35 Google Drive-Funktionen, die es zum besten Cloud-Speicher machen

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

In Bezug auf die Anzahl der coolen Chips kann sich kein Konkurrent mit dieser Cloud messen.

Daten hinzufügen

1. Dokumente scannen

Die mobile Anwendung "Google Drive" für Android hilft Ihnen beim einfachen Scannen von Dokumenten, Visitenkarten, Quittungen und anderen Papierstücken. Alles wird in lesbare PDFs umgewandelt und in die Cloud hochgeladen.

Klicken Sie im Client auf die Plus-Schaltfläche und wählen Sie die Option "Scannen", dann richten Sie die Kamera auf den Text. Die App beschneidet automatisch leere Kanten und hellt den Hintergrund auf. Bei Bedarf können Sie auf die Schaltfläche „Zuschneiden“klicken und den gewünschten Text manuell angeben.

Die Funktion funktioniert nicht unter iOS.

2. Web-Clipper

Google Drive hat eine offizielle Erweiterung, mit der Sie Webseiten, Dateien und Bilder direkt an Ihren Speicher senden können.

Sie müssen nur mit der rechten Maustaste auf das Bild klicken und "Bild in Google Drive speichern" auswählen. Oder öffnen Sie ein beliebiges PDF-Dokument aus dem Internet in einem Browser und klicken Sie auf das Erweiterungssymbol. Alles wird in die Cloud gehen.

Die Erweiterung speichert Webseiten als Screenshot, HTML, MHT oder konvertiert sie in das gesamte Google Docs-Format.

3. Dateien ziehen und ablegen

Es mag offensichtlich erscheinen, aber plötzlich weiß es jemand nicht. Wenn Sie den Google Drive-Client nicht auf Ihrem Computer installiert haben, können Sie Ihren Speicher in einem Browser öffnen und dort Dateien durch einfaches Ziehen und Ablegen hinzufügen.

4. Applikation "Start und Synchronisation"

Installieren Sie die Anwendung von Google "Startup and Sync", und Sie können Dateien und Ordner von "Google Drive" auf Ihrem Computer speichern. Das Funktionsprinzip ist das gleiche wie bei anderen Cloud-Speicher-Clients. Sie können jederzeit mit den Daten arbeiten, alle Änderungen werden automatisch synchronisiert.

Leider hat Google keine Linux-Version des Clients veröffentlicht. Aber der eingebaute Dateimanager Nautilus kann sich selbst mit Google Drive verbinden. Klicken Sie auf „Systemeinstellungen“→ „Netzwerkkonten“→ „Google-Konto“, geben Sie dort Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und ein Ordner mit dem Inhalt von „Google Drive“erscheint in der Seitenleiste von Nautilus.

5. Autosync für die Google Drive-App

"Starten und Synchronisieren" unter Windows und macOS funktioniert einwandfrei. Aber Google Drive-Clients auf Android und iOS sind ein wenig enttäuschend. Sie wissen nicht, wie Sie Ihre Ordner synchronisieren, außer dass sie ausgewählte Dateien separat herunterladen. Das bedeutet, dass sie ohne das Internet wenig anfangen können.

Aber der alternative Client Autosync für Google Drive funktioniert genau nach dem Prinzip "Starten und Synchronisieren". Alle Ihre Daten oder nur ausgewählte Ordner können im Telefonspeicher gespeichert werden, und Änderungen darin werden im Hintergrund in der Cloud synchronisiert. Leider ist die App nur für Android.

6. Schnelle Dateierstellung

Speichern Sie die folgenden Links in der Lesezeichenleiste Ihres Browsers. Ein Klick und ein neues Dokument öffnet sich vor Ihnen.

• - neues Dokument.
• - neuer Tisch.
• - neue Präsentation.
• - neue Website.
• - ein neues Umfrageformular.

Dateien organisieren

7. Versionskontrolle

Google Drive speichert alle Änderungen, die Sie an Ihren Dokumenten, PDFs, Bildern, Archiven oder Audiodateien vornehmen, als Versionen. Wenn Sie es plötzlich vermasseln, können Sie zurückrollen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie "Versionskontrolle".

Standardmäßig speichert Google Drive nur 100 Versionen und alle älteren Versionen werden nach 30 Tagen gelöscht, um Speicherplatz zu sparen. Sie können die gewünschte Version auswählen, auf die Auslassungspunkte klicken und auf "Nie löschen" klicken - und sie wird für immer gespeichert.

8. Ordnerfarbe anpassen

Eine sehr praktische Funktion, die die Navigation in Ihren Dokumenten erleichtert. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner in der Drive-Weboberfläche, wählen Sie dann Farbe ändern und weisen Sie den gewünschten zu.

