So organisieren Sie Ihren Tag: Techniken der Produktivitätsgenies

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Zeit ist eine knappe und unersetzliche Ressource. Lernen Sie, es mit Bedacht zu verwenden.

Benjamin-Franklin-Methode

Benjamin Franklin war der Sohn eines Seifenherstellers, aber dank Selbstorganisation und Disziplin gelang ihm in vielen Bereichen: in Politik, Diplomatie, Wissenschaft, Journalismus. Er ist einer der Gründungsväter der Vereinigten Staaten von Amerika - er war an der Erstellung der Unabhängigkeitserklärung und der Verfassung des Landes beteiligt.

Franklins Porträt ist auf einem 100-Dollar-Schein abgebildet, obwohl er nie Präsident der Vereinigten Staaten war. Ihm wird die Urheberschaft für Schlagworte wie "Zeit ist Geld" und "Schieben Sie nicht auf morgen, was Sie heute tun können" zugeschrieben.

Zeit war Franklin wirklich wichtig.

Liebst du das Leben? Dann verschwenden Sie keine Zeit, denn Zeit ist der Stoff, aus dem das Leben besteht. Benjamin Franklin

Im Alter von 20 Jahren entwickelte Franklin für sich ein Zeitmanagementsystem, das er zeitlebens nutzte. Zeitgenossen nannten es "Franklins Pyramide" (manchmal auch "Produktivitätspyramide" - Produktivitätspyramide).

Die Pyramide basiert auf Lebenswerten. Dies sind moralische Richtlinien bei der Lösung von Problemen. Franklin nannte sie Tugenden.

Für sich selbst identifizierte er 13 Tugenden: Enthaltsamkeit, Schweigen, Ordnungsliebe, Entschlossenheit, Sparsamkeit, Fleiß, Aufrichtigkeit, Gerechtigkeit, Mäßigung, Sauberkeit, Ruhe, Keuschheit und Sanftmut.

Um jeden Tag an sich selbst zu arbeiten, begann Franklin ein spezielles Notizbuch, in das er für jedes Lebensprinzip eine Seite nahm. Er fasste jede Seite in sieben Spalten (Wochentage). Dann zeichnete er 13 horizontale Linien entsprechend der Anzahl der Tugenden.

So konzentrierte er sich jeden Tag auf eine der Tugenden und notierte abends auf den Plätzen die Fehler, die er auf dem Weg zur "moralischen Vollkommenheit" machte.

Die nächste Stufe von Franklins Pyramide ist ein globales Ziel. Es basiert auf Lebensprinzipien und beantwortet die Frage: "Was will ich bis zum Alter von N erreichen?" Ein globales Ziel für einen Arzt kann zum Beispiel der Wunsch sein, bis zum Alter von 35 Jahren Abteilungsleiter zu werden, und für einen Manager, ein eigenes Startup zu gründen.

Benjamin Franklin ist wirklich der Urvater der To-Do-Planung. Er hielt sich immer an die Routine und schrieb buchstäblich jeden Schritt auf, den er machte. Daher sind weiter in seiner Pyramide:

• Masterplan - Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erreichen eines globalen Ziels;
• langfristiger Plan - Ziele für die nächsten 3-5 Jahre;
• kurzfristiger Plan - Aufgaben für das nächste Jahr und Monat;
• Wochen- und Tagesplanung.

Alle Stufen der Pyramide sind nacheinander angeordnet - jeder nächste basiert auf dem vorherigen.

Ausgabe

Um Ihren Tag nach der Franklin-Methode zu gestalten, müssen Sie die grundlegenden Lebensprinzipien bestimmen, ein globales Ziel setzen und einen Plan erstellen, um dieses zu erreichen.

Für die lang- und kurzfristige Planung können Sie eines der elektronischen Tools nutzen oder ein Notizbuch in Papierform erstellen und das "Quick Notes"-System implementieren.

Stephen Covey Methode

Stephen Covey gilt als einer der Anhänger des Franklin-Systems. Er ist ein international renommierter Experte und Coach im Bereich Management. Covey ist ein professioneller Redner und Autor vieler Bücher. Einer von ihnen wurde in die Liste der einflussreichsten Wirtschaftsliteratur des Time Magazine aufgenommen.

Dies ist das Buch Die sieben Gewohnheiten hocheffektiver Menschen, das seiner Zeit voraus ist. Covey schrieb es 1989, aber es wurde kein Bestseller, bis es 2004 neu aufgelegt wurde.

Coveys Konzept basiert auf einer Abfolge von sieben Fertigkeiten.

