7 Fehler auf der To-Do-Liste, die Ihre Produktivität behindern

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Experten zufolge sollten diese Aktivitäten vermieden werden, um das Beste aus der To-Do-Liste herauszuholen.

1. Mach morgens eine Liste

Es scheint natürlich, morgens als erstes die Pläne für den Tag aufzuschreiben. Allerdings ist es bereits zu spät. Das sagt Eileen Roth, Autorin von Organization for Dummies. „Wenn du morgens eine Aufgabenliste machst und um 8 Uhr einen Termin am anderen Ende der Stadt hast, dann hast du wahrscheinlich keine Zeit dafür“, sagt sie.

Machen Sie am Ende des Tages eine Liste. So können Sie Ihre Arbeitsangelegenheiten hinter sich lassen und in Ruhe zur Ruhe kommen. „Du gehst von der Arbeit nach Hause und denkst nicht mehr an die To-Do-Liste, weil du sie schon erstellt hast und weißt, was du morgen erledigen musst. Dein Geist kann endlich zur Ruhe kommen“, sagt Eileen.

2. Zu viele Aufgaben, um aufgelistet zu werden

Wenn es Wochen oder Monate dauern kann, bis Ihre To-Do-Liste fertig ist, bereiten Sie sich im Voraus auf das Scheitern vor. Dadurch werden Sie sich überfordert fühlen.

Laut Kyra Bobinet, Autorin von Living Well Organized: 10 Lessons in Cognitive Psychology and Design Thinking for a Conscious, Healthy, and Meaningful Life, sind drei Aufgaben die ideale Zahl für eine Liste. „Unser Gehirn nimmt Informationen wahr, die in drei Teile gruppiert sind“, sagt sie. "Also beginnen Sie damit, die drei wichtigsten Dinge aufzulisten."

Die meisten Menschen wissen gar nicht, wie wenige wirklich produktive Stunden ein Tag hat.

„Unsere mentale Stärke ist eine viel begrenztere Ressource als die Zeit. Wir haben jeden Tag nur 3-6 Stunden Zeit, um hart zu arbeiten “, sagt Christina Willner, Schöpferin der Amazing Marvin To-Do-Liste, Produktivitäts-Apps.

Außerdem wissen viele nicht, wie lange es dauern kann, bestimmte Aufgaben zu erledigen. Aus diesem Grund sind zu lange To-Do-Listen wirkungslos. Vilner empfiehlt, neben jeder Aufgabe die geschätzte Bearbeitungszeit aufzuschreiben. Verfolgen Sie diese Zeit, um in Zukunft genauere Berechnungen durchführen zu können.

3. Nimm Träume oder sehr große Ziele auf deine To-Do-Liste

Ehrgeizige Ziele wie das Schreiben eines Buches oder die Besteigung des Mount Everest sollten nicht auf deiner To-Do-Liste stehen. Setzen Sie sie stattdessen auf eine separate Wunschliste.

Die To-Do-Liste sollte klare Pläne enthalten.

Wenn Sie ein großes Projekt fertigstellen müssen, müssen Sie es in mehrere kleine und erreichbare Aufgaben aufteilen und diese erst dann auf die Liste schreiben. Dies wird von Paula Rizzo empfohlen, Autorin von List Thinking: How to Use Lists to Be More Productive, Success, and Less Anxious.

Wenn Sie sich eine umfangreiche Liste all Ihrer Ziele ansehen, werden Sie sich überwältigt fühlen. Außerdem werden Sie unzufrieden damit sein, dass Sie nicht alle schriftlichen Pläne abschließen können. Tatsächlich erfordern einige von ihnen ziemlich viel Zeit und Mühe.

4. Bewerten Sie jede Aufgabe gleich

Produktivitätscoach Nancy Gaines argumentiert, dass die To-Do-Liste eine Prioritätenliste sein sollte. „Bringen Sie nur die Dinge ein, die Ihre Karriere oder Ihr Geschäft voranbringen“, sagt Gaines. - Wenn dies keine Priorität hat, sollte es nicht auf der Liste stehen. Es wird dich nur ablenken."

Sie empfiehlt, beim Erstellen der Liste das „3-3-3“-System zu befolgen: Streichen Sie die drei unwichtigsten Aufgaben aus der Liste, delegieren Sie drei Aufgaben, die Ihre Zeit nicht wert sind, und erledigen Sie die drei wichtigsten Aufgaben.

5. Setze dir vage Ziele

Wenn die Aufgaben auf der Liste vage formuliert sind, müssen Sie in Zukunft darüber nachdenken, wie Sie sie ausführen und sich sogar daran erinnern, was sie bedeuten. Daher sollte der Erstellung der Liste gebührende Aufmerksamkeit geschenkt werden.

„Verwenden Sie ein wenig mehr Planungszeit und gestalten Sie Ihre To-Do-Liste so genau wie möglich“, rät Maura Thomas, Autorin von Secrets of Personal Productivity. Anstatt beispielsweise einen "Spesenbericht" zu schreiben, schreiben Sie "Geben Sie Daten in eine Tabelle ein".

Vermeiden Sie vage Wörter wie „planen“, „umsetzen“oder „entwickeln“. „Wenn Sie wenig Zeit haben und sich das Wort „entwickeln“auf der Liste ansehen, möchten Sie diesen Punkt wahrscheinlich überspringen“, sagt Mora. "Speichern Sie diese Worte für Ihre große Projektliste."

6. Verwenden Sie dieselbe Liste, bis alle Aufgaben abgeschlossen sind

„Das Problem ist, dass jeder Tag etwas Neues bringt. Daher muss das, was Sie heute getan haben, nicht unbedingt morgen getan werden. Und Ihre Pläne für morgen können sich noch vor diesem Ende ändern“, sagt Eileen Roth. Sie müssen also jeden Tag eine neue To-Do-Liste erstellen.

7. Binde die Liste nicht an deinen Kalender

Wenn Liste und Kalender nicht miteinander verknüpft sind und unterschiedliche Aufgaben enthalten, werden Sie sie kaum alle erledigen können. „In diesem Fall haben Sie keine Zeit, die Aufgaben aus der Liste zu erledigen. Es sei denn, Sie müssen auf Schlaf, Wochenenden, Urlaub oder Zeit, die Sie mit Ihrer Familie verbringen möchten, verzichten “, warnt Katie Mazzocco, Autorin von Revolutionary Productivity: How To Maximize Time, Impact And Income When Running A Small Business.

Versuchen Sie, immer Zeit in Ihrem Kalender zu reservieren, um Aufgaben aus der Liste zu erledigen.