So planen Sie Meetings, um sie effektiv zu gestalten

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit.

Sie mögen Meetings vielleicht nicht, aber Sie müssen sie trotzdem abhalten. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil des Workflows in jedem Unternehmen. Eine Möglichkeit, Termine sinnvoller und schneller zu gestalten, besteht darin, sie sorgfältig zu planen. Das Buch von Olga Demyanova, Doktorin der Wirtschaftswissenschaften, „Schnelle und effektive Meetings. Von der Vorbereitung bis zum gewünschten Ergebnis.“

Mit freundlicher Genehmigung des Verlags "Alpina PRO" veröffentlicht Lifehacker einen Auszug aus dem zweiten Kapitel.

Meetings selbst sind kein Problem. Sie sind sogar notwendig und ein Führungsmerkmal der Macht. Sie müssen lange nutzlose und ineffektive Versammlungen loswerden.

Die häufigsten Arten von Meetings:

• wöchentlich;
• strategisch;
• Arbeitskräfte;
• Berichterstattung;
• Planung von Besprechungen;
• Brainstorming;
• geschäftliche Gespräche und Treffen;
• Briefings.

Alle diese Typen lassen sich in vier Hauptgruppen einteilen:

1. nach Dauer: schnell (bis zu 30 Minuten) und langwierig (mehr als eine Stunde);
2. nach Teilnehmerzahl: bis 10 Personen oder mehr;
3. nach Zweck: arbeitend, politisch und informativ;
4. nach Zeit: geplant und ungeplant.

Erforderliche Attribute für die Besprechungsplanung

Was ist zu planen:

• Tore;
• Agenda;
• Liste der eingeladenen Personen;
• zeitlicher Ablauf;
• Informationsmaterialien;
• verantwortlich für die Führung des Protokolls;
• Frist für Reden.

In erster Linie muss der Leiter die Ziele des Treffens berücksichtigen. Dies ist der Ausgangspunkt für die Tagesordnung und die Teilnehmerliste, Zeit und Regelungen.

Die wichtigsten Ziele der Treffen:

1. Neue Informationen - für die Informationsveranstaltung:

• wichtige Neuigkeiten und Richtlinienänderungen;
• Diskussion von Plänen und Strategien;
• kurzfristige Prognosen;
• Präsentation neuer Produkte und Ansätze;
• Diskussion des Budgets;
• Personalfragen.

2. Überwachung von Ereignissen und Treffen operativer Entscheidungen – für regelmäßige Treffen:

• Hauptrisiken und Schwierigkeiten;
• Parameter zur Bewertung des Fortschritts;
• Bewertung von Schlüsselprozessen und notwendigen Änderungen;
• Diskussion darüber, was gerade passiert: Was läuft gut, was muss verbessert werden;
• wichtige Lehren und Ergebnisse von Maßnahmen;
• Koordinierung der Bemühungen;
• Kommunikationen.

3. Motivation – kreative Meetings, Entwicklung neuer Ansätze und Teambuilding:

• Handlungsmotivation;
• kollektive Entscheidungsfindung;
• individuellen und kollektiven Erfolg zu würdigen.

Somit beeinflusst der Zweck die Art des Treffens und das Modell seiner Organisation. Briefing-Sitzungen unterscheiden sich beispielsweise in der Anzahl der Teilnehmer und der Dauer. Regelmäßige sind planmäßiger Natur, schneller in der Zeit und mit begrenzter Teilnehmerzahl. Kreative Meetings erfordern eine besondere Vorbereitung: Organisation von Möbeln (meist separate Tische), Tee, Kaffee und informellem Rahmen; erfordern keine Einhaltung der Kleiderordnung.

Eisenhower-Matrix für Ranking-Meeting-Fragen

Es muss daran erinnert werden, dass ein Meeting eine Plattform ist, auf der wichtige Entscheidungen getroffen und Probleme überwunden werden. Die Eisenhower Matrix ist das Feld, in dem alle Probleme und Fragen gesammelt werden. Sie sind nach Wichtigkeit und Dringlichkeit geordnet.