1. Schärfen Sie die Säge, dh verbessern Sie sich ständig.
2. Erzielen Sie Synergien, d. h. streben Sie nach einer für beide Seiten vorteilhaften Interaktion.
3. Sei proaktiv.
4. Versuchen Sie, zuerst zu hören, und erst dann - um gehört zu werden.
5. Beginnen Sie damit, sich das Endziel vorzustellen.
6. Denken Sie Win-Win.
7. Tun Sie zuerst, was zuerst getan werden muss.

Die Aufgabenverteilungs- und Priorisierungsmatrix hilft bei der Implementierung der letzteren Fähigkeit. Covey hat es vom 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten, Dwight David Eisenhower, ausgeliehen.

Alle Aufgaben sind in vier Gruppen unterteilt:

1. Dringend und wichtig (so schnell wie möglich zu erledigen);
2. Nicht dringend wichtig (strategische Aufgaben mit einem weit entfernten Termin);
3. Dringend unwichtig (Sie müssen es schnell tun, aber Sie können es verschieben oder nicht selbst tun);
4. Nicht dringend und unwichtig (in der Regel können solche Fälle gelöscht oder Dritten anvertraut werden).

Erfolgreiche Menschen geraten laut Covey selten in Zeitnot, da sie schnell Aufgaben aus den Kategorien 1 und 3 erledigen und ohne Mitleid Dinge von Platz 4 opfern und dabei 60-80% ihrer Zeit und Energie investieren Probleme von Feld 2 lösen, weil sie die Lokomotive des Fortschritts sind.

Ausgabe

Um effektiver zu sein, schreiben Sie am Ende oder zu Beginn des Tages Ihre Aufgaben auf und priorisieren Sie sie mithilfe der Eisenhower-Matrix (oder der Covey-Matrix, je nachdem, was Sie bevorzugen). Dazu können Sie die App Eisenhower (iOS) oder MyEffectivenessHabits (Android) verwenden. Versuchen Sie, das Verhältnis beizubehalten: 40% - wichtige dringende Angelegenheiten, 60% - wichtige nicht dringende Angelegenheiten.

Tim Ferriss-Methode

Timothy Ferriss ist ein beliebter Produktivitätsguru. Aufzeichnungen seiner öffentlichen Auftritte sammeln Millionen von Aufrufen, und die Bücher werden in der gleichen riesigen Auflage verkauft.

Kein Wunder – wer möchte nicht „4 Stunden die Woche arbeiten, nicht im Büro rumhängen“von Anruf zu Anruf „und gleichzeitig überall leben und reich werden“? Das gleichnamige Buch von Ferriss ist auf Platz eins der Bestsellerlisten von The New York Times und The Wall Street Journal.

Seine Methode basiert auf zwei Säulen:

1. Paretos Gesetz: 20 % des Aufwands ergeben 80 % des Ergebnisses und die restlichen 80 % des Aufwands - nur 20 % des Ergebnisses. Das bedeutet, sich auf die Aktivitäten zu konzentrieren, die wirklich wichtig sind.
2. Parkinson-Gesetz: Die Arbeit füllt die ihr zugewiesene Zeit aus. Dies bedeutet, dass der Aufgabe genau so viel zugewiesen werden muss, wie für ihre Erledigung benötigt wird.

Sie müssen Ihren Arbeitstag nicht verlängern, um mehr zu erledigen. Im Gegenteil, kürzen Sie es, konzentrieren Sie sich nur auf das, was wirklich wichtig ist. Alles andere verwerfen, auslagern oder delegieren.

Der Ansatz von Ferriss folgt der Planungstechnik 1-3-5. Die Essenz ist einfach: Eine wichtige Sache wird der To-Do-Liste hinzugefügt, drei mittlere und fünf kleine. Insgesamt neun. Sie werden a priori nach Dringlichkeit verteilt, was hilft, das Gefühl eines Notfalls loszuwerden.

Ferriss ist ein Gegner von Multitasking und Informationsüberflutung. Wenn mehrere Dinge gleichzeitig erledigt werden, wird die Aufmerksamkeit defokussiert. Dadurch steigt die Produktivität nicht, sondern sinkt. Das gleiche ist bei der kontinuierlichen Aufnahme von Informationen der Fall. Ständiges Abrufen von Mails, Instant Messengern und sozialen Netzwerken erzeugt nur ein falsches Gefühl, bringt es dem Ziel aber nicht näher.

Aber Stress, im Gegenteil, Ferriss betrachtet unsere Assistenten.

