Wenn ein Team an einer Aufgabe arbeitet und den gesamten Plan an einem Ort organisieren muss, ist es praktisch, ein Gantt-Diagramm zu verwenden. Die erste Spalte darin sind die Etappen auf dem Weg zum Ziel, die zweite Spalte die Verantwortlichen. Außerdem werden Spalten mit einem Zeitraum angezeigt. Die Zellen enthalten den Status einer bestimmten Phase, zum Beispiel "Geplant", "In Bearbeitung", "Abgeschlossen", "Verzögert".

GTD und das natürliche Planungssystem können entmutigend wirken. Aber wenn Sie es für sich selbst anpassen und regelmäßig verwenden, werden Sie das Gefühl haben, dass alles viel einfacher ist, als es auf den ersten Blick schien.