So planen Sie mit der ALPEN-Methode und behalten alles im Blick

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Zeitmanagement mit deutscher Präzision.

Was ist die ALPEN-Methode?

Dies ist eine weitere Möglichkeit, die Dinge so zu planen, dass Sie garantiert Zeit für alles haben und gleichzeitig nicht mit der Last verrückt werden. Es wurde von dem deutschen Wirtschaftsprofessor und Zeitmanagement-Experten Lothar Seivert erfunden.

Der Autor der Methode hat sie in fünf Komponenten unterteilt. Aus den Anfangsbuchstaben der Stufennamen entstand schließlich das deutsche Wort ALPEN (auf Russisch „Alpen“):

EIN - Erstellen einer Aufgabenliste (EINufgaben);

L - eine Schätzung der benötigten Zeit (L änge schätzen);

P - Planung der Pufferzeit (Pufferzeiten einplanen);

E - Aufgabenpriorisierung (Entscheidungen treffen);

n - zusammenfassend (nachkontrolle).

Die Essenz der Methode besteht darin, zu verstehen, welche Aufgaben es wirklich wert sind, sich Zeit zu nehmen und welche für später übrig bleiben können. Seien Sie außerdem realistisch in Bezug auf die Zeit, die Sie aufwenden müssen, und denken Sie daran, dass das Arbeiten ohne Unterbrechungen der Weg zum Burnout ist.

Im Wesentlichen ist das ALPEN-Verfahren eine Kombination der Blockplanung mit der Eisenhower-Matrix aus der klassischen Zeitwirtschaft.

So planen Sie Fälle mit der ALPEN-Methode

Machen Sie eine Liste

Schreiben Sie alles auf - all die Dinge, die Sie heute gerne tun würden. Schreiben Sie es einfach auf: in ein Notizbuch, Notizbuch oder Planer auf Ihrem Handy.

Die Versuchung, eine mentale Liste zu erstellen, ist natürlich groß, aber die Ressourcen des menschlichen Arbeitsgedächtnisses sind nicht unbegrenzt. Laut einigen Berichten kann es gleichzeitig bis zu vier Aufgaben oder Objekte speichern.

Verschwenden Sie keine Zeit damit, Dinge zuerst zu priorisieren – schreiben Sie einfach auf, was Ihnen in den Sinn kommt. Die Liste wird sicher erschreckend beeindruckend. Es ist in Ordnung, es sollte so sein.

Schätzen Sie, wie lange es dauert

Jeder, der schon einmal versucht hat, Dinge zu planen, ist mit ziemlicher Sicherheit auf die Lieblingsharke der Neulinge im Zeitmanagement getreten: Er hat eine Liste von 15 Aufgaben erstellt, aber am Ende hat er nicht einmal die Hälfte geschafft, weil sie, wie sich herausstellt, physisch passen nicht in einen Arbeitstag. Als Ergebnis war ich verärgert und gab all diese neumodischen Zeitmanagement-Techniken auf.

Um dies zu verhindern, müssen Sie die Zeitkosten verstehen. Überlegen Sie, wie viele Minuten oder Stunden jede Aufgabe auf Ihrer Liste dauern wird. Seien Sie so realistisch wie möglich. Bauen Sie auf Erfahrungen aus der Vergangenheit auf und vergessen Sie Ihre Persönlichkeitsmerkmale nicht, wenn Sie beispielsweise schnell müde werden oder aufschieben. Es muss daran erinnert werden, dass all diese Dinge für Sie sind, nicht für einen imaginären Übermenschen.

Wenn Sie mit der Berechnung fertig sind, notieren Sie die geschätzte Zeit neben jedem Element.

Planen Sie Ihre Pufferzeiten

Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, die Dinge einzeln zu planen. Eine solche Strategie berücksichtigt erstens nicht, dass eine Person Pausen einlegen muss, und führt zweitens dazu, dass alle Pläne durch eine kleine Verzögerung oder höhere Gewalt zu scheitern drohen.

Die Besprechung dauerte etwas länger als die geplante Zeit, der Auftragnehmer gab wenig später den Auftrag, einige Kollegen kamen zu spät, man steckte im Stau, das Kind kleidete sich lange im Kindergarten an - und das ist alles, die folgenden sachen müssen verschoben oder gar abgesagt und den ganzen tag neu gezogen werden. Dies ist normalerweise sehr wütend und frustrierend.

Daher ist es wichtig, nach jeder Aufgabe die sogenannte Pufferzeit in den Plan aufzunehmen, dh eine, die Sie mit nichts belegen.

Wenn etwas schief geht, helfen Ihnen diese leeren Slots, den Rest des Geschäfts zu bewältigen. Und wenn keine höhere Gewalt eintritt, nutzen Sie die Pufferzeit, um eine Pause einzulegen: Kaffee trinken, spazieren gehen, ein Buch lesen oder einfach nur schweigend sitzen. Schließlich können Sie diese Zeit zusätzlichen Aufgaben oder persönlichen Projekten widmen.

Die Größe der Pufferblöcke müssen Sie selbst bestimmen. Im Idealfall sollten sie nach der ALPEN-Methode bis zu 40 % der Arbeitszeit ausmachen.

Aufgaben priorisieren

In dieser Phase wird meist deutlich, dass die To-Do-Liste, die die Person zuerst erstellt hat, aufgrund der benötigten Zeit und Pufferblöcke physikalisch nicht an einem Tag zu bewältigen ist. Daher müssen Sie Prioritäten setzen und auswählen, welche Aufgaben beibehalten und welche abgebrochen oder neu geplant werden sollen.

Dafür eignet sich ein klassisches Werkzeug – die Eisenhower-Matrix. Danach sind alle Aufgaben aus der Liste bedingt in vier Kategorien unterteilt:

1. Wichtig und dringend. Sie müssen zuerst angesprochen werden.
2. Wichtig, aber nicht dringend. Sie können sich dafür etwas Zeit nehmen, nachdem Sie sich mit der ersten Gruppe beschäftigt haben.
3. Dringend aber unwichtig … Es ist besser, sie zu delegieren oder an dritter Stelle nach den wichtigen zu machen, um sie nicht den ganzen Tag zu widmen und nicht in die Dringlichkeitsfalle zu tappen.
4. Nicht dringend und unwichtig … Diese sollten gelöscht, an jemanden weitergegeben oder auf Eis gelegt werden.

Dadurch wird Ihre Liste deutlich reduziert und kommt der Realität viel näher.

Zusammenfassen

Öffnen Sie am Ende des Tages Ihren Tagesplaner und stellen Sie sich ein paar Fragen:

• Was ist Ihnen gelungen und was nicht?
• Hatten Sie genug Zeit für alle geplanten Aufgaben?
• Habe ich die benötigte Zeit richtig eingeschätzt oder sollte ich beim nächsten Mal mehr investieren?
• War in meinem Plan genügend Pufferzeit, um die höhere Gewalt auszugleichen und Zeit zum Ausruhen zu haben?
• Habe ich Zeit für wichtige und dringende Angelegenheiten, um Termine nicht zu stören, aber gleichzeitig nicht in einer Routine zu verzetteln?
• Was können Sie tun, um mir den Plan beim nächsten Mal angenehmer zu machen?

Wenn du sie beantwortest, verschiebe die Aufgaben, die du nicht in Angriff genommen hast, auf den nächsten Tag. Und machen Sie einen neuen Plan mit den "Fehlerkorrekturen" im Hinterkopf.