Wie wir uns von E-Mails kontrollieren lassen und was wir dagegen tun können

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Dies ist ein Auszug aus einem Buch des amerikanischen Journalisten und Redners Phil Simon. Es geht darum, wie Menschen durch E-Mails in das Leben des anderen eindringen und wie man dem entgegenwirkt.

Wenn Sie bei der Arbeit mit E-Mail das Gefühl haben, ein Spiel zu spielen, bei dem Sie mit einem Hammer einen plötzlich aus dem einen oder anderen Bau kriechenden Maulwurf „einholen“müssen, sind Sie nicht allein. E-Mail ist standardmäßig der Hauptkanal für die Geschäftskommunikation. Laut Radicati Group erhält der durchschnittliche Bürokaufmann täglich etwa 100 E-Mails. Diese Zahl steigt jährlich um 15 %. Im Juli 2012 veröffentlichte das Beratungsunternehmen McKinsey Global Institute einen Bericht mit dem Titel The Social Economy: Unlocking Value and Productivity through Social Technologies. Es heißt, dass Mitarbeiter an vorderster Front 28 % ihrer Zeit mit der Verwaltung von E-Mails verbringen.

Denk darüber nach. Wenn Sie eine 50-Stunden-Woche haben, werden 14 Stunden dieser Woche damit verbracht, E-Mails zu lesen und zu schreiben. Sie verbringen kaum so viel Zeit mit Word, Excel oder anderen Arbeitsprogrammen.

Diese Zahlen könnten kein Problem darstellen, wenn E-Mail wirklich ein effektiver Kommunikationskanal wäre. Bei manchen Unternehmen ist das eher so. Aber in den meisten Fällen ist dies nicht der Fall. Natürlich hat E-Mail eine Daseinsberechtigung, aber lassen Sie sich nicht mitreißen. Untersuchungen haben gezeigt, dass die ständige Überprüfung Ihres Posteingangs Ihren IQ-Wert senkt.

In den letzten Jahren hat sich E-Mail zu einer echten Geißel der Geschäftskommunikation entwickelt. Sie sollten ihr jedoch nicht all die Probleme vorwerfen. Technologie zu beschuldigen ist praktisch: Es ist eine gute Ausrede, nicht in den Spiegel zu schauen. Immerhin, wenn wir hineinschauen, werden wir verstehen, dass das Problem nicht in der E-Mail selbst liegt, sondern in der Art und Weise, wie wir sie verwenden.

Der Punkt ist nicht, sich von E-Mails abzumelden (obwohl einige es tun). Der Punkt ist, es rational zu verwenden.

Wo soll ich anfangen?

E-Mail ≠ Konversation verstehen

Sie können einen Dialog per E-Mail nicht wie im echten Leben führen. Es gibt immer Zeitlücken zwischen den Briefen, und Textnachrichten implizieren keine engen freundschaftlichen Manifestationen für den Gesprächspartner. Justin Kruger von der New York University und Nicholas Epley von der University of Chicago, dass der Mangel an nonverbalen Hinweisen Menschen E-Mails falsch interpretieren.

Psychologen haben herausgefunden, dass es nur in der Hälfte der Fälle möglich ist, die Stimmung in einer SMS richtig zu interpretieren. Smileys werden zum Beispiel leider nicht helfen, Humor von Sarkasmus zu unterscheiden. Dies führt oft zu Missverständnissen. Sind Sie bereit, jedes Mal eine Münze zu werfen, um zu erraten, ob Ihr Gesprächspartner Ihre Botschaft versteht?

Befolgen Sie die Drei-Buchstaben-Regel

Sobald Sie die Tatsache akzeptiert haben, dass E-Mails nicht der beste Ort für Gespräche von Herz zu Herz sind, gehen Sie zum Handeln über.

Verwenden Sie die Drei-Buchstaben-Regel: Wenn das Problem nicht in drei E-Mails gelöst wird, ist ein persönliches Treffen erforderlich.

Es gilt sowohl für administrative Aufgaben (wie die Planung einer Besprechung) als auch für persönliche Aufgaben. Es wird Ihnen viel Zeit und viel Frust ersparen. Nicht jedem gefällt es jedoch, seien Sie auf den Unmut einiger Kameraden gefasst. Mit einer vernünftigen Annahme, aber es ist an der Zeit, die "Mail für alle Fragen"-Haltung loszuwerden.

Dringende Angelegenheiten nicht per E-Mail lösen

Wenn das Problem wirklich wichtig ist und sofortiges Handeln erfordert, sprechen Sie es nicht in E-Mails an. Dafür gibt es ein Telefon. Machen Sie dies zur Regel in Ihrem Unternehmen.

Verwenden Sie keine E-Mail, um Aufgaben zu verwalten

E-Mail ist kein Task-Manager. Aber viele Leute verwenden E-Mail als solche. Es überrascht nicht, dass sie ständig abgelenkt sind. Ich öffnete meinen Posteingang, um meine Aufgaben zu überprüfen, und ein Strom von geschäftlichen und persönlichen Nachrichten fiel auf Sie. Es ist einfach, zu ihnen zu wechseln und zu vergessen, warum Sie den E-Mail-Client geöffnet haben.

Es gibt eigenständige Anwendungen für die Aufgabenverwaltung: DropTask und andere. Sie sind kein Ersatz für E-Mails, sie sind auf die Ziele ausgerichtet, die Sie erreichen möchten.

Ähnlich ist es beim Projektmanagement., oder Basecamp - bequeme und erschwingliche Tools, die Ihnen kilometerlange Nachrichtenketten ersparen.

Behandeln Sie Kommunikation nicht wie Kohleabbau in einer Mine

Nur wenige sind frei in ihren Arbeitsbeziehungen. Viele, auch weil sie sich ihre Kollegen, Kunden und Partner nicht aussuchen können. Einige von ihnen sind zu "beschäftigt", um zu telefonieren - sie schreiben lieber ein Dutzend Nachrichten, anstatt in zwei Minuten alles verbal zu besprechen.

In diesem Fall müssen Sie auf die Art und Weise ihrer Kommunikation achten (Wörter, Sätze usw.). Fragen Sie sich, ob Sie wirklich mit Leuten interagieren möchten, die das Telefon scheuen und sprechen. Schauen Sie sich Stellensuchende für eine vakante Position in Ihrem Unternehmen, potenzielle Kunden oder potenzielle zukünftige Lieferanten genauer an. Wenn sie anfangs so kommunizieren, als würden sie Erz in einer Mine abbauen, wie stehen dann die Chancen, dass sie sich ändern?

Erinnere dich an das Leben außerhalb der E-Mail

Sie ist! Haben Sie keine Angst, Ihr Postfach zu schließen. Die Welt wird nicht zusammenbrechen. Das ist offensichtlich, aber für viele kann es eine Offenbarung sein. Bei Klick Health verwenden Mitarbeiter beispielsweise E-Mail. Laut seinem CEO ist E-Mail ein Werkzeug, das anderen Menschen die Kontrolle über sich selbst gibt.

Was denken Sie: regiert E-Mails wirklich Menschen?indem sie ihnen Aufgaben und die Reihenfolge ihrer Durchführung auferlegen?