Angst ist ein Indikator. Angst ist unser Freund. Manchmal zeigt er, was man nicht tun sollte, aber öfter zeigt er, was sich genau lohnt. Tim Ferriss

Es sei darauf hingewiesen, dass Tim Ferriss nicht der einzige ist, der nach Produktivität strebt, indem er weniger arbeitet. Stever Robbins, Autor von The 9 Steps to Working Less and Getting More, schlägt die Methode der „aktiven Tage“vor, bei der Sie sich an einem bestimmten Tag einen „Wachhund“zuweisen, um Ihren Fortschritt zu verfolgen.

Ausgabe

Diese Methode ist für Sie, wenn Sie keinen strengen Zeitplan einhalten können und To-Do-Listen für Sie nicht funktionieren. Organisieren Sie Ihren Tag so, dass 20% der Zeit mit den schwierigsten und wichtigsten Dingen belegt ist. Lass den Rest seinen Lauf nehmen. Mit anderen Worten, wenn Sie ein Geschäftstreffen abhalten müssen, müssen Sie den Tag, die Uhrzeit und die Dauer auswählen und den Zeitplan strikt einhalten. Der Rest des Tages kann allen laufenden Arbeiten gewidmet werden.

Gleb Archangelskys Methode

Gleb Arkhangelsky ist Experte im Bereich Zeitmanagement, Gründer und Chef des gleichnamigen Unternehmens. Ihre Besonderheit liegt nicht in der Schaffung origineller Entwicklungen, sondern darin, dass sie die Methoden des Zeitmanagements auf einfache und zugängliche Weise darstellt und sie an die häuslichen Gegebenheiten anpasst.

Arkhangelsky ist Autor mehrerer populärer Wirtschaftsbücher: Job 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive und andere.

Letzteres ist das beliebteste. Time Drive untersucht die Bedeutung von Planung, Zielsetzung und Motivation sowie leistungsstarke Zeitmanagement- und Anti-Prokrastination-Techniken.

• "Frösche". Jeder hat langweilige Aufgaben, die ständig auf später verschoben werden. Diese unangenehmen Taten häufen sich an und zerquetschen sie psychologisch. Aber wenn Sie jeden Morgen mit "einen Frosch essen" beginnen, dh zunächst eine uninteressante Aufgabe ausführen und dann zum Rest übergehen, werden die Dinge nach und nach in Ordnung gebracht.
• "Anker". Dies sind materielle Bindungen (Musik, Farbe, Bewegung), die mit einem bestimmten emotionalen Zustand verbunden sind. „Anker“sind notwendig, um sich auf die Lösung eines bestimmten Problems einzustellen. So können Sie sich beispielsweise daran gewöhnen, mit Post zu klassischer Musik zu arbeiten, und wenn Sie zu faul sind, den Posteingang zu entladen, müssen Sie nur Mozart oder Beethoven einschalten, um die gewünschte psychologische Welle abzufangen.
• Elefantensteak. Je größer die Aufgabe (eine Dissertation schreiben, eine Fremdsprache lernen usw.) und je kürzer die Frist ist, desto schwieriger ist der Einstieg. Es ist die Skala, die einem Angst macht: Es ist nicht klar, wo man anfangen soll, ob man genug Kraft hat. Solche Aufgaben werden "Elefanten" genannt. Die einzige Möglichkeit, "einen Elefanten zu essen", besteht darin, "Steaks" daraus zu kochen, dh ein großes Geschäft in mehrere kleine aufzuteilen.

Bemerkenswert ist, dass Gleb Archangelsky nicht nur der Rationalisierung von Arbeitsabläufen, sondern auch der Ruhe große Aufmerksamkeit schenkt (der vollständige Name seines Bestsellers lautet „Time Drive: How to Manage to Live and Work“). Er ist überzeugt, dass es ohne gute Erholung, zu der auch gesunden Schlaf und körperliche Aktivität gehören, unmöglich ist, produktiv zu sein.

Ausgabe

Planen Sie jeden Tag. Todoist, Wunderlist, TickTick und andere ähnliche Programme und Dienste helfen dir dabei. Teilen Sie komplexe große Aufgaben in einfache kleine auf. Machen Sie morgens die unangenehmste Arbeit, damit Sie in der verbleibenden Zeit nur das tun können, was Ihnen gefällt. Entwickeln Sie Auslöser, die Ihnen helfen, mit Faulheit umzugehen, und denken Sie daran, Ruhe in Ihren Zeitplan aufzunehmen.

Francesco Cirillo-Methode

Sie kennen den Namen Francesco Cirillo vielleicht nicht, aber wahrscheinlich haben Sie schon von Pomodoro gehört. Cirillo ist der Autor dieser berühmten Zeitmanagement-Technik. Francesco hatte zeitweise Probleme mit seinem Studium: Der junge Mann konnte sich überhaupt nicht konzentrieren, er war ständig abgelenkt. Ein einfacher Küchentimer in Form einer Tomate kam zur Rettung.