9. Lesezeichen

Eine bequeme Möglichkeit, schnell auf Ihre am häufigsten verwendeten Dateien zuzugreifen, besteht darin, sie mit einem Lesezeichen zu versehen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Datei und klicken Sie auf "Zu markierten hinzufügen". Die Funktion ist auch im Mobile Client vorhanden. Um dorthin zu gelangen, klicken Sie auf die Auslassungspunkte neben der gewünschten Datei. Jetzt werden die markierten Dateien mit einem Sternchen im Seitenmenü angezeigt.

10. Kommentieren von Ordnern und Dateien

Wählen Sie eine Datei oder einen Ordner auf Google Drive aus und klicken Sie rechts auf die Bleistiftschaltfläche. Sie können eine detaillierte Beschreibung der dort gespeicherten Daten hinzufügen. Es ist jedoch nicht möglich, Kommentare von mobilen Geräten aus anzuzeigen und zu bearbeiten.

11. Dateien auf dem Startbildschirm

Unter Windows oder macOS ist es sehr einfach, eine Verknüpfung zu einem Dokument oder Bild aus dem Google-Speicher auf dem Desktop zu platzieren, wenn Sie den Startup and Sync-Client installiert haben. Wählen Sie die gewünschte Datei in Ihrem Google Drive-Ordner aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste, erstellen Sie eine Verknüpfung in Windows oder einen Alias in macOS und fertig. Dies ist eine ziemlich offensichtliche Aktion.

Auf die gleiche Weise können Sie jedoch auch Links zu Dateien auf Mobilgeräten erstellen. Suchen Sie die gewünschte Datei oder den gewünschten Ordner in der Google Drive-App, tippen Sie auf die Auslassungspunkte und wählen Sie Zum Startbildschirm hinzufügen. Jetzt haben Sie die benötigten Daten immer zur Hand.

Mit Dateien arbeiten

12. PDF-Bearbeitung

Haben Sie ein PDF auf Google Drive, das bearbeitet werden muss, aber der Text wird nicht daraus kopiert? Sie müssen nichts von Hand erneut eingeben. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das PDF und wählen Sie Öffnen mit → Google Docs.

Der Vorgang kann etwas länger als üblich dauern, aber am Ende sehen Sie ein Dokument mit bearbeitbarem Text. Dies funktioniert sowohl bei gescannten PDFs als auch bei solchen, die mit einer Smartphone- oder Tablet-Kamera erstellt wurden.

13. Text aus Bildern kopieren

Der gleiche Trick funktioniert auch mit Bildern. Machen Sie ein Foto des Textes mit der Kamera Ihres Smartphones oder Tablets und senden Sie das Bild an Google Drive. Klicken Sie dann auf Ihrem Computer in Ihrem Browser mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie "Öffnen mit" → "Google Docs". Der Text aus dem Bild wird in ein Dokument umgewandelt.

14. PDF-Markup und -Signatur

Wenn Sie Text in einem PDF-Dokument hervorheben, kommentieren, kommentieren, kommentieren oder elektronisch signieren müssen, installieren Sie die DocHub Google Drive-App. Klicken Sie dann im Google Drive-Webclient mit der rechten Maustaste auf das PDF und wählen Sie Öffnen mit → DocHub.

15. Dokumente konvertieren

Google Drive kann alle Dateien, die Sie hochladen, wie DOCX, automatisch in Google Docs konvertieren. Dies ist nützlich, da sie keinen Speicherplatz belegen.

Klicken Sie in "Google Drive" auf das Zahnradsymbol, gehen Sie dann zu den Einstellungen und aktivieren Sie die Option "Hochgeladene Dateien in Google Docs konvertieren".

Aber denken Sie daran: Wenn Sie Microsoft Office-Dokumente oder -Tabellen mit komplexer Formatierung speichern möchten, sollten Sie diese besser nicht in Google Docs konvertieren.

16. Office-Dokumente bearbeiten

Wenn Sie Microsoft Office-Dokumente bearbeiten möchten, ohne sie in das Google-Format zu konvertieren, installieren Sie die spezielle Erweiterung. Es ist besonders nützlich, wenn Sie keine Office-Suite auf Ihrem Computer haben. Geänderte Dateien werden korrekt in den Formaten DOCX, XLSX und PPTX gespeichert.

17. Konvertieren von Dateien

Die CloudConvert-App kann Dokumente, Bilder, Audio- und Videoaufzeichnungen und E-Books konvertieren.

Installieren Sie es, wählen Sie die gewünschte Datei auf Google Drive aus und klicken Sie auf Öffnen mit → CloudConvert. Geben Sie das Format an, klicken Sie auf Konvertierung starten. Warten Sie ein wenig und klicken Sie auf Datei anzeigen - die konvertierte Datei befindet sich in Ihrem Speicher.

