Wie man kein E-Mail-Sklave ist: 7 Tipps vom Chef von LinkedIn

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Viele Menschen stehen täglich vor dem gleichen Problem: E-Mails, die Arbeits- und Kommunikationsprozesse rationalisieren und organisieren sollen, werden oft zu einem bösartigen Aufseher, der Sie zwingt, eingehende Personen im Auge zu behalten, als ob Sie auf einem Fließband arbeiten würden. Sobald Sie abgelenkt werden, verwandeln die sich ständig ansammelnden Informationen aus einem ordentlichen und sauberen Postfach schnell einen Mülleimer, der immer schwieriger zu bereinigen wird, je länger Sie nicht zur Post zurückkehren.

Heute bringen wir Ihnen einige einfache Tipps zur Verwaltung Ihrer E-Mail-Interaktionen von Jeff Weiner, CEO von LinkedIn. Dieser Mann im Dienst muss täglich mit Hunderten von Menschen in Kontakt bleiben und hat mehrere Tricks, die es ihm ermöglichen, nicht in dieser Informationsflut zu ertrinken.

Mein Posteingang ist quasi zum zentralen Dreh- und Angelpunkt meines Workflows geworden – ich kommuniziere regelmäßig mit über 4.300 Mitarbeitern in 26 Städten weltweit per Post. Das soll nicht heißen, dass ich schon immer ein Fan von E-Mails war oder dass ich keine Situationen hatte, in denen meine Arbeit mit E-Mails einer Sisyphusarbeit ähnelte.

Wie auch immer, im Laufe der Jahre habe ich mehrere praktische Richtlinien entwickelt, die es mir ermöglichten, vom Konzept „Post kontrolliert mich“zum Konzept „Ich kontrolliere die Post“zu wechseln.

1. Sie möchten weniger E-Mails erhalten – weniger E-Mails senden

Dieser Rat scheint lächerlich einfach zu sein, insbesondere im Kontext eines so häufigen Problems, aber für mich selbst halte ich ihn für die goldene Regel für erfolgreiches E-Mail-Management.

Zu diesem Schluss kam ich während meiner Tätigkeit in einem früheren Unternehmen, wo zwei meiner engsten Mitarbeiter das Unternehmen verließen. Sie haben sehr effektiv mit den Leuten kommuniziert, hart gearbeitet und, wie sich herausstellte, viel Post verschickt. Während sie für das Unternehmen arbeiteten, schien das Volumen der E-Mail-Korrespondenz völlig normal zu sein, aber nachdem sie gegangen waren, stellte ich fest, dass der Verkehr in meiner Post um etwa 20-30% abnahm.

All diese Aktivitäten in der Post waren nicht nur ihre Briefe: Es gab meine Antworten darauf, sondern auch Briefe und Antworten aller Adressaten, die der Korrespondenz beigefügt waren. Oft erforderten diese Botschaften meine obligatorische Teilnahme an der Diskussion nicht.

Von diesem Moment an habe ich mir eine klare Bedingung gesetzt – nicht unnötig zu schreiben. Das Ergebnis: weniger Post und mehr Posteingang, ohne Kompromisse bei der Arbeitstätigkeit einzugehen. Seitdem habe ich versucht, nicht von dieser Regel abzuweichen.

2. Ausstehende E-Mails als ungelesen markieren

Das Markieren einer E-Mail als ungelesen hat die Art und Weise, wie ich mit E-Mails arbeite, grundlegend verändert. Mir reicht es, die eingehenden Briefe schnell durchzugehen, die dringendsten sofort zu beantworten und unnötige zu löschen. Dieselben Briefe, auf die ich später zurückkommen muss, wenn ich Zeit habe, markiere ich als ungelesen. Damit entfällt die Angst, dass ein wichtiger Brief, gelesen und unbeantwortet, vergessen und im Briefkasten vergraben wird. Der gleiche Ansatz ermöglicht es uns, eine Art ToDo-Liste zu implementieren, auf die ich später noch zurückkommen muss.

Ich versuche, jeden Arbeitstag mit einem Minimum an solchen ausstehenden Briefen zu beenden, und idealerweise sollten sie gar nicht sein. Wenn ich an diesem Tag keine Zeit habe, zu ihnen zurückzukehren, werde ich am nächsten Arbeitstag mit ihnen beginnen.

3. Erstellen Sie einen klaren Versandplan

In den letzten Jahren verlief mein Leben an Werktagen nach einem ziemlich klaren Zeitplan. Aufwachen um 5:00-5:30 Uhr morgens, eine Stunde zur Post, Nachrichten lesen, frühstücken, mit den Kindern spielen, Training, Büro, nach Hause kommen, die Kinder ins Bett bringen, Abendessen mit seiner Frau, Ruhe (normalerweise ist dies Fernsehen mit der begleitenden Reinigung des Posteingangsordners während Werbung und langweiligen Momenten).

Es stellte sich heraus, dass ich mit der Einhaltung eines solchen Zeitplans die Post problemlos verwalten kann, aber sobald der Zeitplan ein wenig geändert wird, beginnt das Chaos im Briefkasten.

In diesem Fall werden Sie den zunehmenden Druck durch die Erkenntnis, dass Ihre Box plötzlich unbeaufsichtigt bleibt, nicht spüren. Einen Zeitplan auf Kurs zu halten hilft dabei, die Dinge unter Kontrolle zu halten. Es hat Benjamin Franklin geholfen, es hilft auch dir.

4. Drücken Sie sich klarer aus

Erinnerst du dich an das kaputte Telefonspiel? Es war damals ziemlich lustig, aber jetzt wird alles im Konzept von Arbeit und Geschäft berücksichtigt, und für Spiele bleibt keine Zeit.

Wörter sind sehr wichtig und müssen sehr sorgfältig gewählt werden, um Mehrdeutigkeiten und Missverständnisse zu vermeiden. Je eindeutiger und klarer Ihr Text zu verstehen ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Sie ein zweites Schreiben mit der Bitte um Klärung des ersten erhalten.

5. Denken Sie an die Empfänger

Es scheint oft, dass die Felder To und Cc von vielen als gleich wahrgenommen werden. Tatsächlich können Sie mit ihrer Hilfe eindeutig feststellen, von welchem der Empfänger Sie eine Antwort erwarten und an wen eine Kopie des Schreibens gesendet wurde, um ihn auf dem Laufenden zu halten.

Tatsächlich ist es der schnellste Weg, Panik und Verwirrung in der Korrespondenz zu erzeugen, wenn die Empfänger, von denen eine Antwort erforderlich ist, nicht hervorgehoben werden. 6 Empfänger statt 1 Empfänger und 5 Kopien sind 5 zusätzliche Antwortmöglichkeiten, die jeweils zu einer ganz eigenen Briefkette anwachsen können.

6. Empfang bestätigen

Wenn Sie als Empfänger angegeben sind und der Brief wirklich an Sie adressiert ist, dann seien Sie nicht faul, dem Absender mitzuteilen, dass Sie den Brief erhalten haben. Sie brauchen nicht viele Worte, ein einfaches "empfangen" oder "empfangen" reicht aus. Dies ist ein Zeichen dafür, dass Sie die Informationen vollständig und in angemessener Menge erhalten haben und der Absender nicht mehr verpflichtet ist, Ihnen etwas anderes zum gleichen Thema zuzusenden.

Wenn Sie den Empfang nicht bestätigt haben, bleibt dem Absender das Schreiben völlig unbekannt. Vielleicht ist es in den Tiefen deiner Kiste verloren gegangen? Wenn dies eine wichtige Information ist, werden Zweifel und Angst den Absender dazu zwingen, Ihnen einen weiteren Brief mit der Bitte zu schreiben, den Erhalt des ersten Briefes zu bestätigen, oder jemanden nach Ihrer Anwesenheit am Arbeitsplatz zu fragen. Zusätzliche Personen sind beteiligt, zusätzliche Briefe werden gesendet und empfangen.

7. Halten Sie Emotionen aus der Post fern

E-Mail kann ein nützliches Werkzeug sein, wenn sie richtig verwendet wird. Es kann auch zu einer zerstörerischen Kraft werden, wenn es falsch verwendet wird. Das häufigste Beispiel ist die Verwendung von E-Mails, um kontroverse, widersprüchliche und sensible Themen zu diskutieren.

Es erstaunt mich immer wieder, wie Menschen in der Korrespondenz Wörter und Ausdrücke verwenden, die sie vor demselben Publikum niemals sagen würden.

Wenn Sie sich plötzlich in einer solchen Korrespondenz befinden, dann tun Sie eine einfache Sache - stoppen Sie. Sie können einen Streitfall oder Konflikt beilegen, indem Sie zum Telefon greifen und den Adressaten anrufen oder ihn persönlich treffen. Solche heiklen Dinge sollten nicht in der Textkorrespondenz behandelt werden. Der Text vermittelt nicht die emotionale Komponente, Intonation und andere wichtige Dinge, die für eine konstruktive Lösung des Problems entscheidend sein können.

(über Jeff Weiner)