Die Essenz der Pomodoro-Methode besteht darin, dass die für die Arbeit vorgesehene Zeit "pomodoro" ist. Eine Tomate = 30 Minuten (25 Minuten für die Arbeit und 5 Minuten für die Ruhe). Wir starten den Timer und arbeiten 25 Minuten mit maximaler Effizienz und minimaler Ablenkung. Ein Signal ertönt – es ist Zeit für eine fünfminütige Pause. Dann starten wir den Timer erneut.

Somit wird die Produktivität durch die Anzahl der "Tomaten" pro Tag gemessen. Je mehr desto besser.

Um nicht 25 Minuten damit zu verbringen, selbst über Dinge nachzudenken, müssen Sie im Voraus eine Liste von Aufgaben erstellen. Darin können Sie auch die Anzahl der ganzen "Tomaten" (ein Kreuz wird vor die Aufgabe gesetzt) und Ablenkungen (ein Apostroph wird gesetzt) markieren. Auf diese Weise können Sie feststellen, wie lange es gedauert hat, eine Aufgabe zu erledigen und wie schwierig sie war.

Die Pomodoro-Methode ist erschwinglich und flexibel. Wenn Sie möchten - führen Sie eine To-Do-Liste auf Papier und messen Sie 25-Minuten-Segmente mit einem Küchentimer oder wenn Sie möchten - nutzen Sie spezielle Dienste und Anwendungen.

Fenster	OS X und iOS	Android

Laut Cirillo beträgt die optimale Dauer der "Tomate" 20–35 Minuten. Aber wenn Sie die Technik beherrschen, können Sie selbst experimentieren und die Intervalle ändern.

Sie können die Methode von Francesco Cirillo im Detail kennenlernen.

Ausgabe

Erstellen Sie zu Beginn des Tages eine To-Do-Liste und folgen Sie den Pomodoros. Wenn Sie innerhalb von 25 Minuten abgelenkt sind, setzen Sie das Symbol „neben der Aufgabe“. Wenn die Zeit abgelaufen ist, die Aufgabe aber noch nicht abgeschlossen ist, setzen Sie + und widmen Sie ihr die nächste "Tomate". Wechseln Sie während der fünfminütigen Pause komplett von der Arbeit zur Ruhe: Gehen Sie, hören Sie Musik, trinken Sie Kaffee.

Hier sind also fünf grundlegende Zeitmanagementsysteme, mit denen Sie Ihren Tag organisieren können. Sie können sie genauer studieren und ein Apologet für eine der Techniken werden, oder Sie können Ihre eigenen entwickeln, indem Sie verschiedene Techniken und Techniken kombinieren.

GTD - eine Alternative zum Zeitmanagement

David Allen, der Schöpfer der GTD-Methodik, ist einer der bekanntesten Theoretiker der persönlichen Effektivität. Sein Buch Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity wurde vom Time Magazine zum besten Geschäftsbuch des Jahrzehnts gewählt.

Der Begriff Getting Things Done ist ein Modewort und wird von vielen fälschlicherweise mit Zeitmanagement gleichgesetzt. Aber sogar Allen selbst nennt GTD "eine Technik zur Verbesserung der persönlichen Effektivität".

So erklärte Vyacheslav Sukhomlinov, ein Experte auf diesem Gebiet, den Unterschied zwischen Zeitmanagement und GTD.

Vyacheslav Sukhomlinov Exekutivdirektor der Restaurantholding. Der GTD-Praxis-Anwendungsexperte ist kein Zeitmanagement. Zeitmanagement ist unmöglich. Jeder hat die gleiche Stundenzahl am Tag. Es kommt nicht auf die Zeit an, sondern darauf, womit Sie sie füllen. Sie müssen in der Lage sein, große Ströme eingehender Informationen zu verarbeiten, zu bestimmen, welche Maßnahmen erforderlich sind, um Ziele zu erreichen, und natürlich handeln. Genau darum geht es bei GTD. Dies ist eine bestimmte Art zu denken und zu leben. Und bei GTD geht es auch um den Zustand des Flows und den Abbau von psychischem Stress.

Bist du bereit zu streiten? Willkommen bei Kommentaren. Was ist Ihrer Meinung nach mehr an GTD – Zeitmanagement oder persönliche Effizienz? Erzählen Sie uns auch, welche Techniken Ihnen helfen, Ihren Tag zu organisieren.