Wie man Kunden und Partner nicht verschreckt: Schlechte Angewohnheiten beim E-Mail-Schreiben

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Einige Fehler, die wir beim Schreiben von E-Mails machen, bleiben dem Adressaten nicht verborgen. Um sich nicht als Laie zu zeigen, schauen Sie sich die gröbsten von ihnen an.

Bei der Arbeit werden viele Menschen buchstäblich von einer Vielzahl von E-Mails angegriffen, die beantwortet werden müssen. Es ist natürlich sehr schwierig, ein solches Aufgabenvolumen kompetent zu bewältigen. Es gibt jedoch Fehler, die unbedingt vermieden werden sollten.

Die Beherrschung der Grundregeln der E-Mail-Etikette ist nicht erforderlich, um Ihre Briefe in Meisterwerke der Fiktion zu verwandeln. Das ist absolut nutzlos. Aber wenn Sie die Gewohnheiten loswerden können, die auf Unprofessionalität hinweisen, wird Ihr Geschäft viel besser laufen.

Was sind die häufigsten Fehler beim Schreiben von E-Mail-Nachrichten?

1. Missbrauch des Zeichens „Dringend“

Wenn Sie sich wie der Junge im Gleichnis verhalten, der „Wölfe! Wölfe!“, Und alle Briefe hintereinander mit dem „Dringend“-Zeichen versehen, dann werden die Adressaten Sie sehr bald nicht mehr ernst nehmen. Wenn Sie wirklich eine dringende Antwort benötigen, wird niemand auf diesen Hinweis achten.

2. Übermäßige Informalität

Die Wahl des Kommunikationsstils hängt von der Qualität der Beziehung zwischen Ihnen und dem Gesprächspartner ab. Übermäßige Informalität weist auf einen Mangel an Professionalität hin.

Seien Sie vorsichtig mit Ausrufezeichen, Emoticons, farbigem Text, ausgefallenen Schriftarten, Internet-Jargon und Akronymen. Sie werden Ihnen definitiv nicht helfen, das Image eines erfahrenen Arbeiters zu prägen.

Achte auch darauf, dass manche Leute Akronyme nicht gut verstehen. Wählen Sie den Ton der Kommunikation mit Ausländern und anderen Generationen besonders sorgfältig.

Denken Sie daran, dass ein Geschäftsbrief gut lesbar sein muss. Verwenden Sie dazu die Schriftarten Arial, Calibri oder Times New Roman und stellen Sie die Größe auf 10 oder 12 Einheiten ein. Wenn es um Farbe geht, ist Schwarz die beste Wahl.

3. Zu kalter Ton der Kommunikation

Gleichzeitig soll der Adressat nicht das Gefühl haben, mit dem Roboter zu kommunizieren. Einige E-Mails von echten Menschen sehen aus, als würden sie Nachrichten auf dem Anrufbeantworter beantworten.

Wenn Sie Ihre Persönlichkeit und Ihren Enthusiasmus aus Ihrem Brief erkennen können, hilft es, sich beim Adressaten ein positives Bild von Ihnen als Geschäftsgesprächspartner zu machen. Hauptsache man übertreibt es nicht.

4. Missbrauch von "Allen antworten"

E-Mail-Nachrichten sollen kein gemütlicher Chat sein. Wenn Sie auf eine Nachricht antworten, die Sie an eine Gruppe von Personen weitergeleitet haben, stellen Sie vor dem Klicken auf die Schaltfläche "An alle senden" sicher, dass Ihre Antwort wirklich interessant ist und jeder in dieser Gruppe benötigt.

5. Eine Nachricht ohne Zustimmung des Absenders weiterleiten

Es ist gelinde gesagt ärgerlich. Oder es kann Ihre Glaubwürdigkeit erheblich untergraben.

Es ist egal, was du postest. Vielleicht möchten Sie eine Nachricht von Ihrem Chef an einen Kunden senden, in der dieser Kunde erwähnt wird. Oder Sie können der Versuchung nicht widerstehen, Ihren Kollegen in die Empfängerkette einer E-Mail mit persönlichen Informationen aufzunehmen. Auf keinen Fall sollten Sie dies ohne die Erlaubnis des Absenders tun.

6. Versenden von Blinddurchschlägen von Briefen

Wenn Sie jemandem eine Blindkopie eines Briefes schicken, kommt dem Gesprächspartner der Gedanke: "Und wem haben Sie sonst eine solche Kopie geschickt?" Das schafft Misstrauen und erzeugt das Gefühl, etwas zu verbergen.

