7 Möglichkeiten, Ihre Produktivität zu steigern

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Uns allen fehlt sehr oft die Motivation, eine wichtige Aufgabe zu erledigen. Oftmals verzögern wir selbst die Erledigung dieser oder jener Aufgabe bewusst, einfach weil wir es nicht tun wollen. Dadurch sinken unsere Effizienz und Produktivität. Wie Sie damit umgehen, verraten wir Ihnen in diesem Artikel.

1915 präsentierte Albert Einstein seine brillante und revolutionäre Relativitätstheorie. In den drei Jahren davor widmete er sich ganz der Erstellung dieser Theorie, ohne sich von etwas anderem ablenken zu lassen.

Ich ermutige Sie nicht, drei Jahre damit zu verbringen, ein Projekt zu erstellen, aber diese Methode der Fokussierung ist wirklich effektiv.

Es war ein kleiner Exkurs in die Vergangenheit, und nun wenden wir uns den modernen Realitäten zu: Heute ist die Tendenz zum "weniger tun" ziemlich populär geworden. Wie der Name schon sagt, umfasst dieser Bereich Techniken, mit denen mit weniger Aufwand bessere Ergebnisse erzielt werden können.

Heute möchte ich einige dieser Techniken mit Ihnen teilen. Ich hoffe, sie helfen Ihnen, in kürzester Zeit die besten Ergebnisse zu erzielen.

1. Paretos Gesetz oder das 20/80-Prinzip

Allgemein lässt sich dieses Prinzip wie folgt formulieren: 20 % des Aufwands ergeben 80 % des Ergebnisses und die restlichen 80 % des Aufwands – nur 20 % des Ergebnisses. Gesetz 20/80 ist in fast allen Lebensbereichen anwendbar. Nach diesem Gesetz begehen beispielsweise 20 % der Kriminellen 80 % der Straftaten.

Zu wissen, wie man Pareto Law richtig anwendet, wird Ihnen nicht nur in Ihrem Berufsleben, sondern auch in Ihrem täglichen Leben helfen. Dies ist ein praktischer kleiner Trick, mit dem Sie das Ergebnis vorhersagen können. Wenn Sie beispielsweise eine aufgeschlossene Person sind, haben Sie höchstwahrscheinlich viele Freunde. Überlegen Sie, welche dieser Personen Ihnen in einer schwierigen Situation zu Hilfe kommen wird. Wahrscheinlich wird es nur wenige von ihnen geben, nur etwas um die berüchtigten 20%. Es lohnt sich, dies zur Kenntnis zu nehmen und zu versuchen, mit diesen 20% in Kontakt zu bleiben, anstatt Zeit mit virtuellen Freunden zu verschwenden.

Wie es funktioniert

Nach dem Pareto-Gesetz sollten Sie alle unwichtigen Aufgaben erledigen, wenn Ihre Produktivität niedrig ist. Beispielsweise können viele Menschen, sobald sie morgens zur Arbeit kommen, nicht sofort in den Arbeitsprozess eingreifen. Sie müssen sich mit Kollegen unterhalten, eine Tasse Kaffee trinken oder etwas anderes tun, das ihnen hilft, sich auf die Arbeit einzustimmen.

Nur dann können sie produktiv arbeiten. Es ist wichtig, Arbeitsaufgaben zu priorisieren. Versuchen Sie, wichtige Aufgaben zu einer Tageszeit zu erledigen, zu der Ihre Leistung auf hohem Niveau ist.

2. Drei wichtige Aufgaben

Viele Leute erstellen eine To-Do-Liste, um ihren Arbeitsablauf zu organisieren. Natürlich haben wir uns im 21. Jahrhundert bereits davon entfernt, die anstehenden Affären auf Papier zu schreiben, dafür haben wir Smartphones und Computer.

Ich schlage vor, Sie befolgen eine einfache Regel: Schreiben Sie jeden Morgen fünf Minuten lang Ihre drei wichtigsten Aufgaben des Tages auf. Dann konzentrieren Sie alle Ihre Bemühungen darauf, diese kurze Liste zu vervollständigen.

Es ist eine großartige Alternative zu den endlos langen To-Do-Listen, die wir normalerweise gerne schreiben. Wen machen wir Witze, denn selbst eine Woche wird ihnen nicht reichen, geschweige denn ein Tag. Konzentrieren Sie sich auf diese drei Hauptaufgaben, und wenn Sie sie im Voraus erledigen, können Sie etwas anderes tun.

Diese einfache, aber wirkungsvolle Angewohnheit kann Ihre Produktivität tatsächlich steigern.

3. Mach weniger Philosophie

Die Do Less-Philosophie ist im modernen Leben sehr beliebt. Verschiedene Autoren schlagen unterschiedliche Ansätze vor. Mark Lesser beispielsweise schrieb Achieve More With Less, basierend auf dem Zen-Buddhismus.

Sein Manifest „Do less“beginnt damit, dass er die Behauptung widerlegt, dass die Reduzierung der Arbeitsbelastung Mitarbeiter faul macht und sich negativ auf ihre Produktivität auswirkt. Wenn wir weniger Aufgaben erledigen, können wir unsere Leistungen genießen.

Mark Lesser empfiehlt, sich während Ihres Arbeitstages ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um zu meditieren. Dadurch wird Ihre Atmung ausgeglichen, Sie kommen zur Besinnung, bauen Stress ab und können sich besser auf die anstehende Aufgabe konzentrieren.

Vergessen Sie nicht, Prioritäten zu setzen. Führen Sie zuerst wichtige Aufgaben aus und gehen Sie dann zu Aufgaben mit niedriger Priorität über. Überfrachten Sie sich nicht mit vielen Aufgaben: Lieber weniger, aber qualitativ hochwertig und mit Freude, als mehr, aber ohne Begeisterung.