18. Dateiverschlüsselung

Wenn Sie besonders wertvolle Daten auf Google Drive speichern und diese zusätzlich schützen möchten, installieren Sie das kostenlose Add-on Secure File Encryption. Es verschlüsselt Dateien mit dem AES-256-Algorithmus.

Klicken Sie auf Neu → Mehr → Sichere Dateiverschlüsselung. Überlegen Sie sich dann ein Passwort und ziehen Sie die Datei in das Browserfenster. In Zukunft wird es nicht möglich sein, es herunterzuladen oder anzuzeigen, ohne ein Passwort einzugeben.

Intelligente Suche

19. Textsuche

Die Suche ist eine der größten Stärken von Disc. Geben Sie einfach ein Stichwort oder einen Satz in die Suchleiste ein und Google findet alle Dokumente, die ihn enthalten. Und wenn Sie auf den Pfeil am rechten Rand der Zeile klicken, öffnen sich weitere Suchoptionen.

20. Suche nach Text in Bildern

Wenn Sie sich erinnern, zeichnete sich Evernote einst durch seine Fähigkeit aus, Text in Bildern zu finden. Nun, Google Drive kann das auch. Geben Sie ein Wort oder einen Satz ein und Sie finden nicht nur Dokumente, sondern sogar gescannte PDFs oder Fotos mit dem angegebenen Text.

21. Suche nach Dateityp

Geben Sie zum Beispiel den Dateityp ein

Typ: Bild

,

Typ: Dokument

oder Erweiterungen:

JPEG

,

TXT

,

DOCX

… Wenn Google zusätzliche Dateien in der SERP anzeigt, können Sie diese auch ausschließen. Wählen

-jpg

und Sie werden keine Bilder in den Suchergebnissen sehen.

22. Suche nach Bildern

Google Drive kann den Inhalt Ihrer Fotos durchsuchen. Wenn Sie beispielsweise alle Ihre Sonnenuntergangsaufnahmen sehen möchten, geben Sie

Typ: Bild Sonnenuntergang

… Diese Funktion arbeitet jedoch nicht sehr genau.

23. Suche nach Person

Wenn Sie Google Drive häufig mit Ihren Kollegen nutzen, erhalten Sie viele verschiedene Dokumente, die mit Ihnen geteilt werden. Es kommt vor, dass Sie sich an den Autor der Datei erinnern, sich jedoch nicht an den Namen. Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person in das Suchfeld ein und alle Dokumente, die sie mit Ihnen geteilt hat, werden gefunden.

24. Suche auf "Google Drive" über Gmail

Noch eine Kleinigkeit. Wenn Sie in Gmail eine Suchanfrage eingeben, enthalten die Ergebnisse auch Dateien aus Google Drive.

Datei-Upload

25. Möglichkeit, Dateien und Ordner freizugeben

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Google Drive-Datei und klicken Sie auf Teilen. Kopieren Sie dann den Link zur Datei und senden Sie sie an einen beliebigen Benutzer oder geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, mit denen Sie sie teilen möchten.

Sie können Einschränkungen festlegen, sodass Benutzer die Datei nur anzeigen, kommentieren oder bearbeiten können. Der Algorithmus funktioniert auch für Ordner.

Ebenso können Sie Dateien und Ordner direkt über Explorer, Finder oder über mobile Google Drive-Clients freigeben.

26. Senden über Gmail

Sie schreiben einen Brief und möchten ein Dokument oder Bild aus Ihrem Archiv anhängen? Sie müssen nicht zu einem anderen Tab wechseln und Google Drive öffnen. Klicken Sie auf das Symbol unten im Erstellungsfenster und wählen Sie die gewünschte Datei direkt in der Gmail-Benutzeroberfläche aus.

Auf diese Weise können Sie große Anhänge versenden. Gmail lässt standardmäßig keine Anhänge zu, die größer als 25 MB sind. Anhänge von Google Drive können jedoch bis zu 10 GB groß sein.

Sonstig

27. Bedingt endlose Lagerung

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie auf Google Drive praktisch keinen Speicherplatz verschwenden und dort beliebig viele Dateien speichern.

Laden Sie dort zunächst keine Dokumente in Microsoft Office-Formaten hoch, sondern konvertieren Sie sie in Google Docs. Sie nehmen keinen Platz weg.

Zweitens speichern Sie Ihre Bilder in Google Fotos. Fotos mit bis zu 16 Megapixel werden natürlich schrumpfen. Trotzdem bleibt die Qualität akzeptabel und der Speicherplatz wird nicht berücksichtigt. Sie können die Fotokomprimierung unter aktivieren. Alternativ öffnen Sie die Client-Einstellungen "Start und Sync", klicken Sie auf "Fotos und Videos in Originalqualität herunterladen" und wählen Sie die Option "Hohe Qualität".

28. Site-Kontrolle

Ihnen gehen die kostenlosen 15 GB aus und Sie möchten nicht zu einem kostenpflichtigen Tarif wechseln? Wählen Sie links "Speicher" und sortieren Sie Ihre Dateien nach Größe. Sie können die umfangreichsten finden und löschen oder irgendwohin verschieben.

Noch ein Punkt. Dropbox-Benutzer wissen, dass gelöschte Dateien in kostenlosen Konten dauerhaft gelöscht werden und nach einem Monat nicht wiederhergestellt werden können. Google begrenzt die Zeit, in der Dateien wiederhergestellt werden können, nicht. Gelöschte Daten werden im "Papierkorb" gespeichert und belegen weiterhin Speicherplatz.

Wenn Sie also nicht über genügend Speicherplatz verfügen, dann schauen Sie zunächst in den "Papierkorb" und entfernen Sie dort alles Unnötige. Sie können Strg + A drücken, dann mit der rechten Maustaste klicken und "Für immer löschen" auswählen, wenn Sie alles in großen Mengen löschen möchten.

29. Offline arbeiten

Manchmal muss man dort arbeiten, wo es kein Internet gibt. Google Drive kann das auch. Es gibt mehrere Möglichkeiten.

Wenn Sie den Startup & Sync-Client für Windows und macOS verwenden, müssen Sie sich überhaupt keine Gedanken über die Verbindung machen. Der Client speichert Ihre Dateien auf einem lokalen Laufwerk. Alle Änderungen, die Sie vornehmen, werden mit dem Repository synchronisiert, sobald das Internet verfügbar ist.

Arbeiten Sie lieber mit Google Drive in Ihrem Browser? Öffnen und aktivieren Sie die Option "Offline-Zugriff". Sie werden aufgefordert, die Erweiterung "Google Docs Offline" zu installieren, tun Sie es. Jetzt können Sie Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen ohne Internetzugang bearbeiten. Dies funktioniert zwar nur in Chrome.

Wählen Sie im mobilen Google Drive-Client die gewünschte Datei aus, klicken Sie auf die Auslassungspunkte daneben und aktivieren Sie dann die Option Offline-Zugriff aktivieren. Jetzt befindet sich diese Datei immer im Menü im Abschnitt "Offline-Zugriff".

30. Selektive Synchronisation

Möglicherweise benötigen Sie nicht alle Dateien und Ordner in Google Drive auf einem Ihrer Computer. Um die gewünschten auszuwählen, gehen Sie zu den Client-Einstellungen "Starten und Synchronisieren" und öffnen Sie den Abschnitt "Google Drive". Wählen Sie die Option "Nur diese Ordner synchronisieren" und legen Sie fest, was synchronisiert werden soll und was nicht.

31. Android-Backup

Google Drive verfügt über ein integriertes Tool zum Sichern von Nachrichten, Kontakten, Kalendern, E-Mails, Einstellungen und App-Daten. Dies ist praktisch, wenn Sie Ihr Smartphone nach einem System-Reset wiederherstellen oder Daten auf ein anderes Android-Gerät übertragen möchten.

Gehen Sie auf Android zu den Einstellungen der App "Google Drive", öffnen Sie "Sichern und zurücksetzen" und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Kopie starten".

32. Automatischer Download von Fotos und Videos

Auf Mobilgeräten können Fotos über die Google Fotos-App automatisch in den dimensionslosen Speicher hochgeladen werden. Aber genau die gleiche Funktion ist auf Windows- und macOS-Computern verfügbar. Gehen Sie dazu in den Client-Einstellungen „Starten und synchronisieren“und aktivieren Sie die Option „Zuletzt hinzugefügte Fotos und Videos in Google Fotos hochladen“.

Zusatzfunktionen

33. Mobile Anwendungen

Google Drive kann noch nützlicher gemacht werden, indem verschiedene mobile Anwendungen verwendet werden, die damit zusammenarbeiten. Viele Textverarbeitungsprogramme können Ihre Dokumente und Notizen nicht im Gerätespeicher, sondern in Google Drive speichern. Zum Beispiel WPS Office und Jotterpad. Und Dateimanager, zum Beispiel MiXplorer, können mit den Inhalten des Speichers arbeiten.

MiXplorer herunterladen →

34. Apps für "Google Drive"

Unter den Google Drive-Apps finden Sie mehrere weitere nützliche Tools. Es gibt Text- und Bildeditoren, PDF-Programme, Notizen und andere Spielereien.

35. IFTTT

Vergessen Sie schließlich nicht IFTTT. Der Dienst enthält mehrere vorgefertigte Rezepte, die es beispielsweise ermöglichen, Fotos von Instagram, Artikel aus Pocket oder YouTube-Videos auf Google Drive zu speichern, ein Tagebuch zu führen oder Dateien zu kopieren. Und wenn Sie möchten, können Sie Ihre eigenen Rezepte kreieren, die nur Ihrer Fantasie freien Lauf lassen.