So gestalten Sie Meetings produktiver

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Der Unternehmer und Investor Ray Dalio teilte die Geheimnisse erfolgreicher Meetings.

1. Bestimmen Sie, wer das Meeting leitet und für wen es abgehalten wird

Jedes Meeting muss das Ziel von jemandem erreichen. Dies ist die Person, die das Gespräch leiten sollte. Er identifiziert die Ziele des Meetings und deren Lösung. Andernfalls werden sich alle nach dem Zufallsprinzip äußern und es wird keine produktive Diskussion geben.

2. Entscheiden Sie, welche Art von Kommunikation sich durchsetzen wird

Die Form der Versammlung richtet sich nach dem Zweck der Versammlung. Zum Beispiel werden Diskussion und Lehrvortrag auf unterschiedliche Weise durchgeführt. Diskussionen dauern lange. Je mehr Teilnehmer es gibt, desto mehr ziehen sie sich in die Länge. Wählen Sie Ihre Meeting-Teilnehmer daher sorgfältig aus.

Laden Sie nicht nur diejenigen ein, die Ihrer Meinung zustimmen. Vermeiden Sie sowohl Gruppendenken, wenn die Teilnehmer ihre eigene Meinung nicht äußern, als auch einzelne Entscheidungen.

3. Sei hartnäckig und offen

Sie müssen mit Konflikten umgehen, aus Deadlocks herauskommen und Ihre Zeit mit Bedacht einteilen. Schwierigkeiten treten meist auf, wenn ein unerfahrener Mitarbeiter spricht. Wägen Sie ab, was Ihnen wichtiger ist: Sparen Sie Zeit, ohne seine Meinung zu diskutieren, oder verstehen Sie, wie er denkt. Die zweite Option hilft zu bestimmen, wie eine Person mit bestimmten Verantwortlichkeiten fertig wird. Wenn Sie Zeit haben, besprechen Sie mit ihm, wo er falsch liegt. Aber geben Sie immer Ihr eigenes Unrecht zu.

4. Springen Sie nicht von einem Thema zum anderen

Auf dem Treffen wird also kein einziges Problem gelöst. Um dies zu vermeiden, markieren Sie das Gespräch an der Tafel.

5. Folgen Sie der Logik des Gesprächs

Bei Streitigkeiten laufen die Emotionen hoch und erschweren die objektive Wahrnehmung der Realität. Bleiben Sie ruhig und rational. Zum Beispiel sagen Leute manchmal: „Ich denke, es ist wahr“und tun dann so, als ob es eine Tatsache wäre. Obwohl ihre Gesprächspartner die Situation ganz anders sehen. Damit die Logik im Gespräch vorherrscht und nicht die Emotionen, fragen Sie eine solche Person: "Ist es wirklich wahr?"

6. Verteilen Sie die Verantwortlichkeiten jedes Teilnehmers

Wenn Entscheidungen von einer Gruppe getroffen werden, wird oft vergessen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Und dann ist nicht klar, wer was tun soll und wer dafür verantwortlich ist. Achten Sie darauf, die Verantwortlichkeiten jedes Mitglieds der Gruppenentscheidung klar zu definieren.

7. Geben Sie die Zwei-Minuten-Regel ein

Geben Sie allen zwei Minuten, um ihre Gedanken in Ruhe auszudrücken. Und erst dann seinen Vorschlag besprechen. Auf diese Weise können alle Teilnehmer ihre Meinung äußern, ohne befürchten zu müssen, unterbrochen oder missverstanden zu werden.

8. Stoppen Sie diejenigen, die zu schnell sprechen

Schnelle Sprache ist schwerer zu verstehen. Einige nutzen dies aus. Die Leute wollen nicht dumm erscheinen und fragen nicht nochmal nach, auch wenn sie etwas nicht verstehen. Fallen Sie nicht auf diesen Köder herein. Es liegt in Ihrer Verantwortung, Unklarheiten zu klären und Streitigkeiten beizulegen. Scheuen Sie sich also nicht zu sagen: „Tut mir leid, ich habe es nicht verstanden. Könntest du langsamer sprechen? Und dann stellen Sie den Rückstand von Fragen.

9. Fassen Sie das Gespräch zusammen

Wenn alle Ideen ausgetauscht haben, ziehen Sie Schlussfolgerungen. Wenn Sie sich im Meeting einigen, wiederholen Sie es laut. Wenn nicht, sagen Sie es auch. Wenn Sie Aufgaben für die Zukunft identifiziert haben, verteilen Sie diese auf die Teilnehmer und legen Sie die Fristen fest.

Schreiben Sie Schlussfolgerungen, Arbeitstheorien und Probleme auf, damit jeder darauf zugreifen kann. Dadurch wird es einfacher, den Fortschritt zu verfolgen.