4. Tomatentechnik

Die Tomatentechnik wurde von Francesco Cirillo vorgeschlagen. Die Technik wird Tomate genannt, weil ihr Autor ursprünglich einen tomatenförmigen Küchentimer verwendet hat, um die Zeit zu messen.

Die Technik basiert auf dem Prinzip, 25 Minuten ohne Unterbrechung an einer bestimmten Aufgabe zu arbeiten, aber danach ist eine Pause unbedingt erforderlich.

Wie es funktioniert

1. Sehen Sie sich Ihre Aufgabenliste an und wählen Sie die Aufgaben mit der höchsten Priorität aus.
2. Stellen Sie dann den Timer auf 25 Minuten und beginnen Sie ohne Ablenkung zu arbeiten, bis Sie den Timer-Piepton hören. Jeder Zeitraum von 25 Minuten wird als "Tomate" bezeichnet.
3. Dann machen Sie eine fünfminütige Pause und schalten Sie den Timer wieder ein.
4. Nach vier „Tomaten“(also alle zwei Stunden) machen Sie eine längere Pause von 15–20 Minuten.
5. Wenn Ihre Aufgabe mehr als fünf "Tomaten" umfasst, kann sie in mehrere Teile unterteilt werden.

Diese Technik hilft Ihnen, an Aufgaben mit höherer Priorität zu arbeiten, verbessert den Fokus und hilft Ihnen, sich besser zu konzentrieren.

5. Der Mythos vom Multitasking

Multitasking macht uns überhaupt nicht produktiver, es ist ein Mythos. Tatsächlich wirkt sich die Konzentration auf viele Aufgaben gleichzeitig negativ auf unsere Produktivität und Konzentration aus.

Egal wie gut Sie sich an Multitasking gewöhnen, Ihre Produktivität wird viel geringer sein, als wenn Sie sich von Anfang bis Ende auf eine einzige Aufgabe konzentrieren würden.

David Meyer, Professor an der University of Michigan

Nur in besonderen Fällen können mehrere Aufgaben gleichzeitig effizient ausgeführt werden. Nehmen wir an, wenn Sie zum Beispiel etwas automatisch tun, gehen Sie und sprechen Sie gleichzeitig. Gehen ist eine automatische Aktivität und erfordert keine Konzentration. Ein bekanntes Gleichnis illustriert dies gut:

Einmal begegnete eine Ameise auf einem Waldweg einem Tausendfüßler, der fröhlich und gelassen auf ihn zulief. Die Ameise fragte den Tausendfüßler: „Wie bewegen Sie all Ihre 40 Beine so geschickt? Wie schaffst du es, dich so einfach und schnell fortzubewegen? Der Tausendfüßler dachte eine Minute nach und … konnte sich nicht mehr rühren!

Wenn Sie Aufgaben produktiver erledigen möchten, ist es besser, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, sie von Anfang bis Ende zu erledigen und erst dann zu anderen überzugehen.

6. Informationsdiät

Heutzutage ist es so einfach, Ihr Gehirn mit Informationen zu überladen, wie in der Sahara einen Hitzschlag zu bekommen. Und selbst die Symptome sind ähnlich: Schlafstörungen, abgelenkte Aufmerksamkeit und verzögerte Reaktion. Unser Gehirn ist mit Informationsrauschen überlastet. In der modernen Welt suchen die Menschen ständig nach Neuigkeiten, obwohl sie uns bereits überall umgeben.

In diesem Fall rät Timothy Ferris, Autor des Buches How to Work Four Hours a Week and Gleichzeitig nicht im Büro "von Anruf zu Anruf" rumzuhängen, überall zu leben und reich zu werden, "rät den Leuten, weiterzumachen" Informationsdiät." Denken Sie, dass Ihnen all die E-Mails, Blogs, Zeitungen und Zeitschriften, die Sie lesen, wirklich wichtig sind? Müssen Sie wirklich so viel Zeit mit Social Media und TV verbringen?

Versuchen Sie, mindestens eine Woche lang so wenig Informationen wie möglich zu erhalten, die für Sie völlig unnötig sind, und sehen Sie, wie sich dies auf Ihre Produktivität auswirkt.

7. Live im Zeitplan

Fragen Sie eine erfolgreiche Person, wenn sie oder er aufwacht, und Sie werden höchstwahrscheinlich hören, dass diese Person früh aufsteht. Es ist ziemlich einfach: Es gibt nicht viele Ablenkungen am Morgen, damit wir uns auf unsere Prioritäten konzentrieren können.

Denken Sie daran, dass es Zeit zum Ausruhen und Zeit zum Arbeiten gibt. Ziehen Sie klare Grenzen zwischen dem einen und dem anderen. Beginnen Sie damit, das Geschäft zu beenden, sobald Sie das Gefühl haben, dass Sie sich ausruhen müssen.

Es ist besser, mit einem Plan zu leben als ohne

Das Parkinson-Gesetz besagt, dass „die Arbeit die dafür vorgesehene Zeit ausfüllt“. Das heißt, wenn Sie sich zum Beispiel dafür entscheiden, in einer Woche einen Bericht zu schreiben, schreiben Sie ihn die ganze Woche. Das Parkinson-Gesetz gilt insbesondere für Dinge, die wir nicht mögen und die wir nicht tun wollen. Viele von uns neigen dazu, Fälle so weit wie möglich auszudehnen. Aber wenn Sie jede Aufgabe in eine starre Box legen, können Sie Fälle viel effizienter bearbeiten. Wenn Sie Deadlines haben, versuchen Sie, alles pünktlich zu erledigen, also ist dies eine große Motivation.