Wenn Sie eine E-Mail an jemanden weiterleiten möchten, der nicht in der Weiterleitung enthalten sein sollte, kopieren Sie einfach den gewünschten Text und fügen Sie ihn in eine separate neue Nachricht ein.

7. Falsche Formulierung des Themas

Wenn Sie im Feld "Betreff" etwas wie "Hier bin ich", "Hallo" oder "Zu Ihrer Information" eingeben, gibt dies dem Empfänger keine Vorstellung über den Inhalt des Schreibens. Dadurch ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Ihre Nachricht nicht einmal gelesen wird.

Wenn Sie Geschäftskorrespondenz führen, sollte der Betreff Ihres Schreibens kurz, prägnant und genau sein. Wenn der Empfänger sofort versteht, was Sie ihm schreiben, wird er Ihren Brief höchstwahrscheinlich lesen und schneller beantworten.

8. Missbrauch privater Nachrichten

Witze, berührende Geschichten und motivierende Zitate sind manchmal sehr angebracht. Aber in großer Zahl ermüden sie den Empfänger schnell. Bombardieren Sie die Posteingänge Ihrer Kollegen nicht mit bedeutungslosen Nachrichten, selbst wenn Sie dies mit den besten Absichten tun. Früher oder später werden die Empfänger solche Briefe einfach löschen, ohne sie zu lesen.

9. Grobe Antworten

Widerstehen Sie der Versuchung, in Ihrem Brief aufrichtige Wut gegenüber dem Adressaten auszudrücken, auch wenn er eine solche Reaktion verdient. Auch wenn Sie schon ein paar Monate auf Ihr Paket warten. Tu es einfach nicht. Die Leute erinnern sich immer daran, unhöflich zu sein, und dies wird sich stark auf Ihr Geschäftsimage auswirken.

Schreiben Sie stattdessen die Nachricht, die Sie an den Empfänger senden wollten, der Sie wütend gemacht hat, und lassen Sie sie einige Tage in Ihrem Entwurfsordner. Bearbeiten Sie es dann und entfernen Sie alle unhöflichen Ausdrücke. So können Sie Ihre Professionalität unter Beweis stellen.

10. Vertrautheit

Wenn Sie den Empfänger der Nachricht sehr gut kennen, können Sie sich manchmal ein paar nette Komplimente leisten. Wenn dies jedoch Ihr Geschäftspartner oder Kunde ist, sollten Sie einen höflichen, diskreten Ton der Kommunikation beibehalten. Vervollständigung eines Briefes wie "Bis bald!" in diesem Fall wäre es unangemessen.

11. Eine lächerliche E-Mail-Adresse verwenden

Anmaßende, vulgäre oder geradezu lächerliche Adressen werden bei den Empfängern Ihrer Nachrichten negative Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Wenn Sie sich nicht von Ihrem [email protected] trennen können, erstellen Sie ein separates Konto für die Geschäftskorrespondenz.

12. Viele Tippfehler

Das Versenden von Nachrichten von Ihrem Telefon befreit Sie nicht von Ihrer Verpflichtung, Ihre E-Mails auf Fehler zu überprüfen. Wenn Sie mehr als einen Tippfehler pro Brief machen, zeigen Sie sich nicht von Ihrer besten Seite. Wenn Sie unterwegs eine Nachricht senden müssen, ist es sehr wichtig, sie vor dem Senden sorgfältig zu überprüfen.

13. Frühmorgens Nachrichten senden

Manchmal, wenn Sie früh aufstehen und sich produktiv genug fühlen, sind Sie versucht, Ihre Geschäftskorrespondenz so schnell wie möglich loszuwerden. Allerdings achten die meisten Empfänger auf den Zeitpunkt der Absendung des Briefes. Wenn Sie um drei Uhr morgens eine Nachricht senden, gelten Sie bestenfalls als Workaholic und im schlimmsten Fall als nicht ganz gesunder Mensch.

Wenn Sie mitten in der Nacht Inspiration finden, speichern Sie den Brief einfach in Entwürfen und senden Sie ihn während der Geschäftszeiten.

14. Zu lange Briefe schreiben

Die meisten Leute scannen einfach Nachrichten, ohne den Text zu lesen. Berücksichtigen Sie dies, wenn Sie Ihren Brief schreiben. Große Textblöcke erschweren das Lesen, teilen Sie Ihre Nachricht daher in kleine Absätze auf.

Verwenden Sie Listen. Sie machen Ihren Brief noch lesbarer. Darüber hinaus können Sie die wichtigsten Teile Ihrer Nachricht kursiv oder fett hervorheben.

Vermeiden Sie diese Fehler, dann können Sie sich einen guten Eindruck von sich selbst machen, der zweifellos zu Ihrer Karriere beitragen wird.