	Dringend	Überstürz es nicht
Wichtig	EIN	B
Nicht wichtig	C	D

Quadrat A: wichtige und dringende Angelegenheiten

Das Quadrat der wichtigen und dringenden Angelegenheiten sollte leer oder klein sein. Dies zeigt an, dass Sie das Fälligkeitsdatum einhalten. Wenn es viele solcher Fälle gibt, ist dies ein Zeichen von Desorganisation. Beispiele für Fälle, die quadriert werden können:

• Fälle, die in direktem Zusammenhang mit Ihren funktionalen Pflichten stehen und Ihre Leistung beeinträchtigen;
• Fälle, deren Scheitern zu Problemen führen kann;
• Belange der Gesundheit und des psychischen Klimas im Team;
• Angelegenheiten, die die Sicherheit des Teams betreffen;
• Fälle, deren Ergebnisse abgestimmt oder Ihrem Management vorgelegt werden müssen.

Feld B: wichtige, aber nicht dringende Angelegenheiten

Wenn Aufträge oder Angelegenheiten keine Dringlichkeit haben und es keine genauen Angaben zu deren Erledigung gibt, legt der Testamentsvollstrecker selbst den Zeitpunkt fest. Dieses Quadrat umfasst alle Dinge, die sich auf Ihre Funktionalität im Unternehmen beziehen, die Sie regelmäßig tun und deren Umsetzung in der Regel an den allgemeinen Zeitplan im Unternehmen gebunden ist (z Berichterstattung). Auch Forschungsaufträge, die einen gewissen Zeitaufwand erfordern, können auf solche Fälle zurückgeführt werden, wobei die Höhe der Arbeitskosten bis zur Fertigstellung unklar ist. Die Aufgaben des ersten und zweiten Quadrats sollten ständig überwacht werden, und daher ist es ratsam, sie in die Tagesordnung der Sitzungen aufzunehmen.

Platz C: dringende, aber unwichtige Angelegenheit

Das sind Ablenkungen. Oft stören sie einfach die Konzentration auf wichtige Aufgaben und mindern die Effizienz. Erinnere dich immer an deine Ziele und lerne, zwischen Wichtigem und Nebensächlichem zu unterscheiden.

Es lohnt sich, diesen Platz zu betreten:

• Sitzungen oder Verhandlungen, die von jemandem von der Seite auferlegt werden;
• Diskussion von Problemen, die Untergebene lösen können;
• Erörterung nicht-geschäftlicher Fragen;
• Diskussion abstrakter Themen.

Quadrat D: nicht dringende und unwichtige Angelegenheiten

Fälle in dieser Kategorie befördern Sie nicht in Projekten, lenken Sie jedoch davon ab, an ihnen zu arbeiten.

• bringen überhaupt keinen Nutzen;
• es ist nützlich, sich überhaupt nicht mit ihnen zu befassen;
• Zeitfresser.

Für jedes Ziel stellt der Leiter die folgenden Fragen:

• Wer hat die Informationen und das Wissen zu dem betrachteten Thema?
• Wessen Interessen berührt dieses Thema?
• Von wem hängt die Entscheidung ab?
• Wer muss die zu besprechenden Informationen kennen?
• Wer setzt die getroffenen Entscheidungen um?

Sie können die 99/50/1-Methodik verwenden, wenn Sie Projektbesprechungen planen.

Der Leiter organisiert Treffen an drei wichtigen Punkten im Projekt:

• am Anfang - um alle Teilnehmer in das Tempo des Projekts und zur Teambildung der Gruppe einzutauchen;
• in einer Zwischenphase - die Ergebnisse der geleisteten Arbeit und gegebenenfalls weitere Anpassungen zu diskutieren;
• im Ziel, wenn noch 1% des Gesamtvolumens zu realisieren ist - zur vorläufigen Zusammenfassung.

Dieses Timing hilft Ihnen, Ihre Zeit in Meetings besser zu nutzen.

Tagesordnung

Die Tagesordnung ist ein Plan der Aufgaben, die bei der Sitzung zu lösen sind. Es ist notwendig, den Zeitpunkt jeder Rede klar zu definieren und eine separate Zeit für Diskussion und Feedback von allen Teilnehmern zuzuweisen.

Bei der Planung des Termins Ihres Meetings ist es wichtig, Folgendes zu berücksichtigen:

• die Bedeutung des Tagesordnungspunktes;
• die Frist für jede Aufführung;
• bricht wenn nötig;
• 20% der Zeit für zusätzliche wichtige Informationen.

Die Tagesordnung wird an alle Sitzungsteilnehmer gesendet.

Agenda mit Zeitfixierung und Besonderheiten der Reden

1. Ergebnisse der Arbeiten zum Abschluss von Verträgen. I. Ivanovs Bericht (15 Minuten).
2. Probleme beim Transport von Waren. I. Petrovs Bericht (15 Minuten).
3. Ergebnisse und Pläne der Projektarbeit. Bericht von T. Sidorov (20 Minuten).

Beginn um 11:00 Uhr.

Ende um 12:15 Uhr.

Sie müssen sich selbst trainieren, um schnelle und effektive Meetings abzuhalten!

Ihre Zeitvorgaben:

Wichtig und dringend	12 Minuten
Wichtig und nicht dringend	24-36 Minuten Dringend und wichtig: 12 Minuten - hier funktioniert das Pareto-Prinzip: 20 % der Zeit machen 80 % des Ergebnisses aus, bei einer durchschnittlichen Sitzungsdauer von einer Stunde (60 Minuten) beträgt die produktivste Zeit 12 Minuten (20 % von 60 Minuten). Wichtig und nicht dringend: normalerweise geplant. Die effektive Zeit für solche Sitzungen beträgt 24–36 Minuten. Hier funktioniert die 60/40-Methode, nach der bei der Erstellung eines Tagesplans 40% der Zeit frei gelassen werden sollen, 60% für geplante Arbeiten, davon 20% für "Unvorhersehbares" und 20% für diejenigen, die spontan auftreten oder begleitend werden. Bei einer durchschnittlichen Besprechungszeit von einer Stunde (60 Minuten) beträgt die Zeit für geplante wichtige, aber nicht dringende Angelegenheiten 24–36 Minuten (40–60% von 60 Minuten).
Unwichtig und dringend	Delegation und Kontrolle per Telefon und anderen Kommunikationsmitteln, nicht mehr als drei Minuten für die Kontrolle.
Unwichtig und nicht dringend	Delegation und Kontrolle durch das Management, nicht mehr als eine Minute pro Delegation.

Liste der Eingeladenen

Die optimale Teilnehmerzahl bei schnellen Meetings beträgt 5-7 Personen. 8 bis 12 Personen sind akzeptabel, wenn der Besprechungsleiter über Fähigkeiten als Moderator verfügt.

Um Ideen zu generieren, Ziele zu setzen und zu fliegen, ist die ideale Zusammensetzung nicht mehr als 15 Personen.

Bei Google gibt es eine unausgesprochene Regel – die maximale Teilnehmerzahl beträgt nicht mehr als 10.

Amazon hat eine Zwei-Pizza-Regel: Es sollten so viele Leute in einem Meeting sein, wie Sie zwei Pizzen füttern können.

Es gibt eine Regel 8-18-1800:

• nicht mehr als 8 Personen - Lösung von Arbeitsproblemen;
• nicht mehr als 18 - Brainstorming, kollektive Problemlösung;
• bis zu 1800 Personen - Informationen und die Möglichkeit zur Kommunikation.

Eine Studie von Bain and Company sagt, dass in Entscheidungsgruppen die Hinzufügung von mehr als sieben Teilnehmern pro Teilnehmer zu einer um etwa 10 % geringeren Effizienz führt.

Die unmittelbar Verantwortlichen sind zur Teilnahme an den Sitzungen verpflichtet.

Apple listet den Namen der verantwortlichen Person neben jedem Besprechungselement auf. Somit hat jeder Mitarbeiter im Rahmen des zugewiesenen Einsatzes einen klaren Verantwortungsbereich.

Wenn Sie häufig Meetings organisieren, wird dieses Buch auf jeden Fall nützlich sein: Olga Demyanova bietet 16 Methoden und vier Werkzeuge zum Lernen an, die dazu beitragen, die Effektivität aller Teilnehmer an solchen Meetings zu erhöhen.