Wie man aufhört, unter nahenden Fristen zu leiden

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 03:51

Paradox: Wenn Sie befürchten, dass Sie die Arbeit nicht rechtzeitig fertigstellen können, verkürzen Sie die Frist.

Fristen sind laut einer CareerCast-Umfrage eine der häufigsten Ursachen für Stress am Arbeitsplatz.

Wer aber aufhört, Deadlines negativ zu nehmen, spart viel Nerven. Hier sind einige effektive Tricks, die Sie schneller zum Laufen bringen.

1. Legen Sie mehrere Daten statt eines fest

Die Ökonomen Dan Ariely und Klaus Wertenbroch haben recherchiert, um herauszufinden, wie Menschen ihre Aufgabenplanung managen und Prokrastination vermeiden. Die Probanden wurden in drei Gruppen eingeteilt, die alle arbeiteten, in drei Aufgaben eingeteilt und unterschiedliche Zeitrahmen gesetzt wurden:

1. Die erste Gruppe wurde angewiesen, eine Aufgabe pro Woche zu erledigen und alle 7 Tage über den Fortschritt zu berichten.
2. Die zweite Gruppe hatte für alle Aufgaben drei Wochen Zeit.
3. Die dritte Gruppe legt Fristen nach eigenem Ermessen fest.

Infolgedessen machte die erste Gruppe, die gezwungen war, wöchentlich über ihre Aufgaben zu berichten, einen viel besseren Job - die Leute machten weniger Fehler und hielten Termine genauer ein.

Untersuchungen haben gezeigt, dass der beste Weg, um die realistischsten und am wenigsten stressigen Fristen festzulegen, darin besteht, große Projekte in kleinere Aufgaben mit jeweils unterschiedlichen Fristen aufzuteilen.

Zum Beispiel kann die Aufgabe, dem Kunden bis zum 15. August ein Projekt vorzulegen, ziemlich stressig für Sie sein - es sieht zu entmutigend aus. Aber die Optionen "Skizze bis 1. Juli erstellen", "Layout bis 15. Juli erstellen", "Prototyp bis 31. Juli erstellen" sehen viel einfacher und zugänglicher aus - Sie haben bestimmte Fristen und bestimmte Maßnahmen zu ergreifen.

Darüber hinaus können Sie durch die gleichmäßige Planung von Zeitplänen Fortschritte spüren, was Sie weiter motiviert. Ein Beispiel aus dem Tierreich: Der Psychologe Clark Hull untersuchte, wie Ratten auf der Suche nach Nahrung durch Labyrinthe navigieren. Er stellte fest, dass die Tiere, die bereits eine Belohnung gefunden hatten, sich mehr Mühe gaben, die Suche fortzusetzen. Hull nannte dieses Verhalten die Zielgradientenhypothese.

Wenn Sie den Arbeitsfortschritt visuell beobachten, erhalten Sie einen zusätzlichen Anreiz, Ihre Bemühungen nicht nachzulassen. Einfach ausgedrückt, wenn Sie auf Ihrer To-Do-Liste immer mehr Punkte durchstreichen, motiviert Sie dies, die Arbeit früher zu beenden. Es gibt eine große Anzahl von Task-Managern, mit denen Sie den Fortschritt verfolgen können - wählen Sie einen aus.

2. Finden Sie Ihren idealen Stresslevel

Wir sind es gewohnt zu denken, dass Stress etwas eindeutig Schlechtes ist und im Idealfall auf jede erdenkliche Weise vermieden werden sollte. Aber es ist nicht so. In kleinen Mengen kann uns Stress motivieren.

Das Yerkes-Dodson-Gesetz, das 1908 von den Psychologen Robert Yerkes und John Dodson formuliert wurde, besagt, dass eine Person umso effizienter arbeitet, je mehr psychisch gestresst ist. Aber nach Erreichen einer bestimmten Schwelle dieses Zustands sinkt die Produktivität und die Person gibt auf.

Bei Stress steigt Adrenalin im Körper, das macht uns wacher, schärft unsere Sinne und gibt uns Kraft. Stress ist eine Form des Dopings, die uns eine vorübergehende Steigerung der körperlichen und geistigen Energie verschafft.

Wie wählen Sie Ihr ideales Stresslevel?

• Komplexe Projekte erfordern ein geringes Maß an Spannung. Sie selbst sorgen für Aufregung, darüber hinaus müssen Sie sich nicht aufregen.
• Probleme mit mittlerem Schwierigkeitsgrad erfordern ein moderates Stressniveau.
• Ein hohes Niveau eignet sich hervorragend für einfache Aufgaben, um Sie zu motivieren, es richtig zu machen.

Setzen Sie sich kurze Fristen für einfache Aufgaben, verschieben Sie sie nicht auf später. Wenn Sie sich dem Termin nähern, wird Ihr Stresslevel steigen – es wird Sie anspornen.

3. Verkürzen Sie die Fristen im Voraus

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, die Frist einzuhalten, aber Motivationsprobleme haben, können kürzere Fristen hilfreich sein.

In einer 2018 in der Zeitschrift Consumer Research veröffentlichten Studie baten Experimentatoren mehrere Personen, eine Umfrage auszufüllen. Einer Gruppe wurde dafür eine Woche Zeit gegeben, der zweiten - zwei Wochen.

Ratet mal, welche Gruppe die Umfrage rechtzeitig abgeschlossen hat? Der mit weniger Zeit.

In einem anderen Experiment stellten dieselben Forscher einer Gruppe von Schülern die Wahl: entweder eine dringendere Aufgabe zu erledigen und drei Pralinen zu erhalten, oder eine weniger brennende Arbeit zu erledigen und als Belohnung fünf Pralinen zu erhalten. Und die meisten Schüler bevorzugten die erste Option, obwohl die Belohnung dort geringer war.

Die Forscher kamen zu dem Schluss, dass es einen sogenannten Dringlichkeitseffekt gibt: Wir sind daran interessiert, Aufgaben bald zu erledigen, auch wenn wir weniger davon profitieren. Dringende Angelegenheiten haben, wie die Experimentatoren schreiben, große Anziehungskraft.

Eine Aufgabe mit einer langen Frist zu übernehmen ist nicht einfach, da wir der Meinung sind, dass solche Aufgaben schwieriger sind, weil sie mehr Zeit in Anspruch nehmen. Wir neigen dazu, Dinge zu verschieben, die wir als zeitaufwändig erachten, aber kürzere Fristen motivieren uns, die Arbeit so schnell wie möglich zu erledigen.

4. Teilen Sie Ihre Ziele und Fortschritte mit Kollegen

Im Jahr 2015 führte die American Talent Development Association (ATD) eine Studie durch und fand heraus, dass sich Ihre Chancen, das Gestartete zu vollenden, um 65 % erhöhen, wenn Sie Ihre Arbeitsfortschritte einer anderen Person (Chef, Kollege oder einfach nur einem Freund) melden. Sie erhöhen sich auch um 95 %, wenn Sie regelmäßig über Ihre Leistungen an das Team berichten.

Diese Ergebnisse stimmen mit den bereits erwähnten Untersuchungen von Dan Ariely und Klaus Wertenbroch überein. Sie fanden heraus, dass Mitarbeiter, denen von anderen Personen Fristen zugewiesen wurden, Aufgaben schneller und effizienter erledigten als diejenigen, die ihre Zeit selbst eingeplant hatten.

Lassen Sie jemand anderen die Fristen für Sie festlegen, folgen Sie ihnen und berichten Sie über den Fortschritt. Wenn Sie keinen Anführer haben, suchen Sie sich einen Partner, der Sie kontrolliert.

5. Machen Sie Termine zu einem Spiel

In seinem TED-Talk beschrieb der Psychologe Mihai Csikszentmihalyi Flow als das Geheimnis des Glücks. Flow ist ein Zustand, in dem Sie so konzentriert und leidenschaftlich bei Ihrer Arbeit sind, dass Sie nicht einmal bemerken, wie die Zeit vergeht.

Wenn wir uns in einem Zustand des Flusses befinden (es wird auch die Periode maximaler kognitiver Effizienz genannt), ändert sich sogar unsere Gehirnaktivität. Im präfrontalen Kortex steigt die Konzentration von sauerstoffreichem Hämoglobin und die Leistungsfähigkeit des Gehirns steigt. Wenn uns langweilig ist, passiert das nicht und es fällt uns schwerer, uns auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren.

Daher lohnt es sich, das Gamification-Prinzip vor allem auf solche Fälle anzuwenden, die Ihnen uninteressant erscheinen. Langweilige Aufgaben sind der Einhaltung von Fristen nicht förderlich. Indem Sie Ihre Arbeit in ein Spiel verwandeln, wird es Ihnen mehr Spaß machen und Ihre Motivation steigern, alles pünktlich fertig zu stellen.

Es gibt viele Möglichkeiten, langweilige Aufgaben zu gamifizieren. Sie können zum Beispiel mit Ihren Kollegen konkurrieren, um die Aufregung zu wecken. Oder installieren Sie eine spezielle Anwendung (z. B. Habitica), die Ihnen für jede abgeschlossene Aufgabe einen Erfolg bringt.

Probieren Sie alle diese Methoden aus, und die nahende Frist wird Sie nicht mehr in Panik